Pourquoi la collaboration est au coeur de la gestion de projet ?

Dans notre précédent article, nous avons mis en évidence l’intérêt de la gestion de projet pour une organisation. Nous allons désormais voir pourquoi la collaboration est primordiale dans le processus de gestion de projet.

La gestion de projet ne se fait pas seul…

Aujourd’hui, les projets concernent de plus en plus de départements au sein d’une organisation. Des employés évoluant dans divers domaines sont donc amenés à travailler ensemble pour mener à bien les travaux. Les projets ne se limitent pas non plus aux membres internes à l’organisation.

Partenaires, prestataires ou encore clients sont également amenés à prendre part aux différentes phases d’un projet. Il est donc important de définir l’ensemble des parties prenantes et déterminer ainsi dans quelle mesure elles sont amenées à travailler ensemble.

… d’où l’intérêt de collaborer

En effet, la réussite d’un projet dépendra en grande partie de la capacité des parties prenantes à collaborer. Un projet, même s’il est parfaitement structuré et planifié, perd son intérêt sans une bonne cohésion d’équipe.

Il est donc indispensable de pouvoir échanger et communiquer facilement sur l’avancement du projet. On insiste d’ailleurs sur le fait que les différentes tâches d’un projet dépendent généralement de plusieurs personnes. Il existe d’ailleurs souvent une interdépendance entre les actions des uns et des autres.

Une collaboration efficace…

Disposer d’une équipe qui collabore efficacement offre les meilleures chances de remplir son objectif. Cela consiste notamment à :

• Partager ses connaissances : mettre son savoir à disposition de tous pour que chacun profite de l’expertise des membres du projet.
• Echanger facilement des documents : utilisé au quotidien, les documents doivent être facilement mis à jour et partagé entre les membres du projet.
• Discuter et commenter : ne pas hésiter à converser autour d’une tâche particulière ou d’une modification à apporter à un document.
• Suivre l’avancement d’une tâche : il y a souvent un lien de dépendance entre les tâches des collaborateurs. Etre informé du progrès d’une action optimise l’exécution et le suivi du projet.

… nécessite de bons outils informatiques

Avec l’essor des nouvelles technologies, ces actions sont menées plus facilement. En effet, Internet a transformé les modes de communication et l’usage du papier commence à s'effacer au profit de solutions dématérialisées, plus propice à la collaboration.

Dans notre quotidien, chez nous ou au travail, nous avons d’ailleurs l’habitude d’utiliser ces outils 2.0 pour échanger et communiquer avec notre entourage : email, réseaux sociaux, applications mobile diverses… Mais ces derniers sont-ils vraiment adaptés aux usage s des organisations ?

Planzone a été développé en vue de favoriser la collaboration au sein des organisations. L’idée n’étant pas d’inviter les outils de la sphère personnelle vers la sphère professionnelle, mais belle et bien d’offrir un espace centralisé où le partage des données et les discussions sont au cœur du concept. La gestion de projet s’inscrit alors dans un environnement hétérogène, où la communication entre les collaborateurs engagés est plus fluide.

Nous détaillerons d’ailleurs dans un prochain article comment Planzone sait concilier gestion de projet et collaboration.