6 étapes pour créer un diagramme de Gantt efficace

Outil indispensable en gestion de projet, le diagramme de Gantt permet de représenter graphiquement l'ensemble des tâches d'un projet et de suivre son avancement.

La plupart des chefs de projet utilise Gantt, pour tous les types de projets et dans tous les domaines. Cependant, ce diagramme délivre tout son potentiel pour des projets complexes, composés de nombreuses tâches entremêlées.

Grâce au diagramme de Gantt, vous pouvez :

• suivre l'avancée du projet ;
• visualiser les différentes tâches à accomplir ;
• maîtriser l'enchaînement des activités, notamment lorsque certaines sont connectées ou menées en parallèle ;
• connaître le début, la fin et la durée de chaque tâche ;
• estimer l'impact d'un retard sur le reste du projet ;
• attribuer et gérer les ressources pour chaque tâche (humaines, financières, matérielles...).

Le diagramme de Gantt facilite l'organisation, la planification et le suivi des tâches. Pour l'utiliser efficacement, vous devez connaître les différentes tâches qui jalonnent votre projet, et l'ordre dans lequel elles doivent se réaliser.

Voici les 6 étapes pour allier efficacement gestion de projet et diagramme de Gantt. 

1. Définissez clairement votre projet

Pour commencer, vous devez définir votre projet de façon précise. Il s'agit de la première étape essentielle pour un lancement de projet réussi.

Un stylo ne sert à rien si vous ne savez pas quoi écrire. C'est la même chose pour le diagramme de Gantt : il s'avère inutile si vous ne savez pas quoi mettre dedans.

Prenons l'exemple de la construction d'une maison. Pour pouvoir démarrer, vous avez besoin de ses plans détaillés. Il en est de même pour un projet.

Avec votre équipe, établissez les éléments suivants :

• les objectifs ;
• la date de début et la date de fin du projet ;
• les moyens ;
• le budget ;
• la liste des tâches ;
• les délais ;
• les limites et les risques.

2. Dressez la liste des tâches à accomplir

Une fois les contours de votre projet bien définis, vous devez établir la liste de toutes les tâches nécessaires à son accomplissement. Pour la livraison d'une maison clé en main, les tâches à lister correspondent à toutes les étapes de la construction. Il s'agit par exemple du choix du terrain, de l'aménagement de l'intérieur et de la pose du toit et de la peinture.

Pour que votre diagramme de Gantt serve votre gestion de projet, il ne faut oublier aucune tâche. Pour vous aider, définissez les grandes étapes de votre projet, puis décomposez-les en sous-tâches.

3. Estimez la durée des tâches

Pour une planification juste et efficace de votre projet, vous devez impérativement estimer la durée précise de chaque tâche. Choisissez une unité de mesure pertinente en fonction du projet : heure, jour, semaine... Et veillez à conserver la même unité sur l'ensemble du diagramme.

Déterminez la date de début et la date de fin pour chaque tâche. Ces données sont essentielles dans la création du diagramme de Gantt.

4. Identifiez les dépendances entre chaque tâche

Les différentes tâches qui constituent votre projet sont connectées les unes aux autres. Techniquement, on parle de gestion des dépendances entre tâches. Ces dernières doivent en effet se réaliser dans un ordre précis. Certaines missions ne peuvent ainsi démarrer qu'à la fin d'une autre tâche. Par exemple, pour votre maison, vous ne pouvez pas poser les fenêtres si les murs ne sont pas montés.

D'autres tâches peuvent aussi se superposer. L'électricité peut, par exemple, s'installer en même temps que la pose des fenêtres. Et enfin, il y a les tâches annexes, qui n'ont aucune incidence sur les autres tâches. C'est le cas de l'aménagement du jardin.

On distingue donc 4 types de dépendance entre tâches :

• Fin à fin : les deux tâches doivent se finir en même temps.
• Fin à début : il s'agit du mode d'enchaînement standard, selon lequel une tâche ne peut débuter que quand la tâche précédente se termine.
• Début à fin : une tâche ne peut pas se terminer tant que la précédente n'a pas démarré. 
• Début à début : une tâche ne peut débuter que si la précédente a commencé.

5. Établissez un planning détaillé du projet

Une fois que vous avez toutes les informations précédentes en main, il est temps d'établir le planning détaillé de votre projet.

Le projet commence donc à une date précise, correspondant au démarrage de la première tâche. Cette première tâche peut par exemple correspondre aux plans de la maison. Quant à la date de fin ou la date de livraison, elle correspond à l'aboutissement de la dernière activité.

Votre planning doit être le plus clair, complet et réaliste possible.

6. Utilisez un outil adapté

Pour créer votre diagramme de Gantt, vous avez le choix entre trois possibilités :

• Microsoft Excel,
• un logiciel spécialisé dans la création de diagramme de Gantt,
• un logiciel de gestion de projet.

Tout dépend de votre niveau d'expérience en management de projet et de la complexité de votre projet. Excel est le moyen le moins efficace pour créer un diagramme de Gantt. Choisissez-le si vous être chargé d'un petit projet avec un budget limité. Voici quelques modèles Excel pour vous guider. 

Sinon, privilégiez un logiciel de création de Gantt, une solution plus évoluée, plus fonctionnelle et plus flexible qu'Excel. En plus, ces logiciels favorisent l'aspect collaboratif.

Enfin, le logiciel de gestion de projet est une véritable boîte à outils dont le diagramme de Gantt fait partie. Ses fonctionnalités sont nombreuses pour faciliter la gestion de projet. Cet outil se dédie totalement à la collaboration entre les différents acteurs du projet.

Les indispensables pour marier gestion de projets et diagramme de Gantt

Le diagramme de Gantt représente la méthode incontournable pour planifier vos projets. Pour créer un diagramme de Gantt efficace pour votre gestion de projets, quelques indispensables à garder en tête : 

• Rentrez dans les détails. Plus vous planifiez précisément la moindre petite tâche, plus vous évitez les estimations biaisées en termes de délais et de ressources à mobiliser. 
• Aussi petite soit elle, toute tâche doit comprendre ses objets propres, ses livrables et ses dépendances. 
• La manœuvre peut s'avérer laborieuse, mais prenez le temps de procéder au séquençage logique des tâches. En détaillant toutes les dépendances, vous visualisez clairement l'exécution du projet. Vous évitez aussi les potentiels goulets d'étranglement. 
• Comme pour toutes les méthodes de gestion de projet, le diagramme de Gantt implique un suivi régulier. Il faut pouvoir le mettre à jour en fonction des imprévus. Cet outil doit vous permettre de détecter rapidement les ajustements nécessaires, pas de figer le déroulement du projet. 
• Gantt incarne aussi un outil de communication avec vos parties prenantes. Servez-vous en pour partager les progrès du projet. Il convient pour cela, en amont, de communiquer clairement avec le fonctionnement de Gantt auprès de vos interlocuteurs.

5 astuces méconnues pour des diagrammes de Gantt efficaces

• Couleurs : un diagramme de Gantt qui fait correspondre des catégories de tâches à un code couleur permet une visualisation rapide des enjeux du projet. 
• Barre de progression : un diagramme de Gantt vraiment utile représente les dates de début et de fin des tâches, mais aussi l’état d’avancement réel de chaque tâche. 
• Niveaux de détail : un bon diagramme de Gantt vous permet de visualiser différents niveaux de granularité. 
• Jalons : vous pouvez ajouter des points clés du projet sous forme d’icônes, par exemple des échéances ou des livrables importants. Chez Planzone, nous représentons ces jalons avec des drapeaux. 
• Ajout de commentaires et de notes : vous fournissez des informations sur certaines tâches, des consignes particulières, des préoccupations. 

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