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janvier 2018

6 stratégies pour mieux communiquer avec votre équipe projet

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Au sein d’une équipe, la communication fait des merveilles : elle résout les problèmes, apaise les tensions, évite les conflits, améliore la collaboration et favorise les échanges d’idées, la créativité et l’innovation.

Collaborer sur un projet implique de mettre en commun les compétences, les savoir-faire, les expériences et les forces de chacun pour atteindre un objectif final. Si vous voulez que votre équipe projet soit performante et que chaque membre travaille harmonieusement ensemble, il ne faut pas négliger une bonne communication interne.

Les avantages d’une communication réussie

La communication est un facteur essentiel au bon fonctionnement d’une équipe et par conséquent, à la réussite d’un projet. Les non-dits ou les incompréhensions peuvent avoir un impact négatif sur le projet ainsi que sur les relations entre les membres de l’équipe car ils génèrent frustration et mécontentement.

Communiquer signifie transmettre des informations ou des consignes à quelqu’un d’une façon claire et précise, en s’assurant que le message est le même pour les deux parties.

Les avantages d’une bonne communication au sein de l’équipe projet sont les suivants :

  • Maintien des bonnes relations au sein de l’équipe
  • Augmentation de la motivation
  • Apparition de l’esprit d’équipe
  • Augmentation de l’engagement et de l’implication des salariés
  • Meilleure coordination entre les membres de l’équipe
  • Compréhension du projet dans sa globalité
  • Partage d’idées, développement de l’esprit d’innovation et de la créativité de l’équipe
  • Création d’un climat de confiance et d’un sentiment de loyauté au sein de l’équipe
  • Diminution du turnover des collaborateurs

Il existe plusieurs stratégies pour vous aider à améliorer votre communication d’équipe, mais vous pouvez aussi laisser libre cours à votre imagination et à votre créativité.

1) Laissez votre porte ouverte

Faire partie d’une équipe signifie travailler ensemble. Si chacun se cache dans son bureau et ferme la porte, cela n’encourage pas la communication et l’esprit d’équipe, mais à l’inverse, cultive le secret et peut créer des tensions. Une porte close peut être considérée comme un obstacle pour certains qui n’oseront alors pas vous déranger.

En tant que chef de projet, vous devez toujours laisser la porte de votre bureau ouverte. Ainsi, vous indiquez à votre équipe que vous êtes disponible à tout moment pour les écouter, les aider et leur donner des conseils. Favorisez un environnement de travail avec des espaces ouverts pour inviter aux échanges et à la transparence.

Plutôt que d’attendre la réunion de suivi hebdomadaire pour partager des informations et régler les problèmes, la politique de la porte ouverte permet d’échanger quotidiennement sur l’avancement du projet et de résoudre les points bloquants le plus rapidement possible.

2) Clarifiez les rôles et les missions

Tout commence par là. Lors du lancement d’un projet, la première communication la plus importante consiste à expliquer clairement les rôles et les responsabilités de chacun des membres de l’équipe. Qu’attendez-vous d’eux ? Que doivent-ils faire et dans quels délais ?

Un collaborateur ne peut pas correctement exécuter son travail si les instructions qu’il a reçues ne sont pas compréhensibles, claires et précises.

Pour une vision globale des rôles et des responsabilités de chacun, vous pouvez utiliser la matrice RACI dont les lettres signifient :

  • R pour Responsible, c’est-à-dire la personne qui réalise la tâche.
  • A pour Accountable, c’est-à-dire la personne qui supervise et prend les décisions.
  • C pour Consulted : il s’agit d’une personne experte que l’on consulte pour avoir des conseils.
  • I pour Informed, c’est-à-dire la personne qui doit être informée de l’avancement de la tâche et du projet (comme le client, par exemple).

Cette matrice se présente sous la forme d’un tableau à double entrée avec les différentes tâches en ligne et les intervenants (personnes ou services) en colonne.

3) Développez l’esprit d’équipe

Une équipe dont les membres se connaissent et s’entendent bien communiquera automatiquement mieux. Créer un esprit d’équipe est essentiel pour le bon fonctionnement de votre équipe, mais aussi pour que chaque collaborateur se sente impliqué dans le projet et développe un sentiment d’appartenance.

Organisez des activités amicales et sociales afin de rassembler vos troupes et de permettre à chacun de mieux se connaître dans une atmosphère détendue et informelle, hors du travail. Par exemple, déjeunez tous ensemble régulièrement, organisez des événements sportifs entre services ou profitez d’une session de team-building pour mieux vous connaître et apprendre à travailler ensemble.

4) Prenez le café ensemble

Les membres de votre équipe prennent chacun leur pause café à des horaires différents ? Pourquoi ne pas mettre en place une pause café à heure fixe pour toute l’équipe ? C’est l’occasion idéale de discuter de manière informelle, de se détendre et d’apprendre à mieux se connaître.

Une solution à un problème ou une nouvelle idée peut aussi apparaître lors de ces moments de détente car sans la pression des réunions plus formelles, vos collaborateurs sont plus créatifs et force de propositions.

5) Ne négligez pas l’entretien annuel

Il s’agit d’un rendez-vous important, souvent très attendu par l’employé qui peut alors exprimer ses souhaits d’évolution, ses déceptions et ses attentes. C’est le moment de faire le bilan du travail accompli pendant l’année, ce dont vous êtes satisfait et ce sur quoi il doit s’améliorer. C’est également lors de l’entretien individuel que sont fixés les nouveaux objectifs pour l’année à venir.

Profitez de cette occasion pour féliciter vos collaborateurs pour les efforts fournis et le travail réalisé. La reconnaissance est très importante pour se sentir bien au sein d’une équipe et d’une entreprise. Communiquez votre satisfaction à votre équipe est un excellent facteur de motivation.

6) Utilisez les bons outils

Le logiciel de gestion de projet favorise la communication et la collaboration au sein de l’équipe, notamment grâce à son système de messagerie instantanée. Il permet également aux équipes implantées dans différents lieux de rester facilement connectées.

Toute l’information est centralisée en un seul endroit et facilement accessible par tous les acteurs du projet. Inutile de s’envoyer sans cesse des emails, de faire des réunions ou de rechercher l’information dont on a besoin pendant des heures.

L’utilisation du logiciel de gestion de projet permet une meilleure communication, un gain de temps et une productivité accrue, sans compter un suivi efficace de la progression du projet. Ses bénéfices sont nombreux, ce qui en fait un outil indispensable.

En résumé

Une bonne communication permet d’améliorer le travail en équipe. C’est le rôle du chef de projet d’instaurer un climat de confiance et de développer l’esprit d’équipe grâce à ces diverses stratégies de communication.

 

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