Témoignage client Industrie : Siveco

« Planzone est un outil clé pour nous aider à structurer notre organisation dans un environnement très évolutif. Grâce à Planzone, nos consultants peuvent faire part de leur progrès en temps réel lorsqu'ils sont en déplacement chez nos clients à travers la Chine et l'Asie. Nos réunions d'équipe sont plus efficaces et nous pouvons nous concentrer sur les tâches à valeur ajoutée comme anticiper les problèmes avant qu'ils ne surviennent et optimiser le planning des ressources. Par ailleurs, utiliser Planzone est une manière de transposer les concepts de la gestion de projet dans le travail quotidien de notre équipe. Un modèle que nous trouvons beaucoup plus pertinent que les formations ou certifications fantaisistes ».

Un cœur de métier basé sur la gestion de projets

Basé à Shanghai depuis sa création en 2004, Siveco China est le plus grand cabinet de maintenance de Chine. Siveco China a développé une approche unique, basée sur l’utilisation d’outils technologiques, pour répondre aux besoins des propriétaires d’usines et d’infrastructures.

Siveco China intervient dans la gestion des installations et la prévention des risques à travers une gamme de services comprenant l’amélioration de la maintenance, le consulting et l’implémentation de GMAO (Gestion de Maintenance Assisté par Ordinateur). La société propose également une gamme de solutions innovantes très intuitives appelées bluebee® disponible en mode Cloud, en version mobile (tablette et smartphone) et compatible avec toutes les GMAO.

Consolider et synchroniser les plannings des chefs de projet

La gestion de projets au sein de Siveco China concerne avant tout l’utilisation de plannings, qui étaient jusqu’à lors créés avec Microsoft Project. Mais cette solution n’était pas suffisamment flexible et ne comportait pas toutes les informations nécessaires au suivi de l’activité des différents chefs de projet.

De même, il était difficile pour les consultants d’accéder à la dernière version du planning de leur projet s’il avait été mis à jour par le chef de projet lorsqu’ils étaient en déplacements.

« Notre besoin principal était de pouvoir centraliser et agréger les plannings de tous nos chefs de projets. Ceci afin de connaître leurs disponibilités et plans de charge, ce qui était impossible avec Microsoft Project. Cela engendrait beaucoup de redondances du même planning (conservé sur l’ordinateur du chef de projet, des consultants et transmis à nos clients) qui n’étaient plus à jour au premier retard ou changement ».

Centralisation, Simplicité et Collaboration

Face à l’accroissement du nombre de collaborateurs et de projets, l'entreprise a donc décidé de rechercher un nouvel outil capable de lui apporter la souplesse dont il avait besoin. C’est en effectuant une recherche sur Internet qu’il découvre Planzone et décide de l’introduire au sein du département projet de Siveco China. Avec Planzone, le département Projet atteint ses deux objectifs organisationnels :

• Les responsables peuvent facilement suivre l’état d’avancement des différents projets et connaître la charge de travail des chefs de projet
• Les chefs de projets peuvent accéder à tout moment au planning de leur projet et à ceux de leurs collaborateurs, et les avoir systématiquement à jour quelle que soit leur localisation.

« Les diagrammes de Gantt peuvent être consolidés grâce à la vue Multi-projets. C’est clairement le gros avantage de Planzone par rapport à ses concurrents, qui ne proposent pas cette fonctionnalité de façon aussi simple et conviviale ».

[Répartition de la charge des ressources sur l’ensemble des projets]

Seulement 6 mois après l’implantation de Planzone, Siveco China a vu naître plusieurs bénéfices dans sa gestion de projet :

• Centralisation des informations entre les responsables, les chefs de projet et les clients
• Garantie de toujours travailler sur la dernière version du planning
• Optimisation du plan de charge des équipes avec les feuilles de temps
• Amélioration du respect des délais grâce au suivi de l’avancement de chaque projet, groupé ou séparément
• Gain de temps avec la création de modèles de projet

« Les plannings de tous les projets sont facilement accessibles, aussi bien depuis nos bureaux que lorsque nous sommes en déplacement, par les consultants et les responsables de Siveco China. Il y a donc une sensibilité accrue sur le respect des délais. De plus grâce à la fonction Template, tous les chefs de projets ont des plannings sensiblement identiques qui correspondent parfaitement à nos procédures de travail ».

Une aide à l'obtention de la certification ISO 9001

« En tant qu'outil de centralisation des documents et de suivi du progrès, Planzone fait partie intégrant de notre système qualité et nous a permis d'atteindre rapidement la certification ISO 9001: 2008. Maintenant, Siveco Chine est fière d'être la seule entreprise en Asie certifié pour le conseil et la gestion de la maintenance et de la mise en œuvre GMAO ! ».