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septembre 2017

9 raisons de remplacer l'email par un outil de gestion de projet

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Le premier email a été envoyé en 1971. Aujourd'hui, les cadres français reçoivent en moyenne 88 mails par jour et ils passent environ 5,6 heures par jour à les lire, y répondre et les trier. Parmi tous ces emails, on distingue :

  • les emails urgents qui exigent une réponse immédiate,
  • les emails auxquels vous pouvez répondre plus tard (mais qu'il faut marquer d'un petit drapeau sinon vous les oubliez),
  • les emails dont on est seulement en copie sans trop savoir pourquoi,
  • les emails qui ne nécessitent pas de réponse,
  • les emails qui ne méritent pas de réponse,
  • les emails pour vous convier à une réunion,
  • les emails stupides de collègues blagueurs,
  • les emails de discussions plus ou moins professionnelles avec vos collègues,
  • les spams.

Difficile de rester concentré face à une telle quantité de messages. Et comment traiter efficacement toute cette information sans que cela n'affecte la charge de travail quotidienne ?

Comme son ancêtre, le courrier, avant lui, l'email ou courrier électronique est entrain de devenir obsolète. Certaines entreprises ont totalement supprimé l'email et certains prédisent que d'ici 2020, le courriel aura totalement disparu. Comment communiquer alors ? Grâce aux outils de gestion de projet collaboratifs qui possèdent une messagerie instantanée permettant de faciliter les échanges.

Voici les 9 raisons pour lesquelles il est préférable de laisser tomber l'email au profit d'un outil de gestion de projet collaboratif.

Une source de stress...

Lorsque vous recevez entre 30 et 50 emails par jour, consulter sa boîte mail peut devenir une source de stress et d'angoisse et entraîner un sentiment de frustration et d'impuissance. Il devient difficile d'assimiler, de traiter et de hiérarchiser cette large quantité d'information quotidienne. Cette « infobésité » devient alors une source de mal-être.

...et d'inefficacité

Selon une étude du Créfac, cette abondance de messages électroniques a un effet négatif sur le salarié. En effet, 43% des salariés français sont interrompus au moins toutes les dix minutes par un email et 31% avouent être distraits dans leur travail. Quand on sait qu'il faut 64 secondes à un salarié pour reprendre le fil de sa pensée après avoir interrompu son travail pour lire un email, cela représente beaucoup de minutes perdues chaque jour.

L'email n'est pas un outil collaboratif

L'email est un échange linéaire qui permet uniquement de communiquer, pas de collaborer, contrairement à un outil de travail collaboratif. Les outils de gestion de projet collaboratifs permettent de favoriser la collaboration et la créativité. Ce sont des outils de partage de l'information qui permettent de mettre à disposition tous les documents et informations essentiels et facilitent ainsi les échanges au sein de l'équipe.

Mauvais pour la communication interne

Un trop grand nombre d'emails peut nuire à la communication interne au sein d'une entreprise. Pourquoi se déplacer ou prendre le téléphone pour poser une question à un collègue quand on peut lui envoyer un email ? Pour remédier à cela, certaines entreprises comme PriceMinister, ont instauré une demi-journée ou une journée par mois ou par semaine sans courriel afin de privilégier les échanges oraux.

Le spam

Véritable fléau, le spam ou courriel indésirable représenterait entre 85 et 95% du trafic quotidien d'emails selon Signal Spam. Même si les messageries parviennent à filtrer près de 90% des spams, une vingtaine en moyenne atteindrait malgré tout les boîtes mail professionnelles. Baisse de productivité des salariés et dépenses engendrées pour se protéger, le spam a un impact financier important pour les entreprises.

Les outils de gestion de projet collaboratifs sont équipés d'une messagerie collaborative qui permet de discuter en ligne et de centraliser les échanges dans un environnement sécurisé.

Mauvaise interprétation

Sec, contrarié ou neutre, difficile de connaître le ton choisi par l'expéditeur d'un email. D'autant qu'au travail, on ne peut pas utiliser de smileys pour adoucir le ton d'un courriel. D'où l'intérêt d'utiliser une messagerie instantanée qui permet des échanges immédiats, plus détendus et chaleureux.

Quelle perte de temps !

Non seulement vous perdez du temps à trier, organiser et classer vos emails, mais en plus, en rangeant au mauvais endroit ou en supprimant par inadvertance un email important, vous égarez une information précieuse. Vous perdrez alors du temps à chercher cette information et finalement, vous faites perdre du temps à la personne qui vous l'a envoyé car elle devra vous retransmettre le courriel que vous avez malencontreusement perdu.

Impact écologique

Saviez-vous qu'un email de 1Mo génère 275 grammes de CO2 ? Environ 200 milliards de courriels sont échangés chaque jour, ce qui représente un impact écologique considérable selon l'ADEME. La faute aux data centers (ou centres de données) où transitent et sont stockés les emails. Ainsi, une entreprise de 100 personnes génère chaque année l'équivalent en pollution de 13,6 tonnes de CO2, soit 14 allers-retours Paris - New York uniquement par l'envoi d'emails.

Pensez à supprimer vos mails au fur et à mesure.

Stockage de documents

Pour envoyer un document par email, vous devez le mettre en pièce jointe. Le destinataire doit d'abord télécharger le document, puis le ranger dans un dossier où il lui sera facile de le retrouver et enfin l'ouvrir.

Grâce à un outil de gestion collaboratif, vous stockez vos documents de travail directement sur la plateforme et vous le rattachez à une tâche : un véritable gain de temps !

En conclusion

Le long règne de l'email sur les communications professionnelles est entrain de prendre fin, détrôné par l'outil de gestion et de partage collaboratif. Cet outil est une véritable révolution dans l'organisation du travail et possède de nombreux avantages qui ont déjà séduit beaucoup d'entreprises.

 

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