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Collaboration

3 astuces pour optimiser le reporting de vos collaborateurs

Aujourd’hui, un nombre croissant d’entreprises sont data-driven, c’est-à-dire « pilotée par les données ». Il s’agit d’une approche qui se base sur l’analyse et l’interprétation des données pour prendre des décisions stratégiques.


En entreprise, le reporting est une activité nécessaire. Découvrez comment l’optimiser pour éviter qu’il ne prenne trop de temps à vos collaborateurs.

Aujourd’hui, un nombre croissant d’entreprises sont data-driven, c’est-à-dire « pilotée par les données ». Il s’agit d’une approche qui se base sur l’analyse et l’interprétation des données pour prendre des décisions stratégiques.

Avec l’essor d’Internet, le développement des réseaux sociaux et des objets connectés, les entreprises collectent de plus en plus de données sur leur performance, celle de leurs concurrents et le comportement des consommateurs. Elles disposent également d’outils permettant d’analyser ces données et de les exploiter afin d’améliorer leurs résultats.

L’activité qui consiste à collecter les données s’appelle le reporting. Aujourd’hui, cette activité prend une place grandissante dans les organisations, au point que certains collaborateurs passent plus de temps à faire du reporting qu’à faire leur métier (même si le reporting en fait partie). Voici quelques conseils pour vous aider à optimiser le reporting.

 

En quoi consiste le reporting ?

Le mot anglais reporting vient de report qui signifie rapport, compte rendu en français. Le reporting consiste donc à collecter des données, à les synthétiser et à les analyser dans le but de quantifier des résultats. Le but est d’aider l’entreprise à prendre les meilleures décisions pour gérer efficacement son activité, ou à assister l’équipe à mieux gérer son projet.

 

Le reporting est donc un moyen d’aide à la prise de décisions qui s'appuie sur des indicateurs clés ou KPI pour mesurer la performance d'une activité ou d’un projet. Les informations fournies dans le reporting doivent permettre de comprendre les résultats et de mettre en place des actions pour les améliorer.

 

Le reporting, une activité chronophage ?

Le souci, c’est que dans la plupart des entreprises, la hiérarchie exige constamment des reportings de la part de ses managers et de ses chefs de projet afin de suivre de près l’évolution de ses projets, de ses activités, la progression de ses ventes, l’acquisition de nouveaux clients, le nombre de devis réalisé, etc. Les entreprises sont convaincues que pour améliorer leur performance, elles ont besoin de toujours plus de données, de toujours plus d’indicateurs, de toujours plus de reporting.

 

Qu’il soit mensuel, hebdomadaire, voire journalier, le temps passé à réaliser ces reportings peut être conséquent et amputer les salariés d’un temps précieux qu’ils ne peuvent plus consacrer à faire leur vrai métier.

 

Résultat, les collaborateurs n’ont plus de temps à consacrer à l’amélioration des résultats, à l’innovation et à la créativité. Ils ne s’investissent plus vraiment dans la stratégie de l’entreprise. Ils ne réfléchissent plus à comment améliorer tel processus, et ils cessent de prendre des initiatives pour développer de nouveaux projets, car ils sont trop accaparés par la collecte de données et la rédaction de comptes-rendus détaillés.

 

Souvent considéré comme une perte de temps et une corvée qui casse la motivation des managers, le reporting est pourtant utile pour favoriser le développement de l’entreprise et l’avancement des projets. Découvrez comment l’optimiser.

 

3 astuces pour optimiser le reporting

Cessez de préparer des rapports trop lourds et détaillés qui risquent de ne pas être lus en intégralité et vous auront fait perdre un temps précieux.
Suivez ces 3 conseils pour un reporting efficace, court et rapide.

 

 

1. Définissez les objectifs du reporting


Pour chacun des rapports que vous rédigez, vous devez vous poser ces questions :

  • A quoi va servir ce rapport ?
  • Pourquoi en avez-vous besoin initialement ?
  • A quelle(s) question(s) doit-il répondre ?

 

Avant de vous lancer dans la collecte de données, vous devez d’abord savoir quelles informations vous voulez transmettre et pourquoi. En fait, vous devez définir quel est l’objectif (il peut y en avoir plusieurs) de ce reporting.

 

 

2. Choisissez les bons indicateurs


Désormais, vous devez déterminer quels sont les indicateurs ou KPI à mettre en avant dans votre reporting. Que voulez-vous prouver à travers ces données ?

 

Le choix de KPI pertinents dépend également de votre audience, car tout le monde n’a pas les mêmes attentes. Le service marketing voudra peut-être savoir quel est le retour sur investissement (ROI) de sa dernière campagne ou quel article a généré le plus grand nombre d’inscriptions à la newsletter. Alors que le département des ventes souhaitera savoir qui est son meilleur commercial ou quel produit se vend le moins.

 

Pour un reporting efficace, soyez certain de répondre aux attentes de votre audience.

 

 

3. Utilisez un outil adapté

 

Pour faciliter le reporting et faire en sorte que vos collaborateurs y passent moins de temps, il est indispensable d’investir dans des outils adaptés.

 

Un logiciel de gestion de portefeuille de projets tel qu’Augeo est une solution adéquate puisqu’elle combine le reporting avec plusieurs fonctionnalités incontournables pour gérer efficacement votre portefeuille de projets :

 

  • Reporting : collectez et analysez facilement et rapidement vos données en temps réel, et créez des rapports intégrés.
  • Datamart : organisez vos données comme vous le souhaitez afin d’obtenir des tableaux de bord et des indicateurs de performance pertinents et faciliter la prise de décision. Analysez et comparez vos données historiques.
  • Gestion de projet : organisez et planifiez facilement vos projets, et suivez leur évolution.
  • Suivi du temps : suivez le temps passé sur chaque tâche.
  • Gestion budgétaire : créez des budgets prévisionnels et comparez-les avec les coûts réels de vos projets.
  • Gestion des demandes: gérez et approuvez simplement les nouvelles demandes de projets.
  • Gestion des ressources: gérez en quelques clics la disponibilité de vos ressources humaines et matérielles, la charge de travail de votre équipe et l’évolution de ses compétences.
  • Portfolio management : suivez facilement vos portefeuilles de projet dans un tableau de bord dynamique.
  • Gestion documentaire : vos recherches de documents sont facilitées et vous pouvez retrouver toutes les anciennes versions d’un document en seulement quelques clics.
  • Alertes : recevez des notifications, des alertes et des rappels pour ne rien manquer (modifications, échéance d’une tâche, etc.).

 

En utilisant un bon outil, vous serez plus efficace et vous gagnerez du temps dans la réalisation de vos reportings.

 

Pour conclure

Le reporting est une tâche nécessaire au bon fonctionnement de l’entreprise car il facilite la prise de décisions. Cependant, pour éviter qu’il ne se transforme en corvée chronophage, vous devez vous poser les bonnes questions, mettre en avant des indicateurs pertinents pour votre audience et utiliser un outil adéquat.

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