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septembre 2017

Comment réduire le nombre d'outils liés à la gestion de projet ?

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Organisation des tâches, suivi de l'évolution du projet, identification des causes d'un problème, gestion des ressources, etc. Les responsabilités d'un chef de projet sont nombreuses et variées.

Avec le développement d'Internet et l'essor des nouvelles technologies, un nombre grandissant d'outils et de méthodes se sont ajoutés à ceux déjà existants, afin de simplifier la gestion de projet au quotidien pour le chef de projet et son équipe. Ces différents outils permettent de cadrer les projets dès leur initialisation et tout au long de leur cycle de vie. Pratiques, ils vous facilitent la vie, mais à en utiliser trop, vous pouvez perdre du temps à jongler entre les différents outils.

Découvrez les outils indispensables pour une gestion de projet efficace et la solution pour réduire la quantité des outils que vous utilisez.

Les différents outils de gestion de projet

Ces outils vous aident à gérer efficacement un ou plusieurs projets simultanément et à garantir leur succès. Simples et faciles d'utilisation, ils doivent faciliter la vie de l'équipe projet et ne pas lui faire perdre de temps. Généralement, chaque tâche possède son outil dédié pour la simplifier.

Planifier et suivre l'avancement du projet

Tout chef de projet qui se respecte connaît le diagramme de Gantt. C'est l'outil de planification par excellence, indispensable pour planifier les différentes tâches du projet et visualiser leur avancée en temps réel. Il s'agit d'un tableau de bord qui vous donne une vision globale de la progression de votre projet, des prochaines échéances et de l'avancement des différentes tâches.

Prioriser les tâches

Pour être performant et productif, il est important de prioriser les différentes tâches de votre projet. Pour cela, vous devez d'abord savoir faire la différence entre ce qui est urgent et ce qui est important. La matrice d'Eisenhower est un très bon outil d'analyse permettant de classer les tâches selon qu'elles soient importantes et/ou urgentes.

Gérer les tâches

Pour ne pas oublier une tâche et savoir où vous en êtes, vous avez besoin de check-lists ou listes de contrôle et de to-do lists. Grâce à ces outils, vous savez ce que vous devez faire, quand et avec qui. Vous pouvez définir la date de début et la date de fin de chaque tâche ainsi que le temps alloué. Vous maîtrisez ainsi parfaitement la gestion de vos tâches.

Gérer le temps

Le temps est un facteur déterminant dans la réussite d'un projet. Bien le mesurer est donc essentiel. Pour cela, les feuilles de temps sont l'outil idéal.

Contrairement aux idées reçues, les feuilles de temps sont un excellent outil de suivi de projet. Elles offrent une visibilité sur la charge de travail de chacun des membres de l'équipe projet et donnent au chef de projet une visibilité sur les coûts, les activités et la rentabilité du projet. Vous allez aimer utiliser les feuilles de temps.

Identifier les causes d'un problème

Parce que gérer un projet est loin d'être un long fleuve tranquille, vous allez devoir faire face à des aléas et des problèmes. Afin de trouver les causes d'un problème auquel vous êtes confronté, il existe plusieurs méthodes comme le diagramme d'Ishikawa ou la méthode des 5 P.

Réaliser le suivi budgétaire

Pour assurer le succès de votre projet, vous devez suivre l'évolution du budget alloué avec précision. Pour cela, il faut vous équiper d'un outil performant qui vous permet de suivre l'évolution du budget en temps réel et ainsi de prendre les mesures nécessaires en cas de dépassement.

Faciliter la collaboration

Autres facteurs de réussite d'un projet : la communication et la collaboration entre les membres de votre équipe. Les messageries collaboratives et les calendriers en ligne permettent à l'équipe de communiquer et de collaborer plus facilement.

Partage d'informations

Pour travailler de façon efficace, il est essentiel de simplifier le partage de documents, de les regrouper sur une même plateforme accessible à tous les acteurs concernés et de travailler systématiquement sur la dernière version.

Trop d'outils ? Choisissez le logiciel de gestion de projet

Chacun de ces outils a son utilité et son importance. Vous ne pouvez donc pas en éliminer un au profit d'un autre. Le problème, c'est qu'avec cette quantité d'outils différents, vous passez plus de temps à jongler d'un outil à l'autre plutôt qu'à travailler réellement sur votre projet.

La solution ? Passez au logiciel de gestion de projet. Tel un couteau suisse, il regroupe tous les outils dont vous avez besoin pour mener à bien votre projet. Aujourd'hui, on ne compte plus le nombre de logiciels de gestion de projet disponibles : gratuit ou payant, en ligne ou autonome, avec un nombre de fonctionnalités plus ou moins étendu. Cet outil est devenu indispensable pour gérer et suivre efficacement vos projets. Découvrez les bénéfices de la mise en place d'un logiciel de gestion de projet dans notre article dédié.

Par exemple, Planzone vous offre tous les outils collaboratifs nécessaires pour organiser votre projet et vos tâches, et ainsi travailler efficacement en équipe, le tout sur une seule et unique plateforme :

  • Diagramme de Gantt
  • Gestion des ressources
  • Gestionnaire de tâches
  • Partage de documents
  • Espace Wiki
  • Messagerie collaborative
  • Calendrier de projet
  • Tableau de bord de projet
  • Gestion multi-projet
  • Feuilles de temps
  • Rapport de projet

Ces logiciels permettent généralement d'automatiser des tâches de sauvegarde et/ou de la gestion du temps. Ainsi, vous vous libérez l'esprit des tâches contraignantes pour vous concentrer sur les tâches qui contribuent à l'avancée de votre projet.

Pour conclure

La planification et le contrôle sont deux facteurs essentiels au bon déroulement d’un projet. Il existe une grande variété d'outils pour vous aider à planifier et à suivre la progression de vos projets au quotidien. Mais plutôt que d'utiliser toute une palette d'outils, facilitez-vous la vie et optez pour le logiciel de gestion de projet !

 

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