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avril 2017

7 bénéfices de la mise en place d'un outil de gestion de projet

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La gestion de projet est une activité complexe, composée de multiples étapes et de différents acteurs, et qui prend en compte plusieurs paramètres. La réussite d’un projet passe par trois facteurs déterminants :

  • une organisation efficace pour respecter les délais, le budget et les ressources ;
  • une excellente communication entre tous les acteurs afin que chacun connaisse l’avancement du projet ;
  • la collaboration entre les membres de l’équipe pour développer les initiatives, récolter plus d’idées et encourager l’innovation.

Il existe un outil incontournable pour vous aider à mettre en place une gestion de projet performante : le logiciel de gestion de projet.

Cet outil polyvalent permet une meilleure organisation et facilite la communication au sein de votre équipe projet. Il offre de nombreux avantages :

  • suivi et coordination de l’évolution de vos projets ;
  • suivi de l’avancée des tâches sur un échéancier ;
  • respect des délais et maîtrise des coûts ;
  • collaboration et échanges facilités entre les membres de l’équipe ;
  • centralisation et partage des informations de travail ;
  • gestion des tâches en ligne ;
  • visibilité et transparence.

Voici les 7 bénéfices de la mise en place d'une solution de gestion de vos projets.

Soyez opérationnel plus vite

Dès que vous avez pris la décision d'investir dans un logiciel de gestion de projet, votre projet peut démarrer rapidement. Effectuez votre configuration et accédez aussitôt à votre nouvel outil. La prise en main est simplifiée et l'assistance technique est disponible pour vous aider dans les premières étapes de la mise en place.

De plus, les mises à jour et les nouvelles fonctionnalités sont immédiatement disponibles : pas d'attente et pas de frais supplémentaires ! Votre outil est toujours actualisé et performant. Vous voilà donc opérationnel et prêt à mener votre projet vers la réussite.

Autre point : vous êtes plus efficace et travaillez plus vite car vous ne perdez plus de temps à chercher une information introuvable ou à mettre à jour un document. La mise à jour d'un document entrainera l'actualisation automatique des autres documents en lien et les collaborateurs concernés seront directement avertis.

Accédez simplement à toutes les informations du projet

Inutile de pirater l'accès à l'ordinateur d'un collaborateur absent pour récupérer une présentation dont vous avez besoin aujourd'hui. Toutes les informations et les documents du projet sont centralisés sur une plateforme unique à laquelle chaque membre de l'équipe projet a accès à tout moment. Ainsi, vous ne stressez plus lorsqu'un membre de l'équipe n'est pas là. Il vous suffit d'aller chercher le document dont vous avez besoin directement sur le logiciel de gestion.

Facilitez le travail à distance

Vous travaillez avec une équipe dispersée aux quatre coins du monde, ou certains de vos collaborateurs travaillent depuis chez eux ? Le logiciel de gestion de projet est l'outil idéal pour ce genre de situation. Il offre un espace de travail central et accessible de partout, permettant ainsi à l’ensemble de votre équipe de communiquer et de collaborer facilement, comme si tous les membres partageaient le même bureau.

Communiquez mieux

Finie l'excuse de l'email jamais reçu ou pas vu. Les logiciels de gestion de projet sont équipés d'une messagerie collaborative qui permet de discuter instantanément, de conserver les historiques des conversations, de recevoir des notifications et de retrouver l'information recherchée en un clic.

Vous échangez en toute transparence et vous êtes connecté à votre équipe en permanence, même lorsque vous êtes en déplacement. Vous pouvez communiquer rapidement et facilement, envoyer un rappel d'échéance ou une tâche au collaborateur concerné sans avoir à rechercher l'information très longtemps.

Bref, il est temps d'abandonner les échanges d’e-mails devenus obsolètes et d'utiliser un outil spécialement conçu pour faciliter la collaboration. Parce que vous le savez, une équipe qui communique efficacement est essentielle pour réussir un projet.

Minimisez vos dépenses

Pas besoin d'investir dans un logiciel onéreux, d'acheter du matériel performant et de recruter du personnel informatique qualifié pour l'installation. Les logiciels de gestion de projet sont disponibles en ligne : vous n'avez besoin que d'une connexion Internet et de vos ordinateurs pour pouvoir les utiliser. Ils s'installent rapidement et facilement, et leur prise en main est simple et ergonomique.

Le plus souvent, un service d'assistance est à votre écoute, répond à vos questions, vous conseille et vous accompagne dans l'utilisation du logiciel. Enfin, les mises à jour sont effectuées automatiquement, sans coûts supplémentaires.

Sécurisez vos données

La sécurité des données est essentielle et les logiciels de gestion de projet en font leur priorité. Des procédures de sauvegarde et de sécurité strictes sont appliquées régulièrement et l'accès aux données est hautement sécurisé.

Ne stressez plus si vous téléchargez un virus ou si vous renversez du café sur votre ordinateur, toutes vos informations sont protégées puisque qu'elles sont stockées sur des serveurs extérieurs. Il vous suffit de vous connecter sur n'importe quel ordinateur pour recommencer à travailler immédiatement.

En cas de perte ou de vol de votre ordinateur, changez simplement votre mot de passe depuis un autre ordinateur pour assurer la protection de vos données.

Testez avant d'acheter

Vous doutez encore de l'efficacité d'un logiciel de gestion de projet ? Vous n'êtes pas sûr que cet outil soit adapté à votre projet ? Vous craignez de ne pas savoir l'utiliser correctement ?

La plupart des logiciels de management de projet vous permettent de les essayer gratuitement. Ainsi vous êtes sûr que celui que vous choisissez réponde à vos besoins avant d'investir.

Par exemple, Planzone vous offre une période d'essai gratuite et sans engagement de 14 jours.

Pour conclure

Grâce au logiciel de gestion de projet, vous gagnez du temps, vous économisez de l'argent, vous communiquez plus facilement... Bref, vous vous simplifiez la vie car vous n’utilisez plus qu’un seul outil pour gérer vos projets.

Alors, qu'attendez-vous pour vous y mettre ?

 

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