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Management

Comment organiser une réunion de lancement de projet ?

La réunion de lancement de projet est cruciale avant de démarrer n’importe quel projet. Découvrez comment organiser une réunion réussie.


Vous venez de vous voir attribuer votre premier projet. Objectifs, budget, ressources, planification… Afin de commencer sur de bonnes bases et d’informer les différents acteurs du projet des prochaines étapes, une réunion de lancement de projet est indispensable.

La réunion de lancement de projet, ou kick off meeting en anglais, est une réunion fondamentale pour le succès du projet, quelque soit sa taille et son domaine. En effet, cette réunion permet de poser les fondations et la vision du projet et de donner le ton. C’est LE moyen d’informer tous les acteurs du projet et de motiver votre équipe.

La réunion de lancement a lieu une fois que le projet est confirmé, que le cahier des charges est validé et que l’équipe projet est constituée.

Cette réunion détermine comment va se dérouler le projet en abordant tous les aspects et les points clés, d’où l’importance de la réussir. Voici 8 conseils pour vous aider à organiser une réunion de lancement de projet réussie.

Qu’est-ce qu’un kick off meeting ?

La réunion de lancement de projet a lieu idéalement avant le démarrage du projet ou au moment de démarrer. Elle permet d’établir la date de démarrage officielle du projet ainsi que les autres dates clés, d’exposer les objectifs et la vision du projet. C’est aussi l’occasion de réunir tous les acteurs du projet autour d’une table : l’équipe projet, les parties prenantes ainsi que le client. Ce moment de rencontre permet de lancer une dynamique qui va s’installer pendant toute la durée du projet.

C’est lors de cette réunion que vous définissez ensemble les bonnes pratiques, les règles de fonctionnement, le plan d’action, le calendrier ainsi que les attentes des différentes parties. Vous devez également aborder les temps forts du projet, mais aussi les éventuelles difficultés et les risques potentiels.

A la fin de cette réunion, tous les participants doivent avoir une vision claire et précise du déroulement du projet et être prêts à démarrer.

Les bases d’une réunion de lancement

Voici quelques questions basiques à vous poser pour organiser une réunion de lancement de projet réussie :

  • Quel est le meilleur moment pour organiser la réunion ?
  • Où doit-elle avoir lieu ?
  • Qui doit être convié ?
  • Combien de temps doit-elle durer ?
  • Quel matériel ou quels outils avez-vous besoin (documents papier, ordinateurs, vidéoprojecteur, etc.) ?

Une réunion efficace a lieu en début de matinée. N’hésitez pas à emmener des croissants et du café afin de la rendre plus conviviale et de démarrer le projet de façon agréable en permettant à chacun de faire connaissance autour d’un café. Evitez les réunions en début d’après-midi, totalement contre-productive car tout le monde est en phase de digestion et ne pense qu’à faire la sieste.

La réunion de lancement de projet est un espace d’échange et de dialogue où chaque participant peut poser ses questions et exprimer ses doutes.

Une préparation minutieuse

Comme toute réunion, la réunion de lancement doit être soigneusement préparée en amont. Vous devez fournir aux participants toutes les informations nécessaires pour qu’ils puissent faire leur travail dans les meilleures conditions. Attention cependant à ne pas les noyer d’informations. Ils ne doivent pas sortir de cette réunion avec des idées confuses, mais avoir une vision claire et précise du projet et de leurs responsabilités.

Pour être efficace, vous devez connaître votre projet. Commencez par préparer un plan de projet qui décrit succinctement le déroulement du projet :

  • les tâches principales
  • le calendrier avec les dates à respecter
  • les ressources humaines et matérielles disponibles
  • le budget prévisionnel
  • le rôle et les responsabilités de chacun
  • les risques potentiels
  • le plan de communication

La présentation de l’équipe

Toutes les personnes présentes à la réunion de lancement d’un projet vont être amenées à collaborer ensemble. Il est donc important qu’elles se connaissent et connaissent le rôle et les responsabilités de chacun. Commencez la réunion par un tour de table permettant à chaque intervenant de se présenter. Il s’agit de la base pour créer une cohésion d’équipe.

Profitez-en pour expliquer le fonctionnement de l’équipe et transmettre les coordonnées de tous les intervenants.

Le rappel du contexte et des objectifs du projet

Il est important que votre équipe connaisse les origines du projet, le contexte et les raisons pour lesquelles elle a été choisie. Comprendre le contexte, les contraintes et les enjeux du projet permet de donner du sens à ce projet et d’éviter de faire des erreurs. Connaître la raison d’être du projet permet également de renforcer l’engagement et la motivation de votre équipe qui sait pour quoi elle s’investit.

La réunion de lancement est également le lieu idéal pour rappeler les objectifs du projet :

  • Quels besoins doit-il satisfaire ?
  • A quelles problématiques doit-il répondre?
  • Quel est son but exact ?

Enfin, prenez en compte la diversité des profils de l’équipe projet et assurez-vous que tous les membres possèdent le même niveau d’information.

La description des grandes phases du projet

Lors de la réunion de lancement de projet, vous devez détailler les grandes étapes du projet, les dates clés et les dates d’échéance des différents livrables. Exposez le plan de projet afin de vous assurer qu’il est compris et validé par tous.

La gestion des risques

Avant de démarrer un projet, il est essentiel d’identifier les risques potentiels auxquels celui-ci peut être confronté, mais aussi de présenter les dispositifs mis en place pour les prévenir ou, dans le cas échéant, pour les traiter. Il est important que chacun ait conscience des risques possibles afin de tout mettre en œuvre pour les éviter ou limiter leurs effets.

Le plan de communication

La communication est indispensable pour réussir un projet. Ne négligez pas cette partie importante et présenter votre plan de communication projet afin que chacun sache qui doit être informé, quand et comment.

La présentation des outils

Si vous prévoyez d’utiliser un logiciel de gestion de projet, cette réunion est le lieu idéal pour le présenter.

Définissez ensemble les indicateurs clés de performance (ou KPI) qui seront employés pour évaluer l’atteinte des objectifs.

Enfin, terminez la réunion en planifiant les dates des prochaines rencontres.

Conclusion

Commencer son projet directement dans la bonne direction rend les choses beaucoup plus faciles pour l’ensemble des acteurs du projet. C’est pour cela que la réunion de lancement est indispensable. Même si vous êtes tenté de vous lancer tête baissée dans le projet, il est essentiel de prendre le temps de le planifier efficacement et de vous assurer que vous avez tout ce dont vous avez besoin pour réussir.

Le kick off meeting permet à tous les acteurs du projet de se rencontrer, de connaître le rôle et les responsabilités de chacun et de recevoir le même niveau d’information. Bien organisée, cette réunion garantira le succès de votre projet.

 

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