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février 2015

Réduire ses emails internes avec un outil de travail collaboratif

Témoignage client : société Wellness Training

felicite« Tous les échanges se font désormais sur Planzone, même sur des projets qui ne me concernent pas. Tout simplement car, le jour où j’ai besoin d’intervenir sur un sujet, je dois pouvoir en visualiser facilement l’historique. Je ne veux plus recevoir des centaines d’emails récapitulatifs ou être mise en copie ».

Le “mieux-être” en entreprise

Wellness Training installe et gère des Espaces de Remise en Forme dans les entreprises et anime des ateliers sur les thèmes de la prévention santé : sommeil, activité physique et nutrition.
L’objectif ? Améliorer la santé et le bien-être des salariés, pour le bénéfice de tous.
Les clients de Wellness Training sont principalement des grandes entreprises ou des tours multi-locataires situées en région parisienne, où les temps de trajet bureau/domicile sont souvent longs et le rythme de travail soutenu.

Un éloignement géographique mais des échanges de proximité

Wellness Training compte aujourd’hui 60 salariés ; 10 seulement sont basés au siège social. Les opérationnels, Top Managers et managers sont dans les Espace Forme.

Pour faire remonter les informations courantes et problèmes liés à leur salle, à leur responsable et au siège, les managers utilisaient l’emailing : incidents, informations et tâches étaient ensuite répertoriés dans Excel.

La vie courante d’un Espace forme implique de nombreux interlocuteurs (l’entreprise, le manager, le top manager, le siège et bien sûr les adhérents) et donc un nombre important d’échanges croisés d’informations, de travaux et de validations. C’est par exemple le cas pour des changements de planning de cours ou des animations saisonnières.

Ces process logiques et linéaires peuvent perdre en efficacité s’ils ne sont pas intégrés dans un environnement structuré. Wellness Training, dont le développement s’accélère depuis quelques années, a fait le constat d’une perte de temps et d’information lié à un modèle classique d’échange d’information et a opté pour un outil de gestion de projet collaboratif.

Remplacer les outils classiques par une solution centralisée

C’est Félicité des Nétumières, Directrice Associée de Wellness Training, qui a pris la décision d’intégrer l’outil Planzone et qui l’a déployé dans le réseau.

Pour introduire Planzone, elle est partie d’un argument simple : « au lieu d’envoyer un email pour expliquer votre problème, créez une tâche ! » :

(Comparaison email > Tâche Planzone)

  • Objet > Nom de la tâche
  • Corps > Commentaire
  • Expéditeur > Assigné et/ou personne qui reçoit la notification

Elle a imposé ce changement à tous en arrêtant de répondre aux mails classiques dont l’inflation empêchait un travail efficace pour elle et pour l’ensemble de l’entreprise (elle recevait en moyenne 3 000 messages par mois).

De même pour les documents, les salariés ne les échangent plus par email mais les stockent tous dans Planzone : « au lieu d’envoyer un document par email, stockez-le dans Planzone et liez-le à votre tâche ! ».
Autre application pratique de Planzone : il n’existe désormais plus de comptes rendus de réunions d’équipe. Les tâches sont créées en temps réel dans l’outil. A l’issue de la réunion, « chacun sait ce qu’il doit faire et dans quel délais ».

Des échanges simplifiés pour une meilleure organisation de travail

Les salariés sont devenus rapidement autonomes, ils peuvent échanger plus facilement entre eux et aussi avec la Direction. La circulation de l’information est beaucoup plus fluide et l’assignation de tâches peut désormais aller dans les deux sens. La notion de hiérarchie à moins de place dans l’outil.

« Planzone est facile à comprendre et à utiliser. Les salariés ne perdent plus de temps à chercher ce qu’ils doivent faire, ce qui leur permet réaliser au mieux leur mission. Ils sont plus efficaces et font des choses plus intéressantes. »

C’est également l’avis de Pascale Wahba, Top Manager chez Wellness Training, responsable de quatre Espaces Forme à la Défense.

pascale« Avant Planzone, nous listions sur papier ce que nous devions faire sur une période donnée. Nous faisons désormais la même chose mais Planzone a rendu l’exercice beaucoup plus pratique. En planifiant nos tâches sur l’interface, nous pouvons anticiper ce qui doit être traité dans la journée, dans la semaine ou dans le mois, le tout complété par des documents pour enrichir l’information. On y intègre aussi tous nos événements et surtout, nous pouvons partager facilement les informations liées à chacun en y impliquant les différentes personnes concernées.
Avec Planzone, on a vraiment une visibilité de tout ce qui se passe dans les centres : on ne perd plus l’information et donc on gagne du temps.
».

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