En gestion de projet, la charge de travail d'une équipe peut varier selon les différentes phases de la vie d'un projet, passant de périodes calmes à des périodes de travail importantes où le stress et la tension sont au maximum.
L'une des missions du chef de projet consiste à répartir efficacement et équitablement la charge de travail entre ses collaborateurs. D'une part, cela permet d'éviter les tensions et un sentiment d'injustice néfastes à la cohésion de l'équipe et à sa performance. D'autre part, une charge de travail partagée de façon équitable garantie que chaque tâche sera exécutée dans le respect des délais. La bonne distribution des tâches tient compte des compétences de chaque collaborateur et permet de clarifier le rôle de chacun.
Voici comment aider votre équipe à bien gérer sa charge de travail tout au long du projet.
1) Fixez des objectifs clairs et précis
Chaque membre de votre équipe doit connaître les objectifs qui lui sont fixés ainsi que son rôle et ses responsabilités dans le projet. Vos collaborateurs doivent savoir ce qu'ils ont à faire, mais ils doivent également comprendre pourquoi il le font, connaître le budget alloué et les délais à respecter. Il s'agit des éléments indispensables pour les aider à gérer efficacement leur charge de travail.
2) Soyez organisé
Une fois les objectifs définis, il est indispensable d'organiser le projet ainsi que la charge de travail de l'équipe.
La planification des différentes tâches du projet vous permet de :
- coordonner les activités pour diminuer les risques d’échec,
- suivre les tâches en cours,
- maîtriser les moyens humains, matériels et financiers.
Une bonne organisation est la clé pour réussir un projet en respectant les délais.
3) Priorisez les tâches
Pour la réussite de votre projet, il est primordial que vous soyez capable de déterminer les tâches à réaliser en priorité. Ainsi vous et votre équipe évitez de perdre du temps, de l'énergie et des ressources sur des tâches mineures qui peuvent être traitées plus tard.
Classez les tâches par ordre d'importance afin de traiter les plus urgentes en premier. Pour cela, vous devez savoir différencier les tâches urgentes de celles importantes. Utilisez la matrice d'Eisenhower pour vous aider. Cette méthode vous permet d’identifier les priorités et de classifier vos tâches selon leur niveau d’importance (urgent, important, non urgent, non important...).
4) Soyez à l'écoute de votre équipe
Votre équipe doit pouvoir compter sur vous en tous temps. Encouragez vos collaborateurs à venir vous voir s'ils rencontrent un problème ou lorsqu'ils se sentent débordés. Ils ne doivent pas attendre la dernière minute pour solliciter de l'aide car cela risque de générer des retards. Dès le lancement du projet, instaurez une culture de l'entraide et de la collaboration entre tous les membres de votre équipe.
5) Evitez de leur mettre la pression
Pour que votre équipe soit performante et gère efficacement sa charge de travail, évitez de lui mettre la pression. Tout le monde ne supporte pas la pression. En agissant ainsi, vous ne ferez que stresser vos collaborateurs qui risquent alors de travailler vite et mal pour satisfaire vos demandes. Cette attitude peut avoir un impact négatif sur la qualité du travail fourni ainsi que sur le bien-être de votre équipe.