Comment définir les rôles et les responsabilités sur un projet ?

« Il était une fois quatre individus qui s’appelaient Tout le monde, Quelqu’un, Chacun et Personne.

Il y avait un important travail à faire et l’on avait demandé à Tout le monde de le faire.

Tout le monde était persuadé que Quelqu’un le ferait.

Chacun pouvait l’avoir fait, mais en réalité Personne ne le fit.

Quelqu’un se fâcha, car c’était le travail de Tout le monde !

Tout le monde pensa que Chacun pouvait le faire. Et Personne ne doutait que Quelqu’un le ferait.

Finalement, Tout le monde fit des reproches à Chacun parce que Personne n’avait fait ce que Quelqu’un aurait pu faire. »

Moralité :

Sans vouloir faire des reproches à Tout le monde, il serait bon que Chacun fasse ce qu’il doit faire, sans nourrir l’espoir que Quelqu’un le fera à sa place. Car l’expérience montre que là où l’on attend Quelqu’un, généralement on ne trouve Personne.

Pour éviter la confusion dans la répartition des tâches et assurer la réussite du projet, il est essentiel de mettre en place une bonne organisation et de savoir qui fait quoi sur le projet. Qui est responsable de telle tâche ? Qui doit valider cette étape ? Qui doit prendre la décision finale ? Si les rôles et les responsabilités de chacun ne sont pas clairement définis et attribués en amont, certaines tâches risquent de ne pas être réalisées et d’autres pourraient avoir plusieurs responsables : un chaos qui pourrait créer des conflits et nuirait au bon déroulement et au succès du projet.

Découvrez la matrice RACI, outil incontournable pour aider le chef de projet à définir les différents niveaux de responsabilités pour chaque processus et chaque tâche du projet.

Qu’est-ce que la matrice RACI ?

R.A.C.I. est un acronyme qui signifie :

• R - Responsible : les personnes chargées de réaliser la tâche
• A - Accountable : les autorités chargées de valider le travail
• C - Consulted : les personnes à consulter
• I - Informed : les personnes à informer

Aussi appelée matrice des responsabilités ou RAM (Responsibility Assignment Matrix), la matrice RACI vous donne une vision simple et précise de qui fait quoi au sein du projet. Il s’agit d’un outil indispensable pour identifier clairement la répartition des rôles et des responsabilités de toute personne qui intervient sur le projet.

Plusieurs personnes peuvent travailler ensemble à la réalisation d’une même tâche, mais la responsabilité doit être attribuée à une seule et unique personne. C’est cette personne que l’on va contacter pour connaître l’avancement de la tâche. C’est elle qui doit s’assurer que la tâche sera effectuée en respectant le budget et les délais qui lui ont été alloués.

Ainsi, la matrice RACI permet de déterminer :

• qui sont les membres opérationnels du projet et leurs tâches respectives ;
• qui est l'unique décideur ;
• qui sont les personnes qui peuvent être sollicités pour des conseils ;
• qui sont les personnes qui doivent être informées des évolutions du projet.

La matrice décrit l’organisation du travail en reliant tous les acteurs aux différentes étapes d’un projet dans un tableau commun. De cette façon, chaque tâche est attribuée à une personne responsable (A) ainsi qu’à des personnes chargées de sa réalisation (R). Vous savez vers qui vous tourner en cas de doutes ou de questions (C) et vous n’oubliez pas d’informer les personnes concernées (I) de la progression de la tâche.

Comment fonctionne-t-elle ?

La matrice RACI se présente sous la forme d’un tableau où l’on retrouve :

• en ligne : les différentes tâches / activités à réaliser
• en colonne : les différents rôles
• dans chaque cellule : les lettres R, A, C, I qui déterminent la responsabilité de chaque rôle.

Il est préférable d’utiliser des noms de fonctions, de métiers ou de services plutôt que les noms des personnes pour qualifier les rôles, par exemple, le service finances ou marketing, l’architecte, le chef de projet, etc.

Les règles :

• Le ou les R réalisent la tâche. Il doit y avoir au minimum un R pour chaque tâche. Le A est responsable de l’organisation du travail et des résultats produits par le ou les R. Ainsi, si les R n’atteignent pas leurs objectifs, c’est le A qui est responsable de la situation.
• Le A approuve et valide la tâche dont il est responsable. Il a autorité sur les R. Il doit rendre des comptes sur l'avancement de la tâche. Il n’y a qu’un seul et unique A pour chaque tâche, mais le A peut aussi jouer le rôle d’un R.
• Le ou les C sont des experts (personnes ou groupes) dans leur domaine. Ils peuvent être consultés par le A et/ou les R pour donner un avis ou un conseil, mais ils n'ont aucune autorité. C'est le A qui décide de prendre en compte ou non l'avis des C.
• Les I sont les personnes qui doivent être informées. Elles sont directement ou indirectement impactées par le projet, comme les utilisateurs, les fournisseurs, les responsables de projets périphériques, etc.

Les limites de la matrice RACI

La matrice RACI ne permet pas de définir les tâches d’un projet, elle est uniquement utilisée pour déterminer les rôles et les responsabilités de chacun. Il est donc impératif de définir les différentes tâches du projet au démarrage. Si les tâches ne sont pas clairement définies dès le départ, il sera difficile d’attribuer des rôles à chacun.

Ensuite, vous devez vous assurer que les rôles et les responsabilités de tous les membres de votre équipe sont bien équilibrés afin d’éviter le sur-engagement ou le sous-engagement de certains collaborateurs.

Enfin, il est important de mettre régulièrement à jour la matrice, car les périmètres de décision et d’action évoluent.

Conclusion

La matrice RACI est l’outil incontournable pour définir les rôles et les responsabilités des membres de votre équipe projet. Il s’agit d’un excellent outil de communication et de coordination afin de savoir qui est responsable de telle activité et d’éviter les risques de chevauchement ou de conflit de ressources.

Grâce à la matrice RACI, vous connaissez les responsables de chaque tâche et chaque membre de l’équipe connaît son périmètre d’actions et ses responsabilités.

Bonus : découvrez comment déterminer les ressources d’un projet.

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