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août 2017

Qu'est-ce que la méthodologie Benefits Realisation ?

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La plupart des chefs de projet pensent qu'un projet est une réussite lorsqu'il a atteint les objectifs fixés et a été délivré dans les délais, en respectant le budget et les ressources alloués. Ils croient leur mission achevée une fois le rapport de clôture terminé. Pourtant, le travail n'est pas tout à fait fini.

Trop souvent, le produit ou le service fourni n'est jamais utilisé ou mis en place par le client. Et cela constitue une véritable frustration ! Cette situation est due en partie au manque de temps, d'énergie et d'enthousiasme de l'équipe ou de l'entreprise qui a délivré le projet, souvent trop occupée à s'attaquer au nouveau gros projet qui suit.

La vérité, c'est que la plupart des projets considérés comme une réussite, n'ont jamais fourni les résultats ou les bénéfices initialement prévus.

La solution à ce problème s'appelle Benefits Realisation. Cette méthodologie fournit aux organisations un moyen de mesurer la valeur que procurent leurs projets à l'entreprise qui les utilisent. Elle a été développée pour aider les organisations à gérer efficacement les retombées de leurs projets.

L'une des principales raisons pour lesquelles les organisations entreprennent des changements est pour obtenir des bénéfices. Un bénéfice est un impact positif et mesurable du changement. Les bénéfices sont définis comme étant des améliorations tangibles (économie d'argent, création d'emplois) ou intangibles (réputation de l'entreprise ou amélioration du moral des employés), quantifiables et mesurables qui sont généralement exprimées en termes financiers ou en ressources, pouvant ainsi justifier des investissements dont l'organisation pourrait avoir besoin.

Les bénéfices sont le résultat de la réussite d'un projet et représentent la valeur créée pour le commanditaire du projet ou pour son bénéficiaire.

Principe

La méthodologie Benefits Realisation est un processus qui réalise, prépare et gère les bénéfices prévus à travers le changement.

Afin de mesurer les bénéfices d'un projet, l'approche Benefits Realisation fournit un ensemble de questions et de bonnes pratiques qui guide les professionnels de la gestion de projet en leur permettant de :

  • identifier les bénéfices du projet qui sont nécessaires à l'accomplissement des objectifs stratégiques. Ceux-ci sont généralement définis dans l'analyse de rentabilisation (business case).
  • Mettre en place la gestion des bénéfices afin de minimiser les risques pour les bénéfices futurs et de maximiser les chances d'obtenir des bénéfices supplémentaires ;
  • maintenir les bénéfices pour s'assurer que peu importe les résultats, le projet continuera de créer de la valeur.

Fonctionnement

Voici les 6 étapes pour de la mise en place de la méthodologie Benefits Realisation.

1) Créez une stratégie de gestion des bénéfices

Etablissez les grandes lignes qui déterminent comment votre projet va atteindre les bénéfices escomptés et comment ces bénéfices vont être gérés. Comment allez-vous mesurer ces bénéfices ? Qui sera en charge de cette tâche ? Pendant combien de temps allez-vous mettre en place un suivi des bénéfices ?

2) Identifiez les bénéfices et rattachez-les aux objectifs du projet

Les bénéfices doivent être alignés avec les objectifs stratégiques de l'organisation. Ils doivent être mesurables et quantifiables. Vous devez également définir comment ces bénéfices vont être suivis et mesurés (indicateurs et KPI) et à quel moment ils devraient apparaître.

Comme pour les tâches de votre projet, les bénéfices ont des dépendances. Déterminez les facteurs dont dépendent les bénéfices de votre projet. Quels sont les bénéfices que doit fournir votre projet ? Comment s'assemblent-ils tous pour délivrer un changement cohérent ?

3) Planifiez à quel moment les bénéfices apparaîtront

De la même façon que vous planifiez vos tâches sur un échéancier, planifiez le moment où vos bénéfices doivent apparaître. Certains livrables auront des bénéfices immédiats alors que d'autres pourraient prendre plus de temps avant que vous ne commenciez à voir des résultats tangibles. S'il est prévu que les bénéfices apparaissent une fois le projet terminé, vous devez déterminer qui sera responsable de l'enregistrement et du suivi. Il est important de mettre en lien cette étape avec la stratégie de gestion des bénéfices.

4) Mettez en place la gestion des bénéfices

Il est maintenant temps de mettre en œuvre le changement et de rendre ces bénéfices possibles.

5) Examinez les bénéfices obtenus

Analysez les bénéfices attendus et les résultats réels observés. Y-a-t-il une correspondance ? Vos plans de départ sont-ils toujours valides ? Assurez-vous que les bénéfices sont toujours en accord avec les objectifs et la stratégie de l'organisation, et suivez leur progression.

6) Identifiez de nouveaux bénéfices et ajustez les bénéfices existants

Une partie de la gestion de projet continue (ou le rôle du gestionnaire des bénéfices si le projet est terminé) est de voir si le changement peut aboutir à de nouveaux bénéfices. Y-a-t-il autre chose qui a été identifié comme une amélioration positive aux résultats du projet ? Quelles améliorations peuvent être délivrées pour optimiser les bénéfices actuels ?

C'est au chef de projet de travailler en étroite collaboration avec le client afin de s'assurer que le produit ou le service délivré soit adopté et correctement intégré à l'organisation, et que celle-ci puisse ainsi profiter des bénéfices engendrés.

Dès le lancement du projet, vous devez mettre en place un plan de réalisation des bénéfices. Il s'agit d'un document qui présente les tâches nécessaires à l'atteinte des bénéfices prévus. Ce document définit un échéancier, ainsi que les outils et les ressources nécessaires afin d'assurer que les bénéfices seront totalement réalisés dans le temps.

Dans le plan de réalisation des bénéfices, on trouve :

  • les différents bénéfices associés au projet ;
  • la façon dont vous allez atteindre chaque bénéfice ;
  • comment vous allez gérer la réalisation des bénéfices, en précisant comment les intégrer à l'organisation ;
  • Les processus et les différents indicateurs mis en œuvre pour suivre la réalisation des bénéfices ;
  • les moyens de communication et de gestion des risques ;
  • les rôles et les responsabilités requis pour gérer les bénéfices.

Pour résumer

L'objectif d'un projet est de créer un nouveau produit ou service. Mais ce que désire réellement le client, c'est les bénéfices que va lui apporter le nouveau produit ou le nouveau service. D'où l'importance d'identifier clairement les bénéfices attendus dès le démarrage du projet. Assurez-vous que les bénéfices prévus seront bien mis en place à la fin du projet grâce à la méthodologie Benefits Realisation.

 

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