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janvier 2017

Quelles informations un chef de projet doit avoir sur son projet ?

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Comme le cuisinier a besoin de connaître les ingrédients et les ustensiles nécessaires, le temps de cuisson et le nombre de personnes à servir pour réussir son plat, le chef de projet doit avoir toutes les informations nécessaires en main pour gérer efficacement son projet.

S’il manque un ingrédient, ou un outil, s’il ne connaît le temps de cuisson, alors sa recette sera ratée ou différente de la recette initiale. Il en est de même en gestion de projet. Avoir la bonne information au bon moment déterminera la réussite ou l’échec d’un projet.

Etre bien informé est donc essentiel et vous permet d’être performant et productif. Mais surtout cela signifie une économie de temps, d’argent et de ressources. Car vous le savez, un retard dans les délais aura forcément des conséquences financières.

Tout commence donc avec le cahier des charges qui contient toutes les informations dont le chef de projet a besoin pour réaliser son projet.

Dans un projet, les informations les plus importantes sont :

  • les objectifs,
  • le planning
  • le budget et les coûts,
  • les ressources,
  • les risques,
  • la collaboration.

Voici donc les informations indispensables que le chef de projet doit connaître et maîtriser pour gérer son projet le plus efficacement possible.

Le contexte, les enjeux et les objectifs

Il s’agit de la colonne vertébrale de tous projets. Impossible de démarrer un projet sans avoir ces informations indispensables au préalable.

Dans quel contexte s’inscrit ce projet ? Quels en sont les enjeux ? Quels sont les objectifs à atteindre ? Connaître ces éléments, c’est connaître la direction que vous et votre équipe allez prendre, savoir pourquoi vous faites ce projet.

Une fois ces éléments définis, vous aurez une vision claire et précise de votre projet.

Le planning

Maintenant que les objectifs sont définis, il est temps d’établir le planning prévisionnel. Il s’agit d’une étape incontournable et cruciale dans la gestion de projet. Cela vous permet :

  • d’identifier les tâches à réaliser ;
  • de définir les moyens à mettre en œuvre ;
  • de concevoir le planning de référence du projet ;
  • d’anticiper les risques et de les prévenir.

Autant d’informations cruciales au bon déroulement d’un projet.

Elaborer le planning prévisionnel vous permet également de suivre l’avancement des tâches et de connaître la charge de travail des membres de votre équipe.

Impliquez votre équipe à l’élaboration du planning car chacun des membres sera capable d’estimer le temps nécessaire à l’accomplissement des tâches qui lui sont assignées.

Votre planning doit être mis à jour quotidiennement. Pour cela, utilisez le diagramme de Gantt, un outil de planification efficace.

Le coût et le budget

Il est essentiel de savoir quel est le budget alloué à votre projet et quels sont les coûts générés par sa réalisation.

Pour assurer la réussite du projet, vous devez suivre les coûts et les éventuels dépassements de budget. Pour cela, établissez un budget prévisionnel : il s’agit de prévoir toutes les dépenses et les recettes liées au projet.

Cela vous permet d’avoir une vue complète sur le budget, et ainsi de prendre les bonnes décisions au bon moment.

Pour préparer votre budget prévisionnel, listez les coûts directs et indirects de votre projet.

Les coûts directs :

  • Les salaires des ressources humaines mobilisées en interne sur le projet (vous inclus) ;
  • Le coût des ressources humaines externes, comme un consultant ;
  • Le coût d’achat ou de location de matériel spécifique ;
  • Les frais de déplacement.

Les coûts indirects :

  • Les frais généraux (ou frais de fonctionnement) ;
  • Les frais de gestion.

Construisez un budget réaliste et n’oubliez qu’il peut évoluer.

Les ressources

Pour l’accomplissement de votre projet, vous avez besoin de ressources humaines et matérielles.

Concernant les ressources humaines, vous devez être en mesure de choisir les bonnes compétences correspondantes à chaque tâche à accomplir. Ensuite, durant la réalisation du projet, soyez attentif à la charge de travail et aux disponibilités de chacun des membres de l’équipe.

Echangez régulièrement avec votre équipe lors de réunions ou d’entretiens individuels afin d’obtenir des informations à jour sur l’avancée du projet. Cela vous permet également de prendre la mesure de la motivation, de l’engagement et de l’implication de vos collaborateurs dans le projet. Une équipe motivée et engagée est la clé de la réussite du projet.

C’est votre rôle en tant que chef de projet de créer une bonne ambiance de travail et de favoriser le travail d’équipe.

Les risques

En gestion de projet, il est impossible de tout prévoir. Cependant, il est néanmoins possible d’identifier les principaux risques et de les prévenir grâce à la gestion des risques.

Tous les projets comportent des risques. Un risque est un événement plus ou moins prévisible et plus ou moins grave, qui peut avoir un impact négatif sur le projet, et ainsi nuire à son bon déroulement.

Quels aléas et imprévus peuvent survenir au cours de votre projet ? Quelles solutions pourriez-vous y apporter ? Ces informations sont capitales pour la réussite de votre projet.

Mettez en place une gestion de risques efficace et pertinente en suivant ces étapes :

  • Identifier tous les risques : financiers, organisationnels, techniques, sociaux, etc.
  • Hiérarchiser les risques identifiés en évaluant leur gravité et de leur probabilité.
  • Proposer des solutions pour éviter le risque ou réduire son impact sur le projet.
  • Identifier les périodes où les risques sont les plus grands afin de redoubler de vigilance.
  • Suivre l’évolution du projet et des risques car rien n’est figé.

La collaboration

La collaboration favorise le partage efficace de l’information. Cela implique une communication permanente entre les membres de l’équipe et une connaissance précise de l’avancement des objectifs à atteindre.

Un outil indispensable : le logiciel de gestion de projet

Pour être informé en temps réel de l’avancement du projet, utilisez un logiciel de gestion de projet collaboratif.

Cet outil polyvalent offre une vue globale sur le projet et vous permet de travailler en toute transparence avec votre équipe. Les informations sont centralisées et facilement partagées par tous les acteurs du projet.

Ainsi, vous pouvez suivre l’évolution de votre projet et l’avancée des tâches, veiller au respect du budget et gérer les ressources depuis la même interface.

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En conclusion

En gestion de projet, avoir la bonne information au bon moment est crucial pour prendre les décisions qui mèneront à la réussite de votre projet.

En tant que chef de projet, vous devez connaître tous les aspects de votre projet : où en est l’avancement des tâches par rapport au planning, si le budget et les délais sont bien respectés, les risques et les problèmes rencontrés ainsi que les solutions proposées, etc. Il est primordial que vous ayez une vue globale sur votre projet afin de vous aider à mieux le piloter.

Grâce aux logiciels de gestion de projet collaboratifs, l’accès à l’information concernant le projet est facilité et simplifié pour chacun des membres de l’équipe projet.

 

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