Pourquoi faire un suivi du temps travaillé par votre équipe projet?
Vos collègues, partenaires et prestataires passent chaque jour du temps à travailler et collaborer sur vos projets. Alors que les coûts fixes peuvent être facilement estimés et intégrés dans le budget initial d'un projet, il est généralement plus complexe d'évaluer le coût d'un projet en ressources humaines.
Les feuilles de temps permettent à votre entreprise de suivre et de garder un historique des tâches de projet complétées. Ainsi, celles-ci peuvent s’avérer très utiles pour estimer la rentabilité du projet, mais aussi la productivité de l’équipe attachée au projet. A partir du moment où toute l'équipe projet rend compte du temps passé pour atteindre un certain taux d'avancement du projet, le chef de projet peut alors facilement anticiper une dérive budgétaire du projet par rapport à ce qui a été fixé initialement.
Le nouvel outil de suivi des temps, disponible avec la nouvelle version de Planzone, permet à votre équipe et vous de renseigner les heures passées à travailler sur un projet donné, ou même une activité spécifique d’un projet. Seul votre chef de projet peut consulter vos feuilles de temps. Chaque membre de l'équipe projet peut accéder rapidement à sa feuille de temps dans l'onglet "Mon planning".
Les avantages pour le Chef de projet
Repérez d'un simple coup d'oeil les activités de projet sur lesquelles votre équipe fait face à un retard ou un problème, et validez les feuilles de temps régulièrement afin de verrouiller les données saisies.
- Suivez l'avancement effectué par les membres de l'équipe par rapport au temps passé pour anticiper les retards sur les livrables.
- Estimez le coût du projet à partir du temps passé pour tout type de ressources, et à tout moment durant le déroulement du projet.
- Exportez les feuilles de temps individuelles vers un fichier Excel ou .csv pour analyser les données de manière plus approfondie.
Les avantages pour les autres membres de l'équipe de projet
Optimisez la visibilité sur ce que vous avez accompli jusqu'à présent, et liez de manière visuelle le temps passé et l'avancement du travail.
- Renseignez le temps passé sur chaque activité de projet
- Anticipez les retards dans vos tâches pour les reporter à votre Chef de projet
- Créez des discussions contextuelles (sur des dates et des projets spécifique) pour débattre avec votre chef de projet des charges de travail sur/sous-estimées.
Avant de commencer à utiliser les feuilles de temps (timesheets) le Chef de projet peut choisir un calendrier hebdomadaire par défaut, en déterminant le premier jour de la semaine, et le nombre de jours travaillés (ex: Lundi-Samedi). Une fois que ce paramètre est modifié, cela affectera alors la structure des feuilles de temps de toute l'équipe de projet. Néanmoins, il vous est possible de redéfinir ce paramètre en cas de besoin, en allant dans la section "Administration", accessible pour les Chefs de projet en haut à gauche de la page.
Le Chef de projet peut valider de manière intuitive les feuilles de temps. Vous pouvez définir une fréquence régulière de validation (2 jours, une semaine...).En tant que chef de projet, vous avez simplement besoin d'ajuster la jauge créant une limite entre les valeurs validées, et celles qui restent modifiables par le membre de l'équipe.
Les fonctionnalités de l’outil de suivi des temps :
- Saisie des heures passées sur des projets en cours
- Modification simplifiée des champs non-validés par le chef de projet
- Suivi du temps global passé par jour, et par activité de projet
Création de discussions pour demander si nécessaire un temps supplémentaire pour compléter le travail qui vous a été assigné