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mai 2020

Comment organiser efficacement le travail à distance des collaborateurs ?

Comment organiser le travail a distance de ses collaborateurs-1

Vous travaillez avec une équipe délocalisée et vous voulez mettre en place le travail à distance de façon efficace ? Suivez ces 6 conseils.

Avec le confinement, le télétravail a connu un essor sans précédent puisqu’il s’agissait de LA solution permettant aux entreprises de continuer leur activité tout en préservant la santé de leurs employés. Les organisations qui n’avaient encore jamais osé franchir le pas du travail à distance ont donc été contraintes de le faire plus ou moins dans l’urgence.

Cependant, on ne gère pas une équipe à distance de la même manière que l’on gère une équipe au bureau. Pour assurer que vos collaborateurs soient efficaces et productifs en télétravail et qu’ils restent motivés et impliqués, il est nécessaire de mettre en place un cadre et des règles, et surtout de s’équiper d’outils adaptés.

Suivez ces 6 conseils pour garantir une bonne mise en place du télétravail au sein de votre organisation.

1. Définir des objectifs clairs

Pour commencer, si vous voulez que vos collaborateurs soient efficaces, quel que soit le lieu où ils se trouvent, il est essentiel de préciser quelles sont vos attentes, de fixer des objectifs clairs et précis, et de définir quels sont les résultats attendus et dans quels délais.

En télétravail, l’important n’est pas la contrôle des tâches, mais les résultats obtenus et leurs impacts sur l’entreprise et / ou sur l’avancement du projet.

2. Maintenir l’interaction avec toute l'équipe

L’un des principaux défis du télétravail, c’est de lutter contre l’isolement. Au bureau, on travaille au sein d’une équipe et l’on peut discuter facilement avec ses collègues autour d’un café, leur demander conseil ou solliciter leur aide pour résoudre un problème délicat.

En télétravail, le salarié se retrouve seul face à son écran d’ordinateur sans personne à qui parler. Cela peut être difficile pour le moral, mais également pour la productivité.

Pour remédier à cela, il est indispensable de fournir à vos collaborateurs des outils de communication adaptés comme une messagerie instantanée ou un outil de visioconférence. Ensuite, encouragez-les à communiquer régulièrement ensemble tout au long de la journée comme s’ils étaient au bureau. Ils ne doivent pas hésiter à poser une question via le chat ou à appeler directement le chef de projet ou un collègue pour résoudre un problème de vive voix.

Mettez également en place une routine où chaque membre de l’équipe doit saluer ses collègues en commençant sa journée de travail et en la terminant. Chaque matin, organisez en visio une mini-réunion quotidienne d’une dizaine de minutes pour faire un point sur les missions de chacun et l’avancée du projet. Cela permet de fixer les objectifs de la journée et de motiver toute l’équipe.

3. Organiser des activités de team-building 

La cohésion d’équipe et le sentiment d’appartenance sont fondamentaux afin d’assurer une bonne ambiance et une collaboration efficace entre vos collaborateurs. Si vous travaillez avec une équipe dispersée géographiquement, il est important d’organiser régulièrement des rencontres pour que chacun se connaisse au-delà de l’écran d’ordinateur. Si les discussions virtuelles sont pratiques et indispensables, elles ne remplacent cependant pas les interactions humaines.

Réunissez-vous une fois par semaine / mois / trimestre (en fonction de la distance et du budget accordé aux déplacements) pour un déjeuner d’équipe en chair et en os et / ou des sessions de travail en groupe. Et n’hésitez pas à organiser également des activités de team building dans une ambiance détendue afin de renforcer les relations et d’améliorer la confiance au sein de l’équipe.

4. Centraliser les informations

Un salarié en télétravail doit impérativement avoir accès à toutes les informations et à tous les fichiers et documents de travail dont il a besoin pour être efficace. Si, chaque fois qu’il doit travailler sur un document, il doit se connecter à un serveur ou demander à un collègue de lui envoyer par email, il va perdre du temps et ne pourra pas être productif. D’où la nécessité de centraliser toutes les informations concernant vos projets sur une plateforme unique pour les retrouver et les partager facilement. C’est l’un des avantages d’acquérir un outil adapté, ce qui nous amène au point suivant.

5. Adopter un outil adapté

Pour favoriser le travail en équipe et le télétravail, vos collaborateurs doivent être équipés d’outils adéquats. Contrairement à ce que l’on pourrait croire, un ordinateur et une connexion Internet ne suffisent pas. Ce qu’il vous faut, c’est une plateforme collaborative ou un logiciel de gestion de projet tel que Planzone.

En effet, il s’agit de l’outil idéal car il regroupe toutes les fonctionnalités indispensables à la gestion de projet et au travail en équipe en une seule solution. Ainsi, vous êtes plus performant, vous évitez de jongler avec de multiples outils et vous ne perdez plus de temps, ni des informations (qui disparaissent souvent dans les profondeurs de votre boîte mail).

Un tel outil possède de nombreux avantages :

  • vous planifiez et suivez facilement la progression de vos projets ;
  • vous collaborez efficacement avec vos collaborateurs où qu’ils se trouvent ;
  • vous communiquez facilement avec votre équipe ;
  • tous vos documents sont centralisés sur une plateforme unique, ce qui en facilite le partage ;
  • vous pilotez facilement vos tâches, surveillez vos échéances et gérez vos priorités.

Un logiciel de gestion de projet est un incontournable pour organiser efficacement le télétravail au sein de votre organisation.

6. Avoir confiance en ses télétravailleurs

L’unique différence entre un salarié en télétravail et un collaborateur traditionnel réside dans le lieu de travail. Le télétravailleur travaille souvent depuis chez lui, dans un espace de coworking ou dans un café alors que le salarié classique est à son bureau dans les locaux de l’entreprise.

Cette différence peut faire douter le management quant à la productivité et à l’efficacité des télétravailleurs : sont-ils aussi impliqués et concentrés que s’ils étaient physiquement dans l’entreprise ? Obtiennent-ils de bons résultats ? N’ont-ils pas plus tendance à procrastiner ?

Pour que le travail à distance fonctionne, il est impératif que les managers aient confiance en leurs collaborateurs et leur fassent sentir. C’est l’une des clés du succès.

Vous savez désormais comment organiser efficacement le travail à distance au sein de votre entreprise. A vous de jouer !


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