Gérer un projet signifie relever les défis qui s'imposent presque quotidiennement. Découvrez 7 challenges auxquels sont confrontés les chefs de projet.
La gestion de projet est faite de multiples challenges. Les projets deviennent de plus en plus complexes, évoluant dans des environnements qui changent continuellement et impliquant de multiples parties prenantes.
Pour mener à bien son projet, un chef de projet doit jongler avec un grand nombre de contraintes et constamment relever les défis qui s'imposent à lui, peu importe la taille du projet dont il a la responsabilité.
Il doit notamment :
Voici les 7 grands défis auxquels les chefs de projet sont confrontés.
Réussir un projet, c’est savoir s'entourer des bonnes personnes. L'humain est probablement l'une des ressources les plus importantes en gestion de projet. En effet, il est essentiel de travailler avec des collaborateurs possédant les compétences indispensables au projet. Mais il faut également que ces personnes soient correctement formées, et qu'elles connaissent parfaitement les objectifs à atteindre.
Si les objectifs de votre projet ne sont pas clairement identifiés, il y a peu de chances que le projet réussisse. Pour atteindre son but, l'équipe projet doit savoir exactement où elle va et ce que l'on attend d'elle. Il est difficile pour le capitaine d'un bateau de se rendre à bon port s'il ne connaît pas la destination finale.
Dès le démarrage, le chef de projet doit se poser les bonnes questions et déterminer précisément l'objectif final du projet. Toute l'équipe pourra alors travailler et avancer dans la même direction.
Vous le savez, un projet se déroule rarement comme vous l'aviez planifié au départ. Des aléas peuvent survenir et des risques apparaître. Il faut donc anticiper un maximum les risques et limiter leurs impacts sur le bon déroulement de votre projet.
Dès le lancement du projet, vous devez dresser la liste de tous les risques potentiels et mettre en place une gestion des risques qui permettra soit d'éviter que le risque ne se produise, soit de maîtriser les conséquences du risque sur le projet.
Pour les imprévus, prévoyez du temps supplémentaire sur votre planning afin de pouvoir les traiter sereinement. Par exemple, surestimez la durée de certaines tâches ou prolongez les échéances des grandes phases du projet.
Certains projets d'envergure impliquent des organisations internationales et les membres des équipes projet se retrouvent dispersés aux quatre coins du monde. Décalage horaire, problème de communication, méthodes et rythmes de travail différents... Ce n'est pas toujours facile de travailler dans de telles conditions, particulièrement pour le chef de projet qui doit gérer toute l'équipe.
Heureusement, les nouvelles technologies permettent de réduire l'impact de la distance au sein de l'équipe et des outils, tels que les logiciels de gestion de projet, favorisent la collaboration entre les collaborateurs qui ne travaillent pas physiquement ensemble / au même endroit.
Bonus : suivez ces quelques conseils pour gérer efficacement votre équipe à distance.
Chaque acteur du projet doit savoir précisément quel est son rôle et connaître ses responsabilités. En tant que chef de projet, vous devez donner des instructions claires à chaque étape du projet.
Une bonne communication au sein de l'équipe est bénéfique pour le projet, et ce pour plusieurs raisons :
Laissez votre porte ouverte aux interrogations et aux idées de vos collaborateurs, et n'hésitez pas à leur faire régulièrement des retours sur leur travail. Ainsi, votre équipe restera motivée et engagée dans le projet, et elle travaillera davantage à son succès.
En tant que chef de projet, l'un de vos plus grands défis est de vous assurer que votre projet soit livré dans les temps, en respectant le budget et la qualité souhaitée. Mettre la pression sur votre équipe pour qu'elles atteignent les objectifs dans les délais fixés n'est pas la solution. Vos collaborateurs seront découragés et perdront leur motivation. Cela pourrait même provoquer le départ des plus fragiles, incapables de gérer le stress et la pression imposés.
Il est donc essentiel de définir des délais et des échéances réalistes. Pour cela, faites appel à l'expertise des membres de votre équipe qui sauront déterminer la durée de chaque tâche à accomplir. De plus, ainsi impliqués, ils se sentiront davantage engagés dans le projet et feront tout leur possible pour tenir les délais qu'ils ont eux-mêmes défini.
Il existe un grand nombre d'outils et de méthodes pour vous aider dans la gestion de votre projet. Diagramme de Gantt, matrice d'Eisenhower, diagramme d'Ishikawa, méthode agile, méthode des 5P, etc... Cependant, il n'est pas toujours facile de s'y retrouver et de savoir quel outil utiliser et à quel moment.
Vous devez également être certain que les informations sont correctement et régulièrement mises à jour et transmises aux personnes concernées.
Aujourd'hui, le logiciel de gestion de projet est un outil incontournable qui offre de nombreux avantages. En proposant plusieurs fonctionnalités indispensables (comme le diagramme de Gantt), il facilite grandement la gestion de projet et favorise la collaboration au sein de l'équipe. Toutes les informations et les documents en rapport avec le projet sont regroupés sur une plateforme unique, évitant ainsi de perdre un temps précieux à les chercher partout. Une fois que vous en aurez essayé un, vous ne pourrez plus vous en passer.
En conclusion
Etre chef de projet implique de relever quotidiennement des défis. Analysez les échecs et apprenez de chacun des challenges que vous relevez. Cela vous permet de renforcer vos compétences en management de projet et votre habileté à mener vos projets vers la réussite.
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