Comment convaincre votre direction de démarrer un nouveau projet ?

Vous avez une idée de projet en tête et vous aimeriez qu’elle se concrétise ? Pour cela, vous avez besoin de l’accord de votre direction afin de débloquer le budget et les moyens nécessaires à la réalisation du projet.

Afin de mettre toutes les chances de votre côté, vous devez rédiger à l’attention de votre hiérarchie un argumentaire convaincant qui détaille tous les aspects du futur projet. Il s’agit de la proposition de projet.

Qu’est-ce qu’une proposition de projet ?

Il s’agit d’un document qui présente en détail le projet que vous souhaitez réaliser. Son but est de convaincre votre direction de lancer le projet ou d’obtenir le soutien de sources de financement potentielles.

Pour cela, la proposition de projet doit comporter une description approfondie des objectifs du projet, des résultats prévus et des bénéfices attendus. Elle peut aussi développer en quoi le projet va permettre de servir les intérêts et les priorités de l’entreprise ou du commanditaire : quel(s) problème(s) va résoudre le projet ? Que va-t-il permettre d’améliorer (le chiffre d'affaires, le positionnement sur le marché, le bien-être des employés, etc.) ?

N’oubliez aucun détail et n’hésitez pas à mentionner la façon dont le projet sera mis en œuvre, les prévisions budgétaires, l’échéancier du projet et l’équipe chargée de sa réalisation.

Ainsi, votre proposition de projet doit contenir les éléments suivants :

• Le titre du projet : il doit être clair, précis et résumer l’esprit du projet.
• Le ou les auteurs de la proposition : le chef de projet ou l’organisation, si votre entreprise n’est pas le destinataire.
• Le résumé du projet : la description générale du projet. Pourquoi voulez-vous réaliser ce projet ? Quels sont ses objectifs ? Vous devez capter l’intérêt du lecteur.
• Le contexte : quel problème ou quelle question va régler ce projet ?
• Le but et les objectifs : quel est le but général du projet et quels sont ses objectifs ?
• Les bénéficiaires directs et indirects : à qui va bénéficier directement et indirectement le projet ?
• Les résultats prévus : quels sont les résultats attendus (augmentation du chiffre d'affaires, personnel formé, etc.) ? Les résultats doivent correspondre aux objectifs et doivent être mesurables.
• La méthodologie : comment va être mis en œuvre le projet pour atteindre les objectifs fixés ?
• La durée : donnez une estimation de durée du projet ainsi qu’une date de début et une date de fin approximative.
• Le budget : vous devez fournir un budget prévisionnel du projet. C’est un élément très important de la proposition.
• Les risques potentiels : vous devez évoquer comment vous allez gérer les éventuels risques d’un tel projet.
• Les annexes : il est recommandé de fournir le budget détaillé et l’échéancier du projet. Vous pouvez également préciser si vous allez utiliser un logiciel de gestion de projet.

Les étapes de rédaction

Voici les 6 étapes pour rédiger une proposition de projet convaincante.

Soyez le plus concret et précis possible et n’hésitez pas à illustrer vos propos avec des exemples réels. C’est un excellent moyen d’aider votre direction ou le commanditaire à se projeter.

1) Connaître votre projet

Pour commencer, réfléchissez à comment faire pour que cette proposition de projet soit acceptée avec succès. Quelle est votre expérience en tant que chef de projet ? Quel est l’objectif principal de ce projet ? De quoi avez-vous besoin pour que ce projet réussisse ?

2) Définir les objectifs

Votre projet doit avoir un but général, c’est-à-dire ce que le projet vise à atteindre, et plusieurs objectifs qui vont contribuer à atteindre ce but. Souvenez-vous qu’un bon objectif doit être SMART : Spécifique, Mesurable, Accessible, Réaliste et Temporel.

3) Détailler la méthodologie

Il est essentiel d’expliquer de quelle façon vous allez travailler pour atteindre vos objectifs. Allez-vous privilégier une méthode agile ou une méthode traditionnelle ? Vous devez également préciser les grandes étapes du projet, les livrables qui y seront rattachés et le temps estimé pour chacune de ces étapes.

4) Expliquer la gestion des risques

Avoir réfléchi à la faisabilité du projet, c’est aussi avoir envisagé les risques potentiels et la façon dont vous allez les gérer tout au long du projet, d’où l’importance de cette section. Tout le monde le sait : aucun projet ne se déroule sans risque. Vous devez donc identifier ce qui peut mal se passer et réfléchir à des solutions pour éliminer ces risques, les contrôler ou limiter leurs impacts sur le projet.

5) Préciser le budget

Votre projet aura un coût financier pour l’entreprise ou le commanditaire. Cette section est indispensable pour convaincre la direction de réaliser le projet, car le budget est souvent un élément décisif. Vous devez fournir un budget prévisionnel détaillé en veillant à n’oublier aucune catégorie (salaires de l’équipe projet, achat de matériel, location de locaux, etc.). Justifiez et clarifiez chacune des lignes du budget et soyez raisonnable et réaliste.

6) Soigner la présentation

Votre proposition de projet doit être facile et agréable à lire et ne doit comporter aucune faute. Il est essentiel de soigner la présentation de votre proposition car elle peut être considérée comme le reflet de votre personnalité. Un document brouillon et illisible indiquera une personnalité désordonnée. A l’inverse, une proposition claire et bien structurée révèle une personne organisée et méthodique à qui l’on peut confier la gestion d’un projet les yeux fermés.

Pour conclure

Une proposition de projet doit être la plus complète possible et aborder toutes les questions que la direction pourrait se poser. Si vous avez correctement effectué vos recherches, étudié la faisabilité du projet et que vous présentez un budget raisonnable, vous avez toutes les chances de votre côté pour que votre proposition de projet soit acceptée. Ensuite, c’est à vous de jouer !

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