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janvier 2017

7 étapes indispensables pour un lancement de projet réussi

etapes pour un lancement de projet reussi

Le lancement d’un projet peut ressembler à une route semée d’embûches. Le secret ? Etre bien organisé afin de planifier son lancement de projet le plus efficacement possible.

Pour vous aider, comparez le lancement de projet à la construction d’une maison. Si vous commencez par essayer de poser le toit et les fenêtres, sans avoir bâti les fondations et les murs, vous n’arriverez à rien.

Un projet se construit petit à petit en suivant les étapes dans l’ordre, sans se précipiter et avec une équipe compétente.

Voici les sept étapes pour réussir votre lancement de projet.

1) Définissez votre projet

Combien d’étages votre maison comportera-t-elle ? Quel sera le nombre de pièces ? Combien de fenêtres ? Pour construire la maison de vos rêves, vous avez besoin de plans précis. Il en est de même pour un projet.

Quelle est votre vision du projet ? Quels sont vos attentes et les objectifs à atteindre ?

Vous devez définir clairement et précisément votre projet. Vos attentes doivent être réalistes et précises. Une vision concrète permet de s’adapter aux aléas et aux imprévus. Pour que vous et votre équipe sachiez dans quelle direction vous allez, déterminez quels sont :

  • Les enjeux ;
  • Les objectifs ;
  • Les limites et les risques ;
  • Les moyens ;
  • Le budget ;
  • Les compétences à mettre en œuvre ;
  • Les rôles et les responsabilités de chacun.

C’est cette vision claire du projet qui va susciter l'adhésion, la loyauté et l'implication de votre équipe projet.

2) Choisissez votre équipe

Pour la construction de votre maison, vous avez besoin de personnes qualifiées pour réaliser les différentes tâches : un plombier, un électricien, un charpentier, un maçon, etc…

En gestion de projet, c’est la même chose. En tant que chef de projet, vous êtes le chef d’orchestre et vous avez besoin de personnes aux compétences différentes pour mener à bien votre projet.

N’oubliez pas que l’équipe ainsi constituée va travailler ensemble jusqu’à la fin du projet. Ensemble, les membres de l’équipe vont vivre de bons moments, mais aussi des moments difficiles de stress et de tensions. Une bonne entente au sein de l’équipe est donc essentielle pour une meilleure collaboration et la garantie de réussir votre projet.

Enfin, définissez clairement les rôles et les tâches de chacun : gardien du temps, gestionnaire du budget, chargé des relations extérieures, etc…

Assurez-vous aussi que votre équipe est suffisamment expérimentée et formée.

3) Etablissez un plan d’action

Vous avez défini votre vision et assemblez votre équipe, il est temps d’élaborer votre plan d’action.

Pour réaliser votre projet, vous avez besoin d’un guide pour avancer et atteindre vos objectifs étape par étape. Le plan d’action permet de définir un cadre, d’organiser, de planifier et de mettre en place l'ensemble des moyens nécessaires à l’atteinte des objectifs fixés. Il s’agit de la transformation de vos idées et réflexions en éléments concrets et opérationnels.

Le plan d’action vous donne une vision globale sur l’avancement du projet : les tâches à accomplir, les moyens humains et financiers et les délais.

Utilisez le diagramme de Gantt, un excellent outil de planification, parfait pour visualiser l’avancement des différentes tâches à effectuer dans la réalisation de votre projet.

N’hésitez pas à impliquer votre équipe dans la construction du plan d’action pour une meilleure appropriation du projet. L’équipe doit savoir ce que vous attendez d’elle dès le départ.

4) Sélectionnez les bons outils

Un plombier, un électricien, ou un maçon a besoin des outils adéquats pour faire correctement son travail. En gestion de projet, le chef de projet et ses collaborateurs ont aussi besoin des bons outils pour être performants et efficaces.

Une excellente communication entre les différents acteurs du projet est primordiale. Aujourd’hui, il existe de nombreux outils qui facilitent la communication en particulier, et la gestion de projet en général. C’est le cas des logiciels de gestion de projet collaboratifs.

Suivi et coordination de l’évolution du projet, centralisation de l’information, simplification des échanges, transparence et visibilité… Leurs avantages sont nombreux. Leur vrai plus ? Ils favorisent le travail collaboratif et vous font gagner du temps.

5) Définissez votre mode de pilotage

Pour atteindre votre objectif, vous pouvez choisir différentes méthodes de gestion de projet. On en distingue principalement deux catégories :

  • Les méthodes traditionnelles, dites en cascade ;
  • Les méthodes Agiles.

Dans les méthodes classiques, vous et votre équipe travaillez sur la totalité du projet en suivant le cahier des charges du client. Vous vous engagez ainsi sur un planning précis qui laisse peu (voire pas) de place aux imprévus et aux changements.

C’est comme si, après avoir choisi votre maison sur plan, vous récupérez les clés une fois qu’elle est terminée, sans jamais avoir visité le chantier.

Dans les méthodes Agiles, l’interaction avec le client est plus importante. Le projet est découpé en mini-projets qui sont validés par le client. Les imprévus et les changements sont possibles et le client peut faire évoluer son projet au fur et à mesure.

Non seulement vous suivez la construction de votre maison, mais en plus, vous pouvez changer des éléments en cours de route.

La méthode agile est d’ailleurs une des tendances à suivre en 2017.

Alors, êtes-vous plutôt méthode traditionnelle ou méthode agile ?

6) Valorisez le travail d’équipe

En gestion de projet, le travail en équipe est l’élément clé qui détermine la réussite ou l’échec d’un projet. Bien gérer son équipe est donc important, savoir en tirer le meilleur est essentiel.

Veillez à entretenir la motivation de votre équipe pendant toute la durée du projet. Pour cela, vous devez susciter l’adhésion. Vos collaborateurs doivent partager une vision commune et sentir que leurs compétences vont être utilisées à bon escient. Il est donc important que chacun sache comment il contribue à l’objectif global.

Enfin, soyez attentif à chacun des membres de votre équipe : identifiez leurs besoins et reconnaissez les efforts fournis.

7) Apprenez de vos erreurs

Ne négligez pas l’étape importante du bilan de fin de projet.

Avec votre équipe, prenez le temps de dresser le bilan du projet : quelles sont les bonnes pratiques à retenir et les erreurs à éviter.

Revenez sur les résultats obtenus et écoutez les retours d’expérience de vos collaborateurs. Dressez une liste de ce qui a fonctionné et de ce qui n’a pas fonctionné. Cela vous permettra d’éviter de reproduire ces erreurs lors de vos prochains projets.

Apprenez de vos erreurs plutôt que de les nier : c’est le meilleur moyen de s’améliorer en gestion de projet.

En résumé

Le lancement d’un projet ne s’improvise pas, mais se prépare soigneusement. Soyez organisé, entourez-vous d’une équipe compétente et sachez la garder motivée, armez-vous d’outils efficaces et choisissez votre méthode de gestion de projet.

Suivez ces sept étapes pour un lancement de projet réussi.

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