3. Estimer la durée de chaque tâche
Vous devez désormais déterminer le temps (heures / jours / semaines) et les efforts nécessaires à l’accomplissement de chacune des tâches. Cette étape est cruciale pour définir la durée totale du projet.
Pour que l’estimation soit la plus juste, il est impératif d’impliquer l’ensemble des acteurs du projet qui doivent être en mesure de vous donner le temps nécessaire à l’accomplissement des tâches. Par exemple, un architecte est capable d’estimer approximativement le temps qui lui sera nécessaire pour dessiner les plans d’un bâtiment.
4. Ordonnancer les tâches
Cette étape consiste à établir l’ordre dans lequel les tâches de votre projet doivent être exécutées et les liens entre chacune des tâches. Si certaines tâches peuvent être réalisées en parallèle, d’autres dépendent du démarrage ou de la fin d’une autre tâche. C’est ce que l’on appelle les dépendances entre les tâches d’un projet.
5. Attribuer les ressources à chaque tâche
Qui fait quoi dans votre projet ? Maintenant que vous connaissez toutes les tâches à accomplir, leur durée, leur ordre d’accomplissement et leur dépendance les unes aux autres, il est temps d’attribuer les ressources.
Le terme de ressources fait référence à votre équipe, mais aussi à des prestataires externes, à des fournisseurs, etc. Bref, à toutes personnes qui vont travailler sur votre projet pendant toute sa durée ou de manière ponctuelle.
Attention, lors de cette étape, il est essentiel de prendre en compte les différentes contraintes auxquelles sont soumises vos ressources. Par exemple, si celles-ci sont impliquées dans un autre projet en même temps, si elles ont des congés, si elles travaillent à temps partiel, etc.
6. Construire votre calendrier
Il s’agit de la dernière étape de la planification : la création de l’échéancier de votre projet. C’est lors de cette étape que vous devez prendre en compte les vacances de vos collaborateurs ainsi que les interventions ponctuelles des différents prestataires.
Votre calendrier doit être le plus réaliste possible. Evitez les délais trop serrés ou, à l’inverse, trop longs. Sachez que votre planning n’est pas figé et qu’il sera amené à évoluer au cours du projet. En effet, aléas et imprévus risquent de survenir, certaines tâches prendront plus de temps que prévu alors que d’autres seront terminées plus rapidement. Vous devrez donc mettre régulièrement à jour votre planning.
7. Utiliser un logiciel de gestion de projet
Aujourd’hui, la planification de projet est simplifiée grâce à l’utilisation de logiciels de gestion de projet dont elle est l’une des nombreuses fonctionnalités disponibles (grâce au diagramme de Gantt notamment).
Suivez la progression de votre projet, gérez la charge de travail de vos collaborateurs, actualisez le planning, surveillez les prochaines échéances, etc. Bref, ces logiciels vous facilitent la vie.
Vous connaissez désormais toutes les étapes pour une planification de projet réussie. A vous de jouer !