Comment planifier un événement ?

En tant que chef de projet, vous aurez forcément besoin d’organiser des événements, et cela peut parfois être un véritable challenge ! En effet, en fonction de la taille et du type d’événement, son organisation peut être considérée comme un projet à part entière qui requiert du temps et de la préparation.

Réunions de lancement de projet, réunions de suivi, conférences, événements de team building ou encore fêtes pour célébrer la réussite du projet, les événements rythment la vie d’un projet et le travail de l’équipe en charge. Qu’il s’adresse à 10, 100 ou 1000 personnes, l’organisation et la planification d’un événement ne s’improvisent pas. Voici 5 conseils pour vous aider à organiser parfaitement tous vos événements.

Définir l’événement

Pour commencer, il est essentiel de définir précisément les contours de votre événement.

En fonction de sa taille, il faudra également prendre en compte les aspects légaux (demande d’autorisations diverses) et financiers.

Un événement peut être considéré comme un projet à part entière. Il se compose de différents éléments qu’il convient d’identifier clairement afin de le planifier efficacement :

• Définir les objectifs de l’événement : tout événement est organisé dans un but précis. Vous souhaitez lancer un nouveau produit ? Vous voulez créer une cohésion d’équipe ou récompenser vos collaborateurs ? Vous aimeriez faire connaître davantage votre entreprise ou recruter de nouveaux employés ?

Les objectifs d’un événement peuvent être tangibles (mesurables, par exemple, recruter 20 nouveaux salariés) ou intangibles (non mesurables, par exemple, développer la cohésion au sein de l’équipe).

• Préciser la nature de l’événement : celle-ci sera déterminée en fonction de l’objectif et du public visé. Allez-vous organiser une conférence, un petit déjeuner, un séminaire, etc. ?
• Identifier les contraintes: il s’agit des limites qui vous sont imposées pour organiser l’événement, comme un budget restreint ou un planning très serré.
• Établir la liste des tâches : Il est essentiel de déterminer en amont toutes les tâches que vous devrez exécuter pour que votre événement se déroule avec succès. Cela inclut, entre autres, la recherche et la réservation du lieu de l’événement, la location du matériel nécessaire (chaises, tables, vidéoprojecteur, etc.) ou encore la préparation du planning des prises de parole.

Établir le planning

Dès que vous connaissez les objectifs, le public ciblé et la nature de votre événement, il est temps de fixer une date, puis de réaliser un rétroplanning de toutes les tâches à exécuter. Vous devez définir les différentes échéances ainsi que les jalons (ou milestones en anglais) à respecter, comme la réservation du lieu de l’événement ou l’inscription de tous les intervenants avant telle date.

Partez de la date de l’événement et définissez les dates clés et les tâches indispensables à l’organisation de votre événement. Ainsi préparé, vous éviterez les mauvaises surprises !

Gérer la logistique

Lors de l’organisation d’un événement, la logistique est un aspect crucial dont la réussite de l’événement dépend fortement. Selon logistiqueconseil.org, la logistique événementielle se traduit par la gestion et la mise à disposition des ressources (préparation des infrastructures, véhicules, matériel), l’organisation de l’acheminement des produits (moyens matériels, équipements, outillages, etc.) et des personnes vers le lieu où se produira l’événement et enfin l’organisation du déroulement de l’événement proprement dit.

La logistique inclut, entre autres, l’organisation de navettes pour transporter les intervenants et les invités sur le lieu de l’événement, la préparation et le service de la nourriture, la mise en place du décor, la partie technique et technologique (vidéoprojecteur, ordinateur et écran pour la diffusion de diaporamas), etc. Tout doit être correctement planifié et organisé. Les risques potentiels doivent être anticipés (grève des trains, problèmes de fournisseurs, panne de matériel, etc.) et des solutions de secours doivent être mises en place.

Planifier les interventions

Afin que l’événement se déroule comme prévu, il est essentiel d’organiser et de planifier chaque intervention. Combien de personnes vont prendre la parole ? Qui sont-elles ? Combien de temps durera chaque présentation ? Il est très important que chaque intervention soit chronométrée et que chaque intervenant soit briefé sur la nécessité de respecter le timing afin d’éviter que l’événement ne s’éternise et que les invités ne s’ennuient.

Enfin, fournissez un programme détaillé avec le thème de l’événement ou l’ordre du jour à chaque participant.

Communiquer sur l’événement

De la même façon que la communication est essentielle à la réussite d’un projet, elle est indispensable au succès d’un événement. Vous devez donc mettre en place un plan de communication afin de structurer toutes les actions de communication liées à votre événement.

Invitations (à envoyer entre trois semaines et un mois avant l’événement), annonce de l’événement en interne et en externe via différents supports (affiches, médias sociaux, emails, courriers...), réunions hebdomadaires avec l’équipe organisatrice, envoi du programme, etc. La communication concerne tous les acteurs de l’événement : l’équipe en charge de son organisation, les sponsors, les fournisseurs, les intervenants, les invités, etc. Elle est importante durant toute l’organisation de l’événement, mais aussi pendant et après celui-ci.

Pour conclure

Un événement s’organise en avance. Une planification rigoureuse est primordiale pour que tout se déroule comme prévu : la réservation du lieu, le traiteur pour le(s) repas, l’accueil des intervenants et des invités, la mise à disposition du matériel nécessaire (chaises, tables, vidéoprojecteur, etc.)… Ne négligez pas la communication, soyez prévoyant et essayez au maximum d’anticiper l’imprévu (problème d’ordinateur ou panne de micro, intervenant qui a un empêchement de dernière minute) afin de garantir le succès de votre événement.

Enfin, une fois l’événement terminé et les retombées mesurées, pensez à faire un bilan avec votre équipe afin de capitaliser sur ce que vous avez appris et de ne pas reproduire vos erreurs.