Qu'est-ce que la méthodologie Kanban (étiquette) ?

La méthodologie Kanban est issue de l'industrie automobile au Japon. "Kanban" signifie en effet "étiquette" en japonais. Cette approche a été créée par Taiichi Ōno pour Toyota en 1950. Objectif : optimiser la capacité de production afin d'être compétitifs face aux entreprises américaines.

La méthode Kanban se base sur l’approche Lean. Elle vise ainsi l'amélioration continue des processus de production afin de permettre une gestion sans gaspillage.

La méthode Lean est fondée sur quatre principes :

• Réduire les coûts de production
• Éviter la surproduction
• Diminuer les délais
• Produire avec la meilleure qualité possible 

L'approche par "étiquettes" Kanban incarne donc une méthode de gestion du stock qui permet de produire sur demande. L'objectif principal consiste à arriver à équilibrer la production et la demande. Cette méthode éprouvée attire la confiance de beaucoup d'acteurs de la gestion de projets, dont le ministère de l'Économie et des Finances.

Principe des étiquettes kanban en gestion de projet

Beaucoup d'entreprises optent pour un système à flux poussés qui ne prend pas en compte les demandes des consommateurs. La méthode des étiquettes Kanban impose un système à flux tirés, déclenché par la consommation du client. Il s'agit donc de produire un produit demandé, lorsqu'il est demandé et dans la quantité demandée.

Il faut donc limiter la production d'un poste en amont d'une chaîne de travail aux besoins exacts du poste en aval. Le poste le plus en aval ne doit produire que pour répondre à la demande des clients. Le système Kanban se définit donc comme le système d'information qui fait remonter rapidement les besoins de l'aval vers l'amont.

L'approche Kanban aide à contrôler visuellement le flux de travail. Il s'agit d'observer la façon de travailler de l’entreprise afin de l’améliorer par la suite. De plus, cette méthode flexible permet à l'équipe de suspendre à tout moment le processus de production. Elle peut ainsi résoudre un problème bloquant ou une urgence.

Fonctionnement de la méthode kanban

Kanban signifie « étiquette » en japonais. La méthode Kanban fonctionne en effet sur un système de "cartes" ou d'"étiquettes", appelées Kanban. Ces étiquettes correspondent à une commande précise du client. Cette commande déclenche la chaîne de production. Ces cartes indiquent ainsi continuellement les tâches à réaliser, quand les réaliser, et les tâches déjà réalisées. Elles peuvent par exemple renseigner le stock disponible.

Le Kanban est donc à la fois le support et le véhicule des informations échangées entre deux postes de travail. Ces informations sont transmises à la fois par les renseignements inscrits sur le Kanban, mais également par la circulation des étiquettes Kanbans entre les postes de travail. Ce principe permet de limiter l’en-cours de stock et donc le gaspillage. Un système particulièrement utile en cas de défaut détecté en aval de la chaîne de fabrication.

Kanban incarne un excellent outil visuel. Il assure une meilleure collaboration et une meilleure communication en temps réel, ainsi qu'une bonne circulation de l'information concernant les tâches à exécuter.

La méthode Kanban est basée sur quatre principes :

1. Commencez par ce que vous faites actuellement : la méthode Kanban utilise les processus déjà en place et encourage une amélioration de ces processus.
2. Acceptez d’appliquer des changements progressifs : les collaborateurs sont généralement résistants aux changements trop brutaux et radicaux. L’équipe doit accepter d'améliorer le système en place par des changements progressifs.
3. Respectez le processus actuel, les rôles, les responsabilités et les titres. Afin de faciliter les changements à venir, il faut éliminer la crainte du changement. Il convient ainsi de respecter les rôles, les responsabilités et les titres professionnels actuels de chacun.
4. Leadership à tous les niveaux : collaborateurs ou cadres supérieurs, tous les actes de leadership au sein de l’organisation doivent être encouragés.

Dans la méthode Kanban, on distingue cinq bonnes pratiques :

• La visualisation : afin de comprendre comment fonctionnent les dispositifs en place et connaître l'état du projet, il faut visualiser le flux de travail, ou "workflow". Pour cela, utilisez un tableau dont chaque colonne représente une étape : "à faire", "ouvert", "en cours", "en test", "terminé". Chaque tâche évolue jusqu'à ce qu'elle soit achevée.
• La limitation du nombre de tâches en cours : chaque étape du tableau ne peut contenir qu'un nombre maximum de tâches en même temps, défini en fonction des capacités de l’équipe. Lorsqu'une tâche est terminée, une nouvelle peut alors s'ajouter.
• La gestion du flux : il est essentiel de suivre, mesurer et consigner le déroulement du travail à travers chaque étape du tableau. Le but est de connaître la vitesse et la fluidité du travail.
• L'explicitation des normes de processus : les règles du système Kanban doivent être formulées clairement et sans ambiguïté. Cette démarche permet de s'assurer que l'équipe comprenne le travail réalisé et les améliorations futures.
• L'identification des opportunités d’amélioration : une fois que l'équipe a compris les théories sur le travail, les processus et les risques, elle devient capable de discuter d'un problème ou d'un blocage. Elle peut aussi trouver des améliorations à mettre en place.

Avantages et inconvénients des étiquettes Kanban

Avantages de la méthode kanban

L'avantage principal de la méthode Kanban consiste à éviter la surproduction. Ainsi, la matière première n'est livrée que lorsqu'elle est nécessaire. Vous réduisez donc les coûts de stockage et les pertes.

Dès que la circulation des étiquettes kanbans s'arrête, cela signifie qu'il y a un problème dans la production. Ce système permet par conséquent de détecter rapidement les problèmes et de pouvoir agir au plus vite.

L'approche Kanban est flexible. Vous pouvez suspendre ou décaler des tâches pour gérer des points bloquants ou des missios plus urgentes.

Enfin, cette méthode encourage la collaboration au sein de l'équipe pour résoudre les problèmes.

Inconvénients de kanban

La méthode Kanban ne convient pas à toutes les industries. Elle est plus appropriée pour la production de pièces uniques en grande série. Elle s'adapte ainsi bien aux besoins de l'industrie automobile, par exemple.

Un problème dans le système Kanban peut causer l'arrêt de la ligne de production. La perte d'étiquettes peut également causer des difficultés.

L'approche Kanban doit normalement uniformiser la production, quand celle-ci répond à une demande en constante évolution. Cependant, le système ne fonctionne plus lorsque la demande est trop irrégulière.

Enfin, il convient de bien former ses équipes aux règles de la méthode par étiquettes Kanban afin d'éviter les erreurs.

Pièges à éviter avec Kanban

Si vous vous lancez dans l'utilisation des étiquettes Kanban pour rationaliser vos flux de travail, prenez soin d'engager pleinement vos équipes dans la démarche. Une compréhension superficielle nuirait grandement aux résultats de la méthode. C'est d'autant plus vrai si votre tableau d'étiquette ne permet pas une bonne visualisation des flux de travail. Il nuit dans ce cas à la communication avec les équipes.

Kanban reste une méthode de gestion de projet centrée produit. Se concentrer sur l'achèvement des tâches ne doit donc pas faire oublier aux équipes le client final. Cocher les cases d'une to do list kanban ne doit pas vous amener à faire l'économie d'une réflexion d'amélioration continue sur le temps long. Si vous craignez d'emprunter ce chemin, la méthode Scrum s'adapte peut-être plus à vos besoins. 

Comme pour toutes les méthodes de gestion de projet, la rigidité est l'ennemie de la méthode kanban. Les étiquettes kanban offrent un cadre, qui doit cependant rester souple. Restez flexible et adaptez le tableau kanban aux signaux, aussi faibles soient-ils. Cette adaptabilité vous prémunit plus des retards qu'un suivi littéral des étiquettes. 

En conclusion

La méthode Kanban s'utilise principalement dans le secteur de la production industrielle. Avec cette méthodologie, les commandes des clients déclenchent la production. Le but consiste à éviter au maximum de nourrir du stock.

Cette approche permet de :

• optimiser la réactivité de l'équipe ;
• favoriser la collaboration pour résoudre les problèmes ;
• améliorer la qualité de travail ;
• optimiser les processus de production actuellement mis en œuvre.

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