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Productivité

Productivité au travail : 5 raisons de bannir les emails internes

L'email est-il la meilleure solution quand on veut améliorer sa productivité au travail ? Surement pas ! Découvrez 5 raisons de bannir les emails internes


L'email est un outil de communication incontournable qui prend une ampleur phénoménale. Pour communiquer avec ses clients, ses fournisseurs, c'est une solution rapide qui permet, bien souvent, d'éviter de passer du temps au téléphone. Mais au sein même d'une entreprise, l'email est-il la solution la plus judicieuse lorsque l'on souhaite améliorer sa productivité au travail ? Rien n'est moins sûr...

Productivité au travail : stop aux emails internes

L'email : une perte de temps ?

Chaque utilisateur d'email en conviendra, l'échange par email peut vite devenir un parcours du combattant. On s'aperçoit de cela lorsque l'on décide de rechercher un email avec des informations bien spécifiques. Cela peut paraître simple, mais au regard du nombre d’emails reçus chaque jour par un professionnel, tout peut très vite se compliquer. Qui m'a envoyé cet email ? Dans quel dossier est-il placé ? Certes, il existe des perfectionnistes qui classent instantanément leurs emails et les retrouvent facilement, mais combien sont-ils ?

Cessons de regarder nos emails chaque minute

La productivité au travail n'est certainement pas améliorée quand on passe notre temps à regarder si un nouveau message est arrivé : Combien de fois interrompons-nous une tâche (parfois importante et souvent urgente) pour jeter un œil sur nos emails ? C'est tout à fait contre-productif de passer son temps à regarder ses emails. Mieux vaut les regarder ponctuellement et se concentrer sur le vrai travail à réaliser.

L'information envoyée par email est-elle passée ?

Envoyer un email à l'un de ses collaborateurs pour lui demander d'accomplir une action est risqué. De fait, une fois l'information envoyée, va-t-il réellement réaliser cette action ? Va-t-il vous prévenir ? De votre côté, vous allez passer à autre chose et, peut-être, oublier cet email envoyé. En utilisant un outil collaboratif comme Planzone, vous auriez un réel suivi avec une information sur les tâches en cours et les tâches accomplies.

Et si tout le monde ne traitait pas les emails de la même manière

La productivité au travail passe par l'organisation, c'est la base de tout. Or, comment s'organiser avec un outil que chacun utilise de manière différente ? Au sein d'une entreprise, certains employés vont regarder leurs emails de manière régulière, y répondre, faire ce qui leur est demandé. D'autres, en revanche, vont accumuler les emails, ne jamais les ranger et supprimer s’ils ne se sentent pas vraiment concernés. Pendant ce temps, les informations se perdent, le travail n'est pas accompli et l'entreprise perd en efficacité, voire en crédibilité.

Un email n'est pas une tâche !

Il est incroyable de voir le nombre de personnes qui envoient des tâches par email. Hors, l'email sert à communiquer, pas à organiser et planifier des activités. Il est envoyé à une ou plusieurs personnes, qui le verront, ou pas, qui parfois répondront à tous, parfois uniquement à l'expéditeur d'origine. Bref, la communication est rapidement rompue et les tâches non accomplies. Cessons d'envoyer des emails en interne pour accomplir des actions,utilisons des outils conçus pour créer des tâches et centraliser la communication !

Avec Planzone par exemple, vous pouvez facilement transformer un email en une tâche :

  • Objet > Nom de la tâche
  • Corps > Commentaire
  • Destinataire > Assigné

En définissant aussi une date butoir et un niveau de priorité, vous ne perdez plus de temps à retrouver l’information, vous vous assurez que rien n’est oublié et vous savez en permanence ce que vous devez traiter et dans quel délai.

Testez gratuitement Planzone pendant 14 jours et découvrez comment vous passer d’emails internes.

 

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