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Management

7 caractéristiques d'un chef de projet inefficace

Le rôle du chef de projet est essentiel dans la réussite du projet. Sachez reconnaître un chef de projet inefficace pour éviter l'échec.


En gestion de projet, être organisé et structuré est la clé de la réussite. Il est essentiel que le chef de projet et son équipe soient organisés et suivent les étapes indispensables pour réaliser efficacement un projet : 

  • définir les objectifs,
  • établir le planning,
  • déterminer le budget, les ressources et les délais nécessaires,
  • attribuer les rôles et les responsabilités,
  • utiliser les bons outils.

Un manque d'organisation peut conduire à l'échec du projet. Certains chefs de projet gèrent leurs projets à l'instinct, évoluant à tâtons en espérant que tout se déroule sans encombre. Cette attitude manque de professionnalisme car la gestion de projet laisse très peu de place à l'improvisation.

Découvrez quelles sont les caractéristiques d'un chef de projet inefficace afin de corriger ces comportements néfastes au succès d'un projet.

1) Il gère ses projets sans aucune planification

En gestion de projet, ne pas planifier son projet, ne serait-ce qu'un minimum, est une grave erreur qui conduit inévitablement à son échec. Il est essentiel d'avoir une vision précise du projet, de savoir où vous allez pour réussir.

Après avoir défini les objectifs du projet, il est fondamental de déterminer une date butoir ainsi que les moyens financiers et humains nécessaires à son accomplissement. Ensuite, vous devez établir un échéancier et répartir les rôles et les responsabilités aux différents membres de votre équipe. Il s'agit des règles de base de la gestion de projet.

2) Il n'utilise aucune check-list

Comment savoir ce qui a été accompli et ce qu'il reste à faire sans check-lists ? En gestion de projet, comme dans n'importe quel autre domaine, les check-lists ou listes de contrôle sont un outil indispensable pour assurer un suivi précis de l'avancement d'un projet.

Un chef de projet qui n'utilise pas de check-lists court le risque d'oublier des tâches essentielles. Il risque également de perdre du temps à refaire une tâche déjà accomplie ou à essayer de savoir si la tâche en question a déjà été effectuée ou non.

Vous pouvez créer des check-lists pour tout et les personnaliser comme vous le souhaitez. L'essentiel est de bien s'en servir et de les mettre à jour quotidiennement.

3) Il communique mal ou pas du tout

La communication est une compétence indispensable pour un chef de projet, notamment la communication en face à face. Se cacher derrière son ordinateur pour envoyer des directives par email est une chose, s'en est une autre de s'adresser directement à ses collaborateurs, de façon individuelle ou en groupe.

Un chef de projet doit échanger avec son équipe sur la progression du projet, les problèmes rencontrés ainsi que sur chaque petite réussite. Il doit communiquer avec le client pour connaître ses besoins et ses attentes, et les éventuelles modifications requises. Enfin, il doit communiquer avec les différentes parties prenantes pour s'assurer que le projet répond à leurs exigences.

Etre à l'écoute et être transparent sont également les bases d'une bonne communication.

4) Il n'assure aucun suivi

Signe qu'un chef de projet est inefficace et désorganisé ? Il s'engage à gérer une situation problématique ou semble concerné par un problème, mais les semaines passent et rien ne se passe. Il a tout simplement oublié car il n'a pas fait de check-list ou il a volontairement délaissé le problème. Résultat, il perd sa crédibilité et le projet va droit à l'échec.

Si vos collaborateurs vous font part d'un problème, vous devez vous assurer que celui-ci sera traité. D'autant plus qu'aujourd'hui, il existe une multitude d'outils, telle que Planzone, qui vous permettent de suivre l'évolution de votre projet en toute simplicité. Plus d'excuse !

5) Il se cache

Pour éviter d'être confronté aux problèmes de la gestion de projet, ce chef de projet se cache : dans son bureau, en réunion, à la machine à café, etc. Si vous faites tout votre possible pour éviter de gérer le projet dont vous avez la responsabilité, peut-être que ce métier n'est tout simplement pas fait pour vous.

Afin de vous assurer que le projet progresse correctement, vous devez être présent et impliqué sur le terrain, auprès de vos collaborateurs. Travaillez avec votre équipe, communiquez avec les parties prenantes et montrez que vous traitez les problèmes rencontrés. Bref, faites le travail pour lequel vous avez été engagé ou changez de métier.

6) Il ne prend jamais de notes

Comment savoir ce qui s'est dit en réunion si vous ne prenez pas de notes ? Même si l'un de vos collaborateurs est chargé d'envoyer un compte rendu de réunion à toute l'équipe, il est essentiel que vous preniez en notes les éléments les plus importants.

De plus, prendre des notes est un moyen plus efficace de se souvenir des sujets traités. Cela vous aide aussi à planifier et à vous concentrer sur les tâches à exécuter.

7) Il se disperse

Toujours en réunion ou à travailler sur plusieurs tâches en même temps, ce chef de projet semble toujours très occupé. En réalité, il n'avance pas, trop occupé à jongler entre les différentes tâches qu'il s'est attribué.

Contrairement à ce que l'on pourrait penser, le multitâche nuit à la productivité. Il est donc préférable de se concentrer sur une seule tâche à la fois. Si votre charge de travail devient insurmontable, n'hésitez pas à déléguer, votre équipe est aussi là pour vous soutenir.

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En résumé

Certaines personnes ne sont pas faites pour être chef de projet. Elles se retrouvent pourtant à endosser ce rôle sans avoir ni les compétences nécessaires, ni les épaules pour supporter de telles responsabilités. Cela créé des chefs de projet inefficaces qui font leur possible pour éviter de gérer le projet causant ainsi son échec.

Un chef de projet efficace gère son projet d'une main de maître. Il est capable de prendre les bonnes décisions, même sous pression, d'accomplir les tâches dont il a la responsabilité dans les temps, de soutenir son équipe et de communiquer régulièrement avec les parties prenantes.

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