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Gestion de projet

Comment créer une culture projet pour votre organisation ?

La culture projet est un élément essentiel pour réussir vos projets. Découvrez comment implanter une culture projet dans votre organisation.


Aujourd’hui, le mode projet gagne du terrain. Il a même tendance à prendre le pas sur les méthodes de management classiques. Certes, certaines entreprises travaillent depuis longtemps selon cette approche. Elle reste cependant encore très nouvelle pour beaucoup d’autres. 

Le management par projet implique de structurer son organisation et d’adapter ses règles de fonctionnement en fonction des projets à accomplir. Chaque tâche réalisée doit être un pas vers l’objectif à atteindre. Fonctionner en mode projet signifie, par conséquent, que la structure et ses différents services doivent modifier leur façon de travailler. 

De nouvelles méthodes et de nouveaux outils sont adoptés. Les différentes phases des projets sont standardisées, tout comme les points de contrôle, les indicateurs et les modalités de suivi.

Le pilotage d'un projet est un véritable métier. Devenir chef de projet ne s’improvise donc pas. Vous devez effectivement connaître et maîtriser plusieurs méthodes et de multiples outils. Il s’agit de savoir les utiliser habilement, en fonction des projets dont vous avez la responsabilité. Vous devez aussi gérer efficacement les ressources humaines, financières et matérielles à votre disposition pour atteindre vos objectifs dans les délais requis.

Pour réussir vos projets, vous allez donc avoir besoin de mettre en place une culture de projet au sein de votre équipe, voire même de votre organisation.

Qu’est-ce que la culture projet ?

La culture projet, ou “project culture” en anglais, est en quelque sorte le mode d’emploi pour réussir vos projets. Elle permet de définir le type de décisions à prendre et de guider les actions à réaliser. Elle aide aussi à identifier la meilleure manière de communiquer entre les différents acteurs. 

Quels sont les bénéfices d’une culture du projet ? Une des statistiques les plus surprenantes sur la gestion de projet relève de son taux d'échec. 18% des projets échouent. 43% aboutissent par ailleurs, mais en ayant rencontré des retards, des dépassements budgétaires ou une livraison produit incomplète. 

Derrière ces ratés, se cache généralement la difficulté à mettre au point une méthodologie partagée entre les différents acteurs, ou entre les services. Les échecs s’expliquent aussi par des ressources humaines trop peu intégrées à la logique de project management

La culture de projet répond à ces problématiques. Elle guide le comportement et l’état d’esprit des membres de l’équipe projet. Elle englobe, en fait, les valeurs, les normes, les symboles et les attitudes que va adopter l’ensemble de la structure pour réussir ses projets.

Si la culture de projet est aussi décisive en gestion de projet, c’est aussi parce qu’elle permet de catalyser la stratégie de l’organisation et de développer l’esprit d’équipe. Une forte culture projet guide les comportements individuels. Une même personne placée dans des entreprises différentes agit et travaille ainsi différemment en fonction de la culture mise en place.

Comment implanter une culture projet dans votre entreprise ?

Mettre en place une culture projet au sein de votre équipe représente un enjeu à la fois méthodologique et managérial. Vous devez encourager vos collaborateurs à penser en mode projet et leur donner les clés pour réussir.

Pour instaurer une culture du projet, votre “team” doit s’imprégner de celui-ci. Il faut que les participants maîtrisent son nom, ses objectifs, son langage et sa raison d’être. Le groupe doit aussi adhérer à votre vision. Il est par ailleurs essentiel qu’il connaisse les principes de la gestion de projet, les méthodologies et les outils à utiliser.

Les bases de la “project culture” sont donc :

  • la collaboration ; 
  • la communication ;
  • l’implication et la responsabilité de chacun ;
  • le respect du travail et du savoir-faire de chacun ;
  • l’atteinte des objectifs du projet.

Découvrez les 4 étapes pour instaurer une culture projet au sein de votre structure.

1) Faire adhérer les équipes

Dès le lancement du projet, définissez clairement votre vision afin de permettre l’adhésion, l’engagement et la loyauté des collaborateurs et des parties prenantes.

Déterminez quelles sont les attentes et les objectifs à atteindre. Évoquez aussi les limites et les risques. N’oubliez pas, enfin, de préciser les bénéfices attendus du projet pour tous : entreprise, équipes et parties prenantes. Il peut s’agir de vaincre la concurrence, d’augmenter le chiffre d'affaires, de réduire les coûts ou la pénibilité, etc.

Précisez également en quoi la participation à un tel projet est bénéfique pour vos collaborateurs. Vont-ils développer de nouvelles compétences ? Acquérir des expériences ? C’est ainsi que vous posez les premières pierres de la culture du projet.

La réussite de votre culture de la gestion de projets va aussi dépendre de votre stratégie du relationnel. Un chef de projet qui incarne des valeurs humaines fortes et crédibles a plus de facilité à motiver le groupe. Sa prise en compte du facteur humain maintient la cohésion. C’est aussi cette qualité qui simplifie l’acceptation du changement. Pour cela, il convient bien sûr de mettre en place une stratégie RH solide, qui valorise les savoir-faire de chacun et leurs montées en compétences. 

2) Définir les rôles et le type de pilotage

Déterminez le rôle et les responsabilités de chaque membre de l’équipe. Définissez ensuite les méthodes privilégiées pour piloter le projet. Ce choix méthodologique doit prendre en compte le niveau de maturité des ressources humaines dans la connaissance et la maîtrise de cette méthode. 

La réussite de la démarche passe donc aussi par la formation. Formez les participants à la méthode choisie, voire aux nouveaux rôles qu’ils vont endosser. 

3) Favoriser la communication et la collaboration

La culture projet passe par une communication transparente et honnête. En tant que chef de projet, vous devez dire à votre équipe ce que vous attendez d’elle. Félicitez chacun. Recadrez avec bienveillance lorsque quelqu’un n’est pas sur la bonne voie. 

En transmettant des instructions claires et précises, vous aurez un groupe performant. Celui-ci dispose des moyens nécessaires pour répondre efficacement aux attentes et aux exigences du commanditaire du projet.

Restez par ailleurs disponible pour répondre à toutes les questions sur le projet, mais aussi sur le fonctionnement en mode projet. 

Favorisez également la collaboration entre les membres de l’organisation. Pour être efficaces et productifs, les collaborateurs doivent travailler ensemble et s’entraider. La gestion de projet est une discipline de réussite collective. La collaboration fait donc partie intégrante de la culture de projet.

4) Utiliser des outils adaptés à votre gestion de projets

Diagramme de Gantt, feuilles de temps, calendrier de projet, logiciel de gestion de projet, etc. La “project culture” impose d’utiliser des outils adaptés à la gestion de projet. Pour vous simplifier la vie, une solution de gestion de projet rassemble les outils incontournables pour gérer efficacement tous types de projet.

En la matière, quelques fonctionnalités se distinguent par leur capacité à booster la communication entre collègues, même à distance : 

  • des reportings lisibles et concis. Ils doivent être compréhensibles en un coup d’œil, mais permettre aussi l’inspection de détail ; 
  • des tableaux de bord exhaustifs, qui aident chaque acteur à s’y retrouver dans son projet et ses interactions avec les autres projets et tâches. Ces tableaux de bord doivent être personnalisables pour bien s’adapter à votre culture du projet ; 
  • un outil de gestion de tâches type “to-do” à cocher, associable à des jalons projets, des commentaires ou des fichiers, pour que tout le monde s’y retrouve ; 
  • la possibilité de créer des modèles types de projet. Ces templates facilitent le quotidien des équipes, tout en uniformisant le travail autour de votre méthode. 

Il faut également que l’outil de gestion de projet pour lequel vous optez s’adapte à la méthode de gestion de projets qui vous correspond. La méthode Agile a le vent en poupe, mais elle ne convient pas à tous les projets, ni à tous les secteurs. La solution digitale qui porte votre project culture doit être personnalisable. 

Former les équipes à utiliser ce logiciel fait par ailleurs partie de la culture projet. En ce sens, le choix doit se porter en priorité sur un outil de gestion de projets accessible et intuitif. Les personnes les moins à l’aise avec l’outil informatique doivent pouvoir le manier sans problème. Idéalement, il faut aussi que l’éditeur propose de courtes formations à son outil, pour favoriser l’adhésion de tous.

Pour résumer

Comment reconnaît-on le bon chef de projet ? C’est celui ou celle qui crée une culture dont toute l’entreprise sera fière. Vous devez manager les collaborateurs dans le but de créer une cohésion d’équipe et de les fédérer. Objectif : une équipe prête et motivée à s’engager dans vos projets.

Valorisez les efforts, encouragez la collaboration et soyez transparent. La culture du projet est un élément indispensable au succès de vos projets.

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Méthodologies gestion de projet

 

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