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juillet 2014

3 freins à la mise en place d’un outil de travail collaboratif

questions

 

Il n’est pas toujours évident d’intégrer de nouveaux outils en matière d’organisation du travail et de comprendre rapidement les bénéfices procurés. Après six ans d’expérience dans le domaine du SaaS, nous souhaitons vous proposer une liste, nonexhaustive, de questions que vous devez sûrement vous poser et les réponses que nous vous y apportons.

Un outil de plus : c'est forcément du travail en plus ?

Combien d'outil(s) utilisez-vous actuellement au quotidien pour :

Lister vos tâches ? Une To-do papier ? Un outil numérique basique ?
Echanger avec vos collaborateurs ? Le téléphone ? Le mail ?
Partager vos fichiers ? Encore l’e-mail ? votre réseau interne ?
Planifier et suivre l’évolution de vos projets ? Un fichier Excel ?

Intégrer un outil de travail collaboratif en mode SaaS au sein de votre organisation vous permet de disposer, en un seul et même endroit, de plusieurs fonctionnalités qui doivent répondre aux questions évoquées ci-dessus.

Voici ce qu’un logiciel de travail collaboratif doit vous apporter pour :

Lister vos
tâches
Un outil de contrôle des actions qui amène votre équipe à se focaliser sur ce qui est important et sur les tâches à traiter en priorité au jour le jour.
Échanger avec vos collaborateurs
Un outil de collaboration qui offre une structure au travail quotidien et où le partage d’informations et les échanges sont centralisés.
Partager vos
fichiers
Un outil de stockage de documents qui permet une interaction facile avec les collaborateurs et où les anciennes versions peuvent être récupérées et mises à jour.
Planifier et Suivre vos projets
Un outil de prévision permettant de se rappeler rapidement des actions en cours et à venir. Un outil d’aide à la décision pour suivre l’évolution des actions et anticiper les retards.

 

Résultat ? Retrouver toutes ces fonctionnalités au sein d’un logiciel unique n’entraine pas plus de travail, au contraire, il vous fait gagner un temps précieux.

Un outil de plus : c'est changer nos habitudes de fonctionnement ?

Un outil de travail collaboratif en mode SaaS doit regrouper 3 environnements :

 

Freins outils SaaS

 

Résultat ? Un logiciel de travail collaboratif vous offre une nouvelle organisation de travail, plus souple et plus rapide. Vous pouvez continuer à utiliser vos supports classiques comme la suite Office mais ces derniers sont désormais intégrés dans une structure ordonnée et participative. Par ailleurs, un logiciel collaboratif est souvent compatible avec vos applications numériques habituelles (Google Drive, Google Calendar...).

 

Un outil de plus : c'est l'obligation d'une formation ?

Dans un premier temps, nous vous invitions à utiliser les fonctionnalités qui simplifieront votre quotidien et qui vous apporteront une véritable valeur ajoutée. De plus, vous devez choisir des outils qui n’obligent pas à être expert en organisation ou en gestion de projet.

La formation sera alors nécessaire :

− pour vous présenter l’intérêt et les bénéfices liés à l’implémentation d’un outil de travail collaboratif en mode SaaS.
− pour définir et intégrer vos modes de fonctionnement internes à ce nouvel outil.

Notre expérience nous permet de savoir que prendre la décision d’adopter et de mettre en œuvre un outil collaboratif en mode SaaS peut parfois s’accompagner de questionnements et/ou de freins. C’est notamment pour cette raison que nous proposons à nos clients des solutions d'accompagnement.

Et vous, identifiez-vous des freins à la mise en place d’un nouveau logiciel dans votre organisation ?

 

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