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avril 2017

Comment gérer les imprévus de votre projet ?

L'imprévu fait partie de la vie courante. Dans la vie privée comme dans la vie professionnelle, des événements inattendus surviennent, nous déstabilisent et nous forcent à changer de cap.

Prenons l'exemple du capitaine d'un bateau. Pour se rendre à son port de destination, il ne prendra pas forcément la voie la plus courte ou la plus directe car il va rencontrer des difficultés en chemin, comme une tempête ou un problème technique.

Il devra alors s'adapter et corriger sa trajectoire en permanence. Cependant, cela ne l'empêchera pas de toujours garder en tête son objectif : atteindre son port de destination.

Le chef de projet est dans la même situation que le capitaine du bateau. Comme lui, il doit mener son projet à bien et atteindre les objectifs fixés tout en s'adaptant aux aléas qui le feront dévier de sa trajectoire initiale.

Il est d'inutile d'essayer d'anticiper toutes les possibilités, de prévoir toutes les solutions aux risques potentiels. Vous perdrez du temps et gâcherez de l'énergie, et surtout, vous serez frustré car, au final, un aléa finira toujours par se produire.

Puisque vous ne pouvez rien faire pour empêcher les impondérables, l'une des meilleures solutions est de développer des compétences de gestion de l'imprévu.

Voici 6 astuces pour vous aider à gérer les événement inattendus qui surviendront durant vos projets.

Accepter les imprévus

Daniel Desbiens a dit : « L'imprévu doit être prévu dans notre vie. »

En tant que chef de projet, vous savez que la gestion de projet n'est pas un long fleuve tranquille. Au contraire, la route qui mène à la réussite est semée d'embûches, prévues comme imprévues. Que vous le vouliez ou non, des aléas surviendront et bouleverseront vos plans initiaux.

La première étape pour mieux gérer l'imprévu est de l'accepter, tout simplement. Acceptez que tout ne se passe pas toujours comme prévu et attendez-vous à ce que des événements inattendus se produisent. Cette attitude n'est en rien fataliste : vous vous préparez à accueillir les imprévus plutôt que de les subir passivement. Ainsi, vous vous mettez en condition et ne serez donc pas découragé lorsqu'un imprévu surgira.

Gérer ses émotions

Un imprévu va susciter des émotions et des réactions différentes : la surprise, la panique, la colère, l'amertume...

En tant que chef de projet, vous devez être capable de maîtriser et de contrôler vos émotions. Faites preuve de self-control, évitez les réactions impulsives et ne reportez pas votre stress sur votre équipe. Vous devez temporiser vos réactions.

Sous pression, dans les moments difficiles ou face à un imprévu, il est essentiel de savoir gérer ses émotions, rester positif et concentré sur l'objectif final.

Ne réagissez pas à chaud, mais prenez du recul et évaluez la situation afin d'apporter une réponse adéquate.

Savoir s'adapter

Comme disait Alfred Capus (1858-1922), « La chance, c'est la faculté de s'adapter instantanément à l'imprévu. »

Un chef de projet doit être capable de rebondir face aux changements, d'être flexible et de s'adapter aux imprévus.

Les impondérables sont difficiles à gérer, surtout lorsque le planning est déjà serré. C'est pour cela que vous devez faire preuve de souplesse et prendre en compte les aléas dans votre planning dès le lancement du projet. Ainsi, il vous sera plus facile d'absorber les événements inattendus.

Ne vous braquez pas lorsqu'un changement soudain survient, mais restez ouvert et faites preuve d'adaptabilité (la capacité de s'adapter à de nouvelles situations).

Faire preuve d'optimisme

Etre optimiste, c'est voir le bon côté des choses et être confiant en l'avenir. En tant que chef de projet, vous devez avoir une attitude constructive et rester fixé sur vos objectifs malgré les différents obstacles.

Soyez déterminé à accomplir votre but et ne laissez pas les aléas vous faire douter de la réussite de votre projet. Cette attitude positive sera également bénéfique pour votre équipe.

Voir les opportunités

Un événement inattendu n'occasionne pas forcément que du négatif. Au contraire. Parfois, l'imprévu va provoquer des changements qui étaient nécessaires : une nouvelle organisation, de nouveaux échanges, de nouvelles rencontres, un changement de priorités...

Vous devez changer de trajectoire, mais finalement, vous vous rendez compte que celle-ci est plus efficace que la précédente. Trop concentré sur votre planning prédéfinit, vous n'aviez pas considéré toutes les options, et cet aléa vous permet d'ouvrir les yeux et de saisir une nouvelle opportunité.

Qui dit changement, dit l'occasion d'acquérir de nouvelles compétences et de nouveaux savoirs. Bref, l'imprévu aura créé des opportunités que vous n'auriez jamais envisagé autrement.

Attention, face à ces changements, il est important d'accompagner les collaborateurs réticents

Anticiper

Il est impossible d'anticiper tous les imprévus. Cependant, afin d'éviter d'être pris au dépourvu par des impondérables, vous pouvez, et même vous devez anticiper le temps que cela prendra de traiter les aléas qui surviennent.

Dès le démarrage du projet, prévoyez du temps en plus pour les imprévus. Par exemple, surestimez la durée de certaines tâches ou allongez les échéances des phases les plus importantes du projet.

Ainsi, vous et votre équipe aurez suffisamment de temps pour traiter les événements inattendus. De plus, il est important de prévoir un budget supplémentaire pour la gestion des imprévus et des collaborateurs capables de gérer les aléas en plus de leurs tâches courantes.

Pour conclure

Le Comte de Belvèze (1809-1886) disait justement : “L'imprévu n'est pas l'impossible : c'est une carte qui est toujours dans le jeu.”

Les imprévus font partie intégrante de la vie d'un projet. Impossible d'y échapper alors autant s'y préparer. Accepter l'imprévisible et lui faire une place dans votre planning vous permettra de gérer efficacement vos projets, peu importe ce qui arrive.

Découvrez également comment gérer les problèmes de votre projet.

 

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