5 astuces pour bien organiser son travail

On a tous des journées où l’on se sent dépassé par les événements. On arrive au bureau la tête pleine de choses à faire, sans vraiment savoir par où commencer, perdues dans les méandres de notre quotidien surchargé. Résultats ? On stresse, on se démotive et on perd du temps à organiser sa journée.
Il est évident que ce problème persistera toujours mais il existe tout de même des techniques très simples pour bien organiser son travail. Laissez-nous vous en présenter quelques-unes.

Ne prenez pas d’engagement à la légère

Une grande partie du stress provient d’une mauvaise gestion des engagements tenus auprès de nos responsables ou collègues, sans parler de ceux que nous avons conclus avec nous-même. En effet, notre nature nous pousse à accepter de nombreuses sollicitations - des plus banales aux plus stratégiques. Et même avec la meilleure volonté du monde, il est parfois difficile de toutes les honorer.
Ainsi, quand vous prenez un engagement, le plus anodin soit-il, définissez clairement ce que vous devez faire et le temps que cela implique pour le tenir. Et si vous n’osez pas dire non à une sollicitation, trouvez une alternative. « Je vais y penser, je te tiens au courant », « C’est une bonne idée, laisse-moi y réfléchir » : Cela vous donne un laps de temps pour juger l’intérêt de cette demande et voir si vous pouvez/voulez vraiment y répondre.

Créez des listes de tâches numériques

On ne le répètera jamais assez : avoir une liste de tâches peut vous faire gagner un temps précieux. Au lieu de subir votre activité au jour le jour, prenez une petite heure en fin de semaine pour énumérer les tâches à traiter pour les jours suivants. N’hésitez pas à organiser vos tâches sous plusieurs thématiques pour avoir une structure bien définie et vous y retrouvez plus facilement. Intégrez ensuite toutes ses tâches dans un outil en ligne pour qu’elles n’accaparent plus votre esprit. Vous aurez alors moins de chances d’en oublier et pourrez y accéder depuis n’importe quel endroit. Veillez alors à utiliser une solution facilement accessible et situé dans un environnement familier (sur Internet notamment).

Priorisez vos actions

Lister et organiser ses tâches ne suffit pas, il faut être capable d’identifier celles qui doivent être gérés en priorités. Faites alors attention à ne pas confondre urgence et importance ! Mettez de côté les dossiers qui sont moins importants et concentrez-vous sur ceux qui vous permettent d’atteindre de réels objectifs. Ne vous laissez pas distraire par les petites tâches urgentes qui sont généralement faciles et rapides à réaliser, priorisez l’important. Planifiez ainsi toutes ces tâches dans un planning en les classant par importance. Vous aurez alors une vision claire de l’ordre à suivre pour réaliser chaque action.

Evitez la procrastination

La procrastination, ou l’art de remettre systématiquement ses actions au lendemain, est monnaie courante quand on a une multitude de tâches à gérer. Et plusieurs raisons peuvent l’expliquer : le manque de motivation, de confiance en soi, la distraction, l’impression de manquer de temps… Mais comme le disait le célèbre psychologue William James, « Rien n'est aussi fatiguant que de remettre perpétuellement une tâche inachevée ». Apprenez alors à ne pas vous focaliser sur la tâche en elle-même mais sur ce qu’elle vous apportera une fois accompli. En vous fixant davantage sur le résultat, vous aurez certainement plus de cœur à l’ouvrage.
Par ailleurs, assurez-vous de connaître le décisionnaire final de la tâche à réaliser. Posez-vous cette simple question : qui a la responsabilité de clore la tâche ? Si ce n’est pas vous, il est donc normal que vous ayez tendance à repousser son échéance. Organisez-vous donc avec les autres personnes concernées pour déterminer le champ d’action de chacun. Il se peut finalement que cette tâche ne vous concerne pas directement ou que vous n’ayez pas de réel rôle à jouer, vous pourrez alors tout simplement la supprimer de votre to-do list.

Munissez-vous d’outils adaptés à vos besoins

Vous vous en doutez, avoir un outil pour organiser son travail s’avère un atout considérable. Alors oui, par défaut, nous avons tendance à utiliser des listes papier ou des post-it, et même avec la meilleure volonté du monde, il sera très difficile de se défaire de cette habitude. Mais il y a quand même bien mieux pour organiser son travail efficacement.
Nous sommes depuis bien longtemps déjà dans l’ère du numérique et surtout du SaaS : ces logiciels accessibles depuis une simple connexion Internet qui ne nécessite aucune installation. Vous pourrez alors y intégrer toutes les tâches de votre activité et y accéder en tout lieu et à tout moment. Planzone en est un bel exemple : vous allez en effet pouvoir créer vos listes de tâches, les prioriser mais aussi y associer des commentaires et documents à partager avec votre équipe. Mieux organiser son travail devient alors nettement plus facile.

Et vous, quels conseils donneriez-vous pour bien organiser son travail et quels outils utilisez-vous ?