Entre travail collaboratif et gestion de projet, le lien est ajourd'hui indispensable. Pourquoi, et comment associer ces deux activités ?
Découvrez pourquoi gestion de projet et travail collaboratif sont deux éléments indissociables.
En entreprise, les projets sont rarement confiés à une seule personne. En effet, pour réaliser un projet dans les meilleurs délais et en respectant le budget, il est indispensable de faire appel à un chef de projet expérimenté et à une équipe compétente, sans compter la participation du client et des différents partenaires et parties prenantes. La gestion de projet nécessite donc un vrai travail d’équipe et une collaboration efficace entre les différentes parties impliquées pour garantir la réussite du projet.
L’époque où chacun travaillait seul dans son coin est révolue. Désormais, le travail collaboratif est la nouvelle norme pour améliorer la productivité, obtenir de meilleurs résultats et optimiser le partage des connaissances et des ressources.
Découvrez pourquoi aujourd’hui la collaboration est indispensable à la gestion de projet.
Ces dernières années, l’essor des nouvelles technologies et le développement des outils et logiciels collaboratifs ont transformé notre façon de travailler et ont contribué à favoriser la collaboration au sein des équipes. Cependant, contrairement aux idées reçues, la notion de collaborer va bien plus loin que le simple fait de s’envoyer des emails.
En voici une définition :
la collaboration, c’est le fait que deux ou plusieurs personnes s’associent afin de réfléchir et / ou de travailler ensemble pour atteindre un objectif commun. Elles mettent en commun leurs compétences, leur savoir et leur créativité afin d’être plus performantes et productives.
Finie l’organisation hiérarchique traditionnelle et l’action individuelle, place à l’action collective et à la responsabilité partagée. Le travail collaboratif est donc basé sur la communication, les échanges et le partage de connaissances, et il est facilité par les nouvelles technologies et les nombreux outils, logiciels et applications qui favorisent les interactions et la coopération entre tous les membres d’une équipe, même ceux qui travaillent à distance.
Aujourd’hui, la collaboration ne s’arrête pas aux équipes, elle devient globale au sein de l’entreprise et permet de décloisonner les services pour une meilleure communication, une meilleure productivité et pour améliorer l’expérience client.
Le travail d’équipe est la pierre angulaire de la gestion de projet. Sans une équipe compétente, soudée et motivée, il vous sera beaucoup plus difficile de réussir vos projets dans les temps et dans le respect du budget alloué.
Souvent, travailler sur un projet implique de rassembler des personnes issues de différents services, de différents bureaux, voire de différents pays. Chaque personne possède des compétences, un savoir et des expériences qui lui sont propres et qui, mis en commun avec ceux des autres, vont contribuer à faire progresser le projet vers la réussite.
Si le travail collaboratif rencontre autant de succès en gestion de projet, ce n’est pas un hasard. Ses bénéfices sont nombreux pour l’équipe projet comme pour l’entreprise.
Le fait de rassembler des personnes d’horizons différents permet de mettre en commun leurs compétences, leurs savoirs, leurs expériences, leurs talents et leurs idées au service de l‘équipe. Ce partage de connaissances bénéficie à l’ensemble des collaborateurs et permet de progresser plus rapidement sur le projet et de résoudre plus efficacement les problèmes rencontrés.
Cela permet également à chaque membre de l’équipe de s’enrichir individuellement et d’apprendre de nouvelles compétences.
Pour faciliter le travail collaboratif et augmenter la productivité de vos collaborateurs, il est indispensable de vous équiper d’outils adaptés. Un logiciel de gestion de projet tel que Planzone a été conçu pour favoriser la collaboration au sein des équipes. Messagerie collaborative, gestion des tâches et des ressources, diagramme de Gantt, partage de documents, agenda collaboratif, etc., il contient toutes les fonctionnalités incontournables pour rendre vos équipes plus performantes et gérer efficacement vos projets.
Le travail collaboratif permet d’être plus efficace et donc de gagner du temps. En effet, en travaillant à plusieurs, les tâches avancent plus rapidement et les problèmes sont résolus plus vite.
De plus, les outils tels que les plateformes collaboratives permettent de centraliser l’ensemble des données du projet, ce qui en facilite l’accès et le partage. Ainsi, vous ne perdez plus de temps à chercher vos documents dans votre boîte mail ou sur le serveur, mais vous les retrouvez directement attachés aux tâches, aux événements et aux jalons de votre projet, à portée de main (ou de clic). Sans oublier le versioning qui permet de travailler automatiquement sur la dernière version d’un document, tout en conservant l’historique des anciennes versions.
Le travail collaboratif permet de faire disparaître la hiérarchie verticale en faveur d’une organisation horizontale. Ainsi, tous les collaborateurs sont au même niveau, le pouvoir de décision est partagé et tout le monde possède le même niveau d’information. Il n’y a plus de compétition. Chaque membre de l’équipe peut prendre des initiatives, proposer de nouvelles idées et donner son avis sur le déroulement du projet.
Pour que la collaboration soit un succès, il est essentiel que les collaborateurs apprennent à se connaître et apprécient de travailler ensemble. Le chef de projet doit encourager ses collaborateurs à tisser des liens et à nouer des relations au travail, mais aussi dans un cadre plus convivial lors d’événements extérieurs comme un déjeuner d’équipe ou un afterwork. De cette façon, une cohésion d’équipe et un sentiment d’appartenance vont se développer. Chacun va ainsi prendre plaisir à travailler ensemble. Les conflits et les tensions vont disparaître et l’ambiance au travail sera agréable, détendue et productive.
Vous l’aurez compris, le travail collaboratif est un élément fondamental de la gestion de projet. D’ailleurs, aujourd’hui, on parle de plus de plus d’un « fonctionnement en mode projet » pour indiquer une collaboration globale de tous les services dans l’entreprise. Vous avez donc tout intérêt à mettre en place une coopération efficace au sein de vos équipes pour garantir le succès de vos projets.
Pour finir, voici quelques citations célèbres sur la collaboration pour vous inspirer :
« Se réunir est un début ; rester ensemble est un progrès ; travailler ensemble est la réussite. » Henry Ford
« Les meilleures choses qui arrivent dans le monde de l’entreprise ne sont pas le résultat du travail d’un seul homme. C’est le travail de toute une équipe. » Steve Jobs
« Il y a plus d’idées dans deux têtes que dans une. » Jacques Chirac
« Lorsque deux forces sont jointes, leur efficacité est double. » Isaac Newton
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