février 2017

Quel est l'impact économique des mauvaises réunions ?

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La réunion est un outil stratégique dans la gestion de projet. Il s’agit d’un moyen efficace d’échanger et de partager de l’information, de mettre en commun des idées, et de prendre collectivement des décisions importantes. Les réunions permettent également de résoudre certains problèmes ou conflits en discutant face-à-face avec les personnes concernées.

L’une des premières étapes clés d’un projet est la réunion de lancement qui permet d’informer tous les acteurs du projet sur :

  • le contexte,
  • les objectifs,
  • les enjeux,
  • les limites et les risques,
  • les moyens,
  • le budget,
  • l’organisation du projet,
  • les responsabilités de chacun.

Cette réunion pose les bases de la collaboration et de l’engagement de chacun sur le projet. S’en suivront ensuite des réunions périodiques permettant de faire le point sur l’avancement des tâches du projet.

La réunion est donc un outil de communication et de coordination indispensable pour le suivi et la réalisation d’un projet. Il est impératif d’éviter les réunions improductives qui font perdre du temps à tous les acteurs du projet.

Qu’est-ce qu’une mauvaise réunion ?

Lundi matin, vous êtes convié à une réunion à 9h, mais n’avez franchement pas envie d’y aller. Le problème ? Vous ne connaissez pas l’ordre du jour et ne comprenez pas pourquoi vous êtes convoqué. C’est mal parti, mais vous décidez d’y allez malgré tout.

Au final, l’organisateur était incapable d’animer la réunion, il n’y avait pas d’ordre du jour et les participants ne savaient pas pourquoi ils étaient présents.

Bilan : cette réunion aura été une perte de temps pour tout le monde, y compris l’organisateur qui, par manque de préparation, n’aura pas obtenu ce qu’il souhaitait.

On vient donc de vous voler deux heures de votre temps, deux heures que vous auriez pu dédier à faire autre chose de plus productif et pertinent. David Grady en parle d’ailleurs très bien.

Les réunions ont mauvaise réputation : chronophages (elles font perdre du temps) et inefficaces, elles sont souvent perçues comme une corvée par l’équipe. Et pour cause ! Une mauvaise réunion fait perdre à chacun un temps précieux qu’il pourrait passer à avancer sur ses tâches. On ne parle pas des opportunistes ou des paresseux qui y voient l’occasion d’une bonne sieste ! Et quand on sait qu’en entreprise, le temps c’est de l’argent, c’est encore plus frustrant !

Dans certaines entreprises, il existe aussi des réunions pour mettre la pression et culpabiliser les collaborateurs, créer une sorte de compétition au sein de l’équipe, voire même générer des conflits. En plus de perdre votre temps, vous perdez votre motivation et vous pouvez aussi perdre de vue les objectifs à atteindre. En bref, rien de positif.

Une enquête a été réalisée auprès de 630 cadres pour savoir ce qu’ils pensent des réunions : si la réunion est bien préparée et ne dure pas trop longtemps, ils sont pour.

Comment rendre une réunion productive ?

D’abord, qu’est-ce qu’une réunion constructive ? C’est un moment de partage productif où chacun des participants est acteur et qui aboutit à des résultats concrets. Chaque participant ressort avec des réponses à ses questions, et de nouvelles tâches sur lesquelles travailler.

Une bonne réunion, c’est travailler et décider ensemble tout en économisant le temps et l’énergie de chacun. Privilégiez donc un climat de collaboration et de complémentarité dans votre réunion.

Pour organiser une réunion efficace, il n’y a pas de secret : ne laissez aucune place à l’improvisation ! Si vous ne voulez pas perdre votre temps, et faire perdre celui de vos collaborateurs, vous devez impérativement préparer votre réunion.

Une réunion doit être organisée seulement si elle est nécessaire et qu’elle répond à une demande avec des objectifs précis, sinon elle est inutile.

Tout d’abord, préparez correctement votre réunion en suivant ces étapes :

  • Définissez clairement l’objectif de la réunion : informer, collecter des avis ou prendre une décision.
  • Etablissez l’ordre du jour et communiquez-le aux participants le plus tôt possible afin qu’ils prennent en compte les points abordés et qu’ils intègrent la réunion dans leur planning.
  • N’invitez que les personnes vraiment concernées.

Quelques conseils pour animer efficacement votre réunion :

  • Favorisez les échanges : votre intervention doit être un dialogue et les participants doivent être des acteurs. Invitez-les à s’exprimer.
  • Equilibrez les temps de parole.
  • Respectez l’ordre du jour : si le sujet dévie, recentrez toujours la réunion sur l’ordre du jour, avec tact.
  • Soyez le gardien du temps : gardez un œil sur le temps accordé à chaque point et veillez à ne pas dépasser le temps imparti afin d’éviter que la réunion ne s’éternise. N’hésitez pas à utiliser un chronomètre.
  • Notez les points importants sur un tableau.
  • Concluez en clarifiant et en résumant les points clés et récapitulez les engagements et les responsabilités de chacun en créant des tâches concrètes au sein de votre logiciel de gestion de projet.

Après la réunion, rédigez rapidement le compte-rendu qui permet notamment d’acter les décisions prises, et diffusez-le à tous les participants.

Bonus : Pour être plus productif et mieux gérer votre temps au travail, suivez ces 5 astuces.

Pour résumer

Finissez-en avec les mauvaises réunions qui font perdre du temps, mais aussi de l’argent et démotivent les collaborateurs. Cependant, ne bannissez pas cet outil indispensable de la gestion de projet et n’oubliez pas qu’une réunion productive nécessite de la préparation.

Selon l’enquête de Cadreo, la réunion idéale a lieu le mardi entre 10h et 12h, dure entre 30 minutes et une heure, compte 4 à 6 participants, et a un ordre du jour clairement défini.

Vous savez ce qu’il vous reste à faire pour transformer vos réunions en moments d’échange productifs.

 

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