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Management

9 astuces sur l'allocation des ressources d'un projet

En gestion de projet, l'allocation des ressources est aussi importante que la planification. Voici 9 astuces pour vous aider dans cette tâche.


Pour gérer un projet, vous avez besoin de ressources. Celles-ci sont variées et regroupent à la fois l'équipe projet, les équipements qu'elle utilise pour accomplir ses tâches (ordinateurs, imprimantes, téléphones...), le matériel, les outils et les matières premières ainsi que le budget nécessaires à la réalisation du projet. 

Pour garantir la réussite du projet, toutes ces ressources doivent être correctement et efficacement allouées aux différentes tâches et aux différents acteurs du projet. Voici 9 astuces pour vous aider dans cette mission.

1. Connaissez le périmètre du projet

Avant même de parler d'allocation ou de gestion de ressources, vous devez connaître le périmètre de votre projet. Quelle est la taille de votre projet ? Quelle est sa durée ? Répondre à ces questions vous permet de prendre les bonnes décisions concernant le type et le nombre de ressources dont vous avez besoin pour réaliser votre projet.

Plus le périmètre de votre projet est précis, mieux vous serez capable d'allouer correctement vos ressources. Il est donc essentiel que vous preniez le temps d'avoir une vision parfaitement définie de votre projet avant d'attribuer vos ressources.

2. Identifiez les ressources

Maintenant que vous connaissez l'étendue de votre projet, les objectifs à atteindre, les tâches nécessaires à sa réalisation ainsi que les délais et le budget alloués, il est temps d'identifier toutes les ressources dont vous avez besoin pour réussir votre projet.

On distingue différents types de ressources nécessaires pour accomplir un projet :

  • Humaines : combien de personnes doit compter votre équipe ? Quelles compétences avez-vous besoin ? Quels rôles et responsabilités chaque membre de l'équipe doit avoir dans le projet ?
  • Matérielles : quel type d'équipement avez-vous besoin ? En quelle quantité ? Que devez-vous acheter et que possédez-vous déjà ?
  • Lieu de travail : où allez-vous travailler sur votre projet ? Quels sont les lieux disponibles (salle de réunion, bureaux...) ?

Dressez la liste des ressources indispensables à votre projet et assurez-vous que leur acquisition rentre dans le budget global du projet.

3. Restez alerte

En gestion de projet, le risque zéro n'existe pas. Il est fort probable que votre projet ne se réalise pas exactement comme prévu. Cela signifie que vous devrez certainement redistribuer vos ressources pour palier aux problèmes qui pourraient apparaître.

Il est important que vous mettiez en place une gestion des risques afin d'anticiper et de limiter au maximum les aléas qui pourraient survenir. Etablissez également un planning des ressources afin de savoir quelles ressources sont utilisées pour quelles tâches. Enfin, vous devez impérativement prendre en compte les dépendances entre chaque tâche afin de vous assurer qu'une même ressource ne sera pas sollicitée sur deux tâches en même temps.

4. Ayez une vision globale

Assurez-vous de toujours connaître l'état de vos ressources. Quelle est la charge de travail de votre équipe ? Y a-t-il des congés prévus ou des jours de maladie ? Quel est l'état du matériel ou des équipements que vous utilisez ? Quel est la durée du bail de location de vos bureaux ?

Il est important d'avoir une vue d'ensemble de votre projet, et pas seulement sur les différents indicateurs ou sur la progression des tâches (même si ces données sont très importantes).

5. Surveillez le temps

Pour être performant, le temps est un élément essentiel qui doit être géré efficacement. En tant que chef de projet, vous devez constamment garder un œil sur le temps et sur le travail de votre équipe. Par exemple, assurez-vous qu'une tâche qui peut être accomplie en une journée ne prenne pas une semaine à terminer. Pour cela, aidez-vous d'outils tels que les feuilles de temps.

Grâce à la feuille de temps, vous pouvez :

  • identifier le temps nécessaire à la réalisation de chaque tâche ;
  • comparer le temps réel avec le temps planifié et ainsi faire des réajustements ;
  • connaître la charge de travail de vos collaborateurs et ainsi, mieux la répartir ;
  • anticiper les retards en attribuant des ressources sur les tâches en fin d'échéance.

En bref, vous devenez plus performant dans la gestion de votre projet.

6. Évitez de surcharger vos ressources

Vous pensez qu'en donnant plus de travail à votre équipe, elle sera plus performante ? Vous avez tort. Burn-out, stress et démotivation sont les conséquences directes d'une surcharge de travail. La qualité de votre travail risque de se dégrader et votre équipe sera totalement démotivée et donc encore moins productive.

De plus, il s'agit d'une attitude injuste car si le projet a pris du retard, cela vient probablement d'un mauvais planning ou d'une mauvaise répartition des ressources. Revoyez votre organisation et embauchez de la main d'oeuvre si nécessaire plutôt que de mettre la pression sur votre équipe.

7. Communiquez avec vos ressources

Soyez attentif à votre équipe et à ses besoins. En début de chaque journée, faites un point rapide (10 minutes maximum) avec votre équipe sur les accomplissements de la veille et les attentes de la journée ainsi que sur les besoins en termes de ressources, les problèmes rencontrés et les solutions proposées.

C'est un excellent moyen de vous tenir informé de la progression du projet.

8. Connaissez vos ressources

Difficile de gérer ce que vous ne connaissez pas. En tant que chef de projet, il est impératif que vous connaissiez les compétences, l'expérience, la personnalité ainsi que les atouts et les faiblesses de chaque membre de votre équipe. Ainsi, vous pourrez leur confier des tâches et des missions adaptées et assurer un haut niveau de productivité.

9. Utilisez des outils

Le logiciel de gestion de projet est l'outil indispensable pour gérer efficacement vos ressources.

Suivez toutes les données de votre projet en temps réel. Ainsi, vous savez qui travaille sur quelle tâche, qui est disponible et qui est surchargé de travail, qui est en congés ou en maladie, etc.

Grâce aux notifications et aux alertes, vous êtes averti lorsqu'une tâche a pris du retard et vous pouvez prendre les mesures nécessaires. Vous pouvez également soulager un collaborateur débordé en missionnant un collègue plus disponible pour lui venir en aide.

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