6 étapes pour créer un diagramme de Gantt efficace

Outil indispensable en gestion de projet, le diagramme de Gantt permet de représenter graphiquement l'ensemble des tâches d'un projet et de suivre sa progression.

Il est utilisé par presque tous les chefs de projet, pour tous les types de projets et dans tous les domaines. Cependant, il délivre tout son potentiel pour des projets complexes, composés de nombreuses tâches entremêlées.

Grâce au diagramme de Gantt, vous pouvez :

• suivre l'avancée du projet ;
• visualiser les différentes tâches à accomplir ;
• maîtriser l'enchaînement des activités, notamment lorsque certaines sont connectées ou menées en parallèle ;
• connaître le début, la fin et la durée de chaque tâche ;
• estimer l'impact d'un retard sur le reste du projet ;
• attribuer et gérer les ressources pour chaque tâche (humaines, financières, matérielles...).

Le diagramme de Gantt facilite l'organisation, la planification et le suivi des tâches. Pour l'utiliser efficacement, vous devez connaître les différentes tâches qui jalonnent votre projet, et l'ordre dans lequel elles doivent être réalisées.

Voici les 6 étapes pour créer un diagramme de Gantt efficace.

1. Définissez clairement votre projet

Pour commencer, vous devez définir votre projet de façon précise. Il s'agit de la première étape essentielle pour un lancement de projet réussi.

Un stylo ne sert à rien si vous ne savez pas quoi écrire. C'est la même chose pour le diagramme de Gantt : il est inutile si vous ne savez pas quoi mettre dedans.

Prenons l'exemple de la construction d'une maison. Pour pouvoir démarrer, vous avez besoin des plans détaillés de la maison. Il en est de même pour un projet.

Avec votre équipe, établissez les éléments suivants :

• les objectifs ;
• la date de début et la date de fin du projet ;
• les moyens ;
• le budget ;
• la liste des tâches ;
• les délais ;
• les limites et les risques ;

2. Dressez la liste des tâches à accomplir

Une fois les contours de votre projet bien définis, vous devez établir la liste de toutes les tâches nécessaires à son accomplissement. Pour la livraison d'une maison clé en main, les tâches à lister correspondent à toutes les étapes de la construction, du choix du terrain à l'aménagement de l'intérieur, en passant par la pose du toit et la peinture.

Pour que votre diagramme de Gantt soit correct et efficace, aucune tâche ne doit être oubliée. Pour vous aider, définissez les grandes étapes de votre projet, puis décomposez-les en sous-tâches.

3. Estimez la durée des tâches

Pour une planification juste et efficace de votre projet, vous devez impérativement estimer la durée précise de chaque tâche. Choisissez une unité de mesure pertinente en fonction du projet : heure, jour, semaine... Et veillez à conserver la même unité sur l'ensemble du diagramme.

Déterminez la date de début et la date de fin pour chaque tâche. Ces données sont essentielles dans la création du diagramme de Gantt.

4. Identifiez les dépendances entre chaque tâche

Les différentes tâches qui constituent votre projet sont connectées les unes aux autres, et doivent être réalisées dans un ordre précis. Certaines missions ne peuvent démarrer qu'après la fin d'une autre tâche. Par exemple, pour votre maison, vous ne pouvez pas poser les fenêtres si les murs ne sont pas montés.

D'autres tâches peuvent se superposer. L'électricité peut être faite en même temps que la pose des fenêtres. Et enfin, il y a les tâches annexes, qui n'ont aucune incidence sur les autres tâches, comme l'aménagement du jardin.

On distingue donc 4 types de dépendance entre tâches :

• Fin à fin : les deux tâches doivent se finir en même temps.
• Fin à début : il s'agit du mode d'enchaînement standard où une tâche ne peut débuter que quand la tâche précédente sera terminée.
• Début à fin : une tâche ne peut pas se terminer tant que la précédente n'a pas démarré. 
• Début à début : une tâche ne peut débuter que si la précédente a commencé.

5. Établissez un planning détaillé du projet

Une fois que vous avez toutes les informations précédentes en main, il est temps d'établir le planning détaillé de votre projet.

Le projet commence donc à une date précise, correspondant au démarrage de la première tâche (par exemple, dessiner les plans de la maison). Quant à la date de fin ou la date de livraison, elle correspond à l'aboutissement de la dernière activité.

Votre planning doit être le plus clair, complet et réaliste possible.

6. Utilisez un outil adapté

Pour créer votre diagramme de Gantt, vous avez le choix entre trois possibilités :

• Microsoft Excel,
• un logiciel spécialisé dans la création de diagramme de Gantt,
• un logiciel de gestion de projet.

Tout dépend de votre niveau d'expérience en management de projet et de la complexité de votre projet. Excel est le moyen le moins efficace pour créer un diagramme de Gantt. Préférez-le si vous être chargé d'un petit projet avec un budget limité. Sinon, privilégiez un logiciel de création de Gantt, une solution plus évoluée, plus fonctionnelle et plus flexible qu'Excel. En plus, ces logiciels favorisent l'aspect collaboratif.

Enfin, le logiciel de gestion de projet est une véritable boîte à outils dont le diagramme de Gantt fait partie. Ses fonctionnalités sont nombreuses pour faciliter la gestion de projet, et il est totalement dédié à la collaboration entre les différents acteurs du projet.

Conclusion

Le diagramme de Gantt est la méthode incontournable pour planifier vos projets. Suivez ces étapes pour créer un diagramme de Gantt efficace pour vous et votre équipe.

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