Aider à la transformation collaborative des agents municipaux

Les collectivités locales sont de plus en plus nombreuses à prendre le chemin d’une transformation collaborative. Les mairies adoptent des solutions collaboratives pour fluidifier l’expérience des usagers. Pourtant, les agents municipaux restent souvent en attente d’outils numériques. Des outils de partage de documents sécurisés, de portails agents, d’espaces de travail en ligne, par exemple. D’autres, au contraire, restent réticents face à une transformation numérique de leurs méthodes de travail. 

Comment inciter l’adoption d’outils de collaboration dans les mairies ? Quelles astuces pour sortir les agents du cloisonnement qui marque encore parfois la fonction publique ? 

Avant tout achat, inciter à la transformation collaborative en douceur

Parmi les agents municipaux se dégagent deux publics. Les premiers se pensent prêts à la transformation collaborative. Certains ont d’ailleurs développé leur propre idée des outils collaboratifs à adopter. De l’autre, des agents municipaux plus frileux à l’idée de changer leurs habitudes de travail. 

La démarche pour embarquer la collectivité territoriale dans des modes de travail plus collaboratifs doit avoir deux buts : 

• Conforter les agents municipaux convaincus des bienfaits de la collaboration dans le secteur public. Il faut leur proposer des outils à la hauteur de leurs attentes ; 
• S’appuyer sur les personnes “alliées” pour diffuser les avantages du travail collaboratif en interne ; 
• Rassurer les collaborateurs encore méfiants. 
  
  

Encourager les agents municipaux “ambassadeurs” 

Votre collectivité locale a-t-elle la chance d’être animée par des personnes convaincues des bienfaits du travail collaboratif ? Vous pouvez vous appuyer sur ces agents pour encourager l'adoption de nouvelles méthodes de travail. Dans ce cadre, la communication informelle a une place importante : 

• Soyez à l’écoute des bienfaits qu’elles et ils reconnaissent aux plateformes de travail collaboratives. Les avantages que ces personnes ont repérés peuvent parler aux collaborateurs plus méfiants. 
• Rebondissez sur ces discussions pour présenter l'outil collaboratif qui retient votre attention. Commencez à éveiller l’intérêt autour de ses atouts. 
• Invitez toutes les personnes intéressées à échanger sur le sujet, y compris celles qui ne sont pas directement concernées. 

Ces agents municipaux doivent devenir les ambassadeurs de la plateforme collaborative que vous adoptez. Il faut donc qu’ils en comprennent toutes les fonctionnalités. 

Rassurer les collaborateurs et collaboratrices méfiants 

Pour les agents municipaux qui restent réticents à l’idée d’un outil collaboratif, plusieurs démarches sont possibles. Nous détaillons nos conseils dans notre livre blanc sur la réussite de projets dans les collectivités. Voici cependant quelques grandes étapes à respecter. 

La première consiste à passer par les collègues pour rassurer. Vous pouvez par exemple organiser une réunion sur le travail en mode collaboratif. Celle-ci doit permettre aux agents inquiets d’exprimer leurs préoccupations. Le chef du projet doit se montrer disponible pour y répondre. L’effet de la réunion peut cependant s'avérer encore plus bénéfique si les agents ambassadeurs prennent la parole. 

Une autre solution consiste à faire venir l’éditeur du logiciel collaboratif de votre choix dans vos murs. Celui-ci peut alors répondre de façon détaillée aux questions des collaborateurs. Il peut aussi produire des vidéos et des présentations accessibles. Celles-ci permettent de mettre en images un système qui reste flou tant qu’on ne l’a pas testé. 

Idéalement, nous vous conseillons aussi d'opter pour un outil collaboratif qui propose une période d’essai. Une période d’essai assez longue, c’est-à-dire d’au moins 15 jours, peut convaincre les collaborateurs les plus réticents. 

Pour que l’opération réussisse, il convient cependant que le fournisseur logiciel reste présent pendant toute la période d’essai. Il faut aussi que l’utilisation de l’outil collaboratif se fasse dans un esprit de tolérance vis-à-vis des éventuelles erreurs d’utilisation. 

Aborder la question de la sécurité des données personnelles 

Derrière les réticences face à la transformation collaborative se cache parfois la peur de voir leur responsabilité exposée. Cette responsabilité touche souvent la gestion des données personnelles des usagers. 

Un domaine parfois anxiogène, depuis l’instauration du Règlement Général de Protection des Données européen. Anxiogène aussi, du fait de la recrudescence des cyberattaques vécues par les services publics depuis les confinements. 

Ce sujet mérite donc d’être affronté de front. Veillez, bien sûr, à choisir un fournisseur de logiciels collaboratifs conforme au RGPD. Beaucoup d’entre eux sont référencés sur les centrales d’achats publiques, telles que l’UGAP. Pensez aussi à vérifier que les serveurs de votre éditeur se situent bien en Europe. 

Idéalement, il faut par ailleurs que votre logiciel de collaboration pour collectivités locales permette une gestion fine des droits utilisateurs. Cette fonctionnalité doit permettre à vos agents d’échanger avec des acteurs extérieurs à la collectivité, sans craindre pour la sécurité informatique de leurs dossiers. 

Dans le même ordre d’idées, découvrez notre article pour choisir un outil de gestion de projet pour les collectivités territoriales. 

Installer une plateforme collaborative dans les habitudes des agents 

Votre outil collaboratif vient d’être installé dans votre Mairie ? Reste à encourager son appropriation par les agents municipaux : 

• Installez des affiches dans les salles de réunion, rappelant que les échanges peuvent se poursuivre en ligne ; 
• Prévoyez des envois d’emails automatiques invitant à utiliser la solution à toutes les personnes qui organisent des réunions en ligne ; 
• Communiquez régulièrement sur la hausse des profils créés sur la solution, sur l’augmentation des projets planifiés, des plannings créés, des feuilles de temps etc.

De façon plus générale, la meilleure façon d’encourager la transformation collaborative des agents municipaux consiste à leur offrir un outil ergonomique. Veillez à ce que le logiciel soit accessible, même aux agents moins à l’aise avec l’informatique. Il faut aussi qu’il s'interface facilement avec les outils de vos agents, et notamment avec leurs calendriers. Si une formation est nécessaire, il faut qu’elle soit courte, et qu’elle permette aux agents d’être rapidement efficaces. 

Bien sûr, l’adoption de méthodes de travail collaboratives par des agents municipaux dépend aussi des qualités du logiciel choisi. Si celui-ci simplifie la vie des agents, il a toutes les chances d’être adopté. Pensez donc à favoriser les solutions logicielles qui font gagner du temps à vos équipes. Celles qui ne réclament que quelques clics pour afficher une liste de tâches, un planning ou une charge de travail. 

Pour en savoir plus sur les fonctionnalités Planzone dédiées aux collectivités locales, découvrez notre Livre Blanc !