Comment estimer le coût d'un projet ?

Parmi les différentes étapes de gestion d’un projet, l’évaluation du coût du projet est la plus importante et la plus délicate. En effet, cette phase nécessite beaucoup de rigueur et doit être la plus exhaustive possible afin de fournir un chiffrage précis, fiable et pertinent. Le but est d’établir le coût potentiel du projet, de son lancement jusqu’à sa clôture. Cette phase n’est pas simple et il est essentiel d’impliquer l’ensemble des parties prenantes pour vous aider. 

L’évaluation du coût d’un projet a lieu bien avant le lancement du projet et est étroitement liée à l’estimation des délais. Une fois que vous avez estimé le coût de la réalisation de votre projet et que celui-ci est validé, vous devez définir le budget du projet. Bien estimer les coûts de votre projet vous aide à le budgétiser correctement et à le piloter de la meilleure façon possible.

Pourquoi estimer le coût de votre projet ?

L’une des principales raisons de l’estimation du coût d’un projet, c’est de savoir si le projet va être rentable, et donc s’il mérite d’être réalisé. Pour rappel, la rentabilité est le rapport entre un revenu obtenu ou prévu et les ressources employées pour l'obtenir (Wikipédia).

Ensuite, il s’agit d’un moyen de s’assurer que vous disposez du budget nécessaire à l’exécution du projet et que vous aurez les fonds suffisants tout au long de celui-ci. Cette phase est sensible, car si le coût estimé est trop élevé, le projet peut être annulé ou vous pourriez être contraint par votre direction ou par le client de revoir l’estimation à la baisse.

Enfin, connaître les coûts de votre projet améliore vos chances de réussite. Si un projet est mal chiffré dès le départ, cela peut générer des problèmes et avoir un impact sur le respect du budget et des délais initialement prévus.

Quels sont les différents coûts d’un projet ?

Pour établir le coût prévisionnel de votre projet, vous devez lister les coûts directs et indirects.

Les coûts directs

• Les salaires des ressources humaines mobilisées en interne, en fonction des heures que vous avez prévu qu’elles travaillent sur le projet (vous inclus) ;
• Le coût des ressources humaines externes, comme un consultant ou un sous-traitant ;
• Le coût d’achat et/ou de location de matériels, fournitures et matériaux spécifiques à la réalisation du projet (salles, ordinateurs, logiciels, matériaux de construction, outils…) ;
• Les éventuels frais de déplacement.

Les coûts indirects

• Les frais généraux (ou frais de fonctionnement) : il s’agit de tous les coûts du projet autres que les coûts de la main d'œuvre et des matériaux directs, c’est-à-dire les frais de logement, de chauffage, de communication, les services extérieurs, etc. ;
• Les frais de gestion tels que les salaires des services transversaux de l’entreprise (administratif, marketing, finances, comptabilité, etc.).

Les éléments indispensables à l’estimation des coûts d’un projet

Afin d’évaluer le coût de votre projet, vous devez d’abord définir les éléments de base qui constitue votre projet :

• Le planning initial du projet
• La durée de chaque tâche
• La durée totale du projet
• La quantité de ressources humaines nécessaire
• La quantité de ressources matérielles nécessaire

En fait, il s’agit de constituer le planning prévisionnel de votre projet. Bien sûr, ce planning n’est pas figé. Il sera amené à évoluer en fonction de la progression de votre projet et des différents aléas et imprévus que vous allez rencontrer (problème de fournisseur, démission d’un collaborateur, retards, etc.).

Une fois que vous avez tous ces éléments indispensables en votre possession, il est temps d’estimer le coût prévisionnel de votre projet.

Deux méthodes d’estimation des coûts

On distingue deux méthodes pour évaluer le coût d’un projet :

• La méthode analogique ou par analogie
• La méthode ascendante

La méthode analogique

Cette méthode consiste à se référer aux coûts réels des projets similaires au vôtre et à les adapter en faisant quelques ajustements. Il est également possible de s’appuyer sur l’avis d’un chef de projet expérimenté qui a travaillé sur un projet semblable.

Elle se déroule en trois étapes :

• Analyse du projet : vous devez connaître les contours de votre projet pour faciliter la recherche d’un projet semblable.
• Recherche d’un projet similaire.
• Comparaison et chiffrage : des ajustements devront être effectués en fonction des différences entre les deux projets.

La méthode par analogie permet d’obtenir des prévisions au plus proche de la réalité. C’est une solution de chiffrage rapide, mais moins précise. Elle est souvent utilisée pour décider si un projet sera lancé ou non.

La méthode ascendante

Le but de cette méthode est d’estimer le coût de chaque groupement de tâches, puis d’additionner chacune de ces estimations afin d’obtenir le coût global du projet. Cette méthode est plus précise que la précédente, car elle s’appuie sur l’expérience et l’avis des personnes qui exécutent les tâches en question.

Cette méthode s’utilise lors de l’élaboration du budget. Une fois que tous les éléments du projet ont été chiffrés, on les additionne afin d’obtenir le coût total du projet.

Pour conclure

Tout projet a un coût et il est essentiel de l’estimer au plus juste avant de se lancer. Cependant, n’oubliez pas qu’une estimation reste incertaine et que le coût final d’un projet ne sera connu qu’une fois celui-ci terminé, car il est impossible de prévoir tous les aléas et les problèmes auxquels un projet sera confronté.

A la fin du projet, analysez les écarts entre les coûts réels du projet et les estimations réalisées afin d’améliorer vos techniques d’évaluation.

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