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mai 2017

6 bénéfices des feuilles de temps pour votre projet

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En management de projet, le temps est un élément précieux qui doit être mesuré précisément et géré efficacement afin d'éviter les problèmes. Pour une gestion de projet réussie, la feuille de temps (timesheet en anglais) est un outil indispensable. Utile aux chefs de projet comme à ses collaborateurs, elle permet un meilleur suivi du projet en offrant une visibilité sur la charge de travail de chacun des membres de l'équipe projet, sur les coûts et donc sur la rentabilité du projet.

Qu'est-ce qu'une feuille de temps ?

La feuille de temps se présente sous forme de tableau dans lequel chaque collaborateur remplit, au fur et à mesure, le temps qu'il passe sur une tâche. Cela permet au chef de projet de voir la charge de travail de chaque membre de l'équipe, le temps restant pour chaque activité et de comparer les efforts planifiés avec les efforts réels.

La feuille de temps permet ainsi une meilleure répartition des efforts requis et évite les mauvaises surprises liées à des échéances irréalistes. L’information est disponible en temps réel dès qu’elle est saisie, permettant à l'équipe projet de mieux respecter les délais et le budget.

Découvrez les différents bénéfices de l'usage de la feuille de temps dans la gestion de vos projets.

Identifier le temps nécessaire pour chaque tâche

La feuille de temps vous permet d'identifier le temps nécessaire à l'accomplissement d'une activité. Cela n'est pas toujours facile à déterminer car plusieurs collaborateurs peuvent travailler sur la même tâche. Grâce à la feuille de temps, chacun saisit les heures travaillées sur chaque tâche et la somme des heures s'effectue automatiquement. Vous connaissez donc le temps total nécessaire à la réalisation de toutes les tâches du projet.

Avec cette information, vous devenez meilleur dans la gestion du planning. Ainsi, vous êtes en mesure de planifier, gérer et contrôler plus efficacement votre projet et ses activités. De plus, connaître le temps que prend l'accomplissement des différentes tâches vous aidera grandement dans la planification de vos prochains projets.

Connaître la charge de travail de vos collaborateurs

La feuille de temps est un excellent moyen d'identifier les disponibilités des membres de l'équipe projet. Vous savez précisément quelle tâche est attribuée à quel collaborateur, et vous connaissez la quantité de temps déjà passée sur la tâche ainsi que le temps qu'il reste avant son échéance.

Certains de vos collaborateurs se plaignent de faire des semaines de 50 heures et plus ? Allégez leur charge de travail en demandant à des collègues plus disponibles de leur venir en aide.

Si malgré sa productivité et son organisation, votre équipe continue de faire des heures supplémentaires, cela signifie que la charge de travail est trop importante ou qu'elle est mal répartie. Il est alors nécessaire de recruter de la main d'oeuvre supplémentaire afin de vous aider à réaliser le projet dans les délais. Les feuilles de temps constituent une preuve de cette surcharge de travail et permettent de justifier votre demande auprès de vos responsables.

Etablir le coût réel du projet

Il est important de connaître les différents frais rattachés à votre projet afin de savoir ce qu'il coûte réellement et s'il est rentable. Parmi les différents coûts, on distingue notamment les dépenses matérielles, les frais de fournisseurs et le coût de la main d’œuvre interne. Cette dernière catégorie est la plus difficile à suivre car vos collaborateurs ne travaillent pas forcément à 100% sur votre projet durant la journée. En effet, ils peuvent aussi être mobilisés sur d'autres projets, suivre une formation ou effectuer des tâches administratives. D'où l'importance de saisir les heures réellement passées à travailler à l'avancement de votre projet. Ainsi, vous pouvez savoir ce que coûte votre projet en temps réel, à partir du temps passé, et cela à tout moment pendant le déroulement du projet.

Comparer les efforts planifiés avec les efforts réels

La feuille de temps est l'outil idéal pour comparer votre planification avec la réalité. Puisque chaque membre de l'équipe saisit le temps réel travaillé sur les différentes tâches du projet, vous savez si vos estimations de départ étaient correctes ou non. Vous pouvez ainsi analyser les écarts  observés et en déterminer les causes. Cela vous permet d'apprendre et d'être plus efficace dans la planification et l'estimation de la durée des différentes activités lors de vos prochains projets.

Anticiper les retards

Comme évoqué précédemment, grâce à la feuille de temps, vous suivez et vous analysez le temps passé sur chacune des tâches de votre projet. Vous savez lorsqu'une tâche approche de son échéance et quel est son niveau d'accomplissement. De cette façon, vous pouvez anticiper les retards en répartissant les tâches urgentes sur des collaborateurs qui sont plus disponibles. La feuille de temps vous permet donc de gérer efficacement vos ressources et d'agir pour éviter les retards.

Augmenter la concentration et la productivité de l'équipe

Le but de la feuille de temps n'est pas de scruter minutieusement le travail de vos collaborateurs. Cependant, le fait de savoir que leurs heures sont comptées augmente leur concentration sur le travail à accomplir et réduit les distractions. C'est aussi un bon moyen de les encourager à respecter les délais et les échéances.

La feuille de temps permet également à votre équipe de mieux gérer son temps de travail et donc d'être plus efficace et plus productive. Autre bénéfice : certains de vos collaborateurs voudront augmenter leur performance et développer de nouvelles compétences afin d'améliorer le temps passé sur chaque activité.

En résumé

Les avantages d'utiliser quotidiennement la feuille de temps sont nombreux. Chaque membre de l'équipe est responsable de ses heures travaillées et le chef de projet a une visibilité sur les coûts, les activités et la rentabilité du projet. Surtout, évitez de vous servir des feuilles de temps pour surveiller vos collaborateurs, ce qui nuirait à la mise en place d'un environnement de confiance.

Vous allez aimer utiliser les feuilles de temps, découvrez pourquoi.

 

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