<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=660830814037640&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">
mai 2017

7 éléments qui vous font perdre du temps au travail

Twitter-Blog-Perte-Temps-Travail-Illustration-Planzone.png

Il est difficile d'être productif à 100% au travail. 5 minutes sur Facebook, 10 minutes à discuter avec un collègue, votre ordinateur qui plante pendant 15 minutes...Saviez-vous qu'une personne normale met en moyenne 4 minutes à se remettre d'une interruption et à reprendre là où elle en était dans son travail ? Mises bout à bout, ces quelques minutes se transforment rapidement en heures.

Selon une enquête réalisée par salary.com en 2014, 89% des travailleurs perdraient quotidiennement du temps au travail. Parmi eux, plus de 60% perdent entre 30 minutes et une heure chaque jour, et 4% perdent au moins la moitié de leur journée de travail sur des tâches sans rapport. Effrayant, n'est-ce pas ?

Les causes de la perte de temps au travail sont multiples, et contrairement à ce que l'on pourrait croire, les médias sociaux et l'utilisation d'Internet à des fins personnelles ne sont pas les seules raisons. Voici la liste des différents facteurs de la perte du temps au travail et les solutions pour y mettre fin.

Les discussions avec les collègues

Vos pauses café de 10 minutes s'éternisent à cause d'une discussion entre collègues, bien souvent sans aucun rapport avec vos tâches en cours. Il s'agit d'une des causes les plus fréquentes de perte de temps au travail.

La solution

Si une discussion de travail se prolonge à la pause café, poursuivez-la en organisant une réunion avec toutes les personnes intéressées. En revanche, si votre collègue raconte ses vacances en détail, écourtez gentiment la conversation et proposez de vous retrouver à la pause déjeuner.

Il est essentiel d'échanger avec ses collègues pour favoriser une bonne ambiance au travail, créer une cohésion d'équipe, trouver des solutions et encourager la créativité. Pensez à organiser régulièrement un déjeuner d'équipe.

Le problème des open spaces

Les open spaces sont des bureaux ouverts, censés faciliter la communication entre les employés. Cependant, le brouhaha qui y règne constamment est une nuisance qui empêche d'être productif. Sonneries de téléphones fixes et portables, vacarme de l’imprimante, musique des uns, conversations des autres, sans compter les interruptions incessantes... Bref, il devient difficile de travailler efficacement dans ces conditions.

Un sondage d'Actineo réalisé en septembre 2015, révèle que 92% des personnes interrogées estiment que leur espace de travail a un impact sur leur efficacité, et plus de la moitié (57%) se déclare perturbée par des nuisances sonores dues à des conversations.

La solution

Si c'est possible, demandez à retourner dans un bureau avec des murs et une porte. Sinon, isolez-vous dans une salle de réunion lorsque vous avez besoin de concentration ou portez des bouchons d'oreilles.

Le surf sur Internet à des fins personnelles

Il s'agit de l'une des causes les plus importantes de perte de temps au travail. Facebook, Youtube et Wikipédia font partie des sites les plus visités. Que ce soit pour vérifier la météo du week-end, chercher une recette pour le repas du soir ou consulter les horaires ciné, il est facile de se laisser tenter quand toute l'information est à portée de clic. Sans compter les communications personnelles (textos, Facebook et coups de fil) sur son téléphone portable.

La solution

Rangez votre téléphone et, si possible, coupez le wifi pour éviter la tentation. Imposez-vous des limites et effectuez vos recherches et vos communications personnelles pendant votre pause déjeuner.

Le matériel informatique défaillant

Aujourd'hui, l'ordinateur et les nouvelles technologies sont devenus des outils de travail incontournables et indispensables. Le souci, c'est qu'il y a (trop) souvent des bugs informatiques, des pannes et des lenteurs de réseau. Ces problèmes techniques peuvent faire perdre jusqu'à 30 minutes par jour, ce qui équivaut à 109 heures par an, soit plus de 2 semaines de travail perdues chaque année.

La solution

Il est essentiel d'avoir un réseau et des équipements informatiques récents et performants, mis à jour régulièrement ainsi qu'un bon service informatique composé de techniciens efficaces et réactifs.

Les réunions inutiles

En réunion, vous avez tendance à rêvasser, somnoler ou faire autre chose ? Le problème ne vient sûrement pas de vous, mais de la réunion elle-même. Manque d'objectif, absence d'ordre du jour, durée qui s'éternise, participants non concernés par le sujet : plus d'une réunion sur deux est une mauvaise réunion. Inutile pour le participant comme pour l'organisateur, elle engendre une perte de temps considérable.  

La solution

La réunion est un outil de communication et de coordination indispensable en gestion de projet, mais pour être efficace, elle doit être correctement préparée, avec un objectif précis et un ordre du jour bien défini. Evitez de perdre votre temps et assistez uniquement aux réunions nécessaires pour l'avancée de votre travail.

Trop d'emails à traiter

Nous sommes tous devenus accros au courrier électronique pour communiquer au travail. Facile, rapide et pratique, cela évite de prendre le téléphone ou de se déplacer, et permet de garder une trace écrite des échanges. Le problème ? Nous recevons chaque jour une quantité incroyable d'emails, dont la plupart ne sont pas pertinents ou en rapport avec notre travail. Et surtout, on interrompt systématiquement notre travail pour consulter un email qui vient d'arriver. C'est ainsi que l'on perd de précieuses minutes tout au long de la journée.

La solution

Consultez vos emails à heures fixes chaque jour. Evitez les longues discussions par email et privilégiez le face-à-face ou le téléphone pour résoudre rapidement les problèmes. Au besoin, envoyez un bref email récapitulatif en évitant de mettre toute l'entreprise en copie.

Un espace de travail désorganisé

Votre bureau est envahi par les piles de dossiers. Des post-it et des feuilles volantes sont étalés un peu partout. Et l'on ne parle même pas du contenu de votre ordinateur. Difficile de s'y retrouver et d'être productif dans ces conditions. En plus, vous perdez un temps fou à retrouver un document.

La solution

Rangez et organisez votre bureau, classez vos dossiers et n'imprimez que si nécessaire. Utilisez la technologie : il existe de nombreux logiciels et applications qui vous permettent d'organiser efficacement vos documents de travail afin de les retrouver facilement.

En conclusion

Au travail, on perd régulièrement de précieuses minutes, volontairement (en surfant sur Internet à des fins personnelles) ou involontairement (à cause de réunions interminables). Ces pertes de temps représentent une perte financière pour l'entreprise. Elles favorisent également l'accumulation de stress et une pression inutile pour les employés qui manquent de temps pour accomplir leurs tâches et atteindre leurs objectifs. Il est donc essentiel de les identifier et de les limiter.

Bonus : découvrez nos astuces pour améliorer votre productivité en seulement 6 jours.

 

telecharger le livre blanc sur l'art de travailler en mode projet