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octobre 2020

Guide du chef de projet : comment rendre vos conf-calls d’équipe efficaces ?

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Une grande partie de vos collaborateurs sont en télétravail ? Découvrez comment rendre vos réunions virtuelles plus efficaces.

Avant le Covid-19 et le confinement, les audioconférences et/ou les visioconférences (avec l’image) étaient principalement utilisées au sein des entreprises nationales ou internationales dont les salariés sont souvent dispersés géographiquement. Aujourd’hui, avec l’explosion du télétravail, les conférences téléphoniques, ou conf calls pour les intimes, sont désormais devenues un outil de communication très populaire, employé quotidiennement dans un grand nombre d’entreprises. 

Pratique, économique et écologique, la téléconférence permet de maintenir le lien entre les équipes qui travaillent à distance, de supprimer les barrières géographiques, de gagner du temps et de réduire les dépenses liées aux frais de déplacement. Cependant, une conf call ou une visioconférence est un peu plus contraignante à organiser qu’une simple réunion, notamment d’un point de vue technique. 

Voici sept bonnes pratiques à adopter pour assurer l’efficacité de vos conférences téléphoniques d’équipe.

 

1. Définir un ordre du jour 

Un projet sans objectif est comme un navire sans destination : il va errer indéfiniment dans l’océan jusqu’à épuiser la totalité de ses ressources. Les objectifs sont donc indispensables pour orienter votre projet, le structurer et valider sa réussite. Ils vous guident à travers toutes les phases du projet, vous donnent des cibles à atteindre, définissent les tâches à réaliser pour y parvenir et permettent aux équipes de comprendre ce que l’on attend d’elles.

 

2. Bien choisir son outil

Pour commencer, vous devez déterminer si vous allez organiser une conférence vidéo ou audio car le matériel n’est pas le même. 

Pour une audioconférence, vous aurez besoin d’un téléphone de conférence, aussi appelé pieuvre téléphonique, qui permet de capter les paroles de tous les participants situés autour de la table et qui diffuse un son de qualité.

Pour une visioconférence où chaque participant se situe dans un lieu différent, il vous faudra :

  • une webcam afin que chaque participant soit visible des autres. Les ordinateurs récents en sont généralement tous équipés ;
  • un micro pour que chaque participant soit entendu des autres. Tous les ordinateurs actuels en possèdent un ;
  • un casque ou des écouteurs afin d’entendre clairement ce qui se dit. L’utilisation d’enceintes n’est pas recommandée car cela peut créer de l’écho ;
  • un système de visioconférence tel que Zoom, Google Live, Slack, Skype, Teams, etc. Vous pouvez opter pour un logiciel installé sur votre ordinateur, un service en ligne ou un outil intégré directement à votre logiciel de gestion de projet comme Planzone;

 

3. Etre ponctuel

Avec les conférences téléphoniques ou les visioconférences, vous n’avez plus d’excuse pour être en retard puisque vous pouvez démarrer la réunion directement où vous vous trouvez. De plus, il n’est jamais agréable de devoir attendre les retardataires pour démarrer ou d’arriver alors que la réunion a déjà commencé. La ponctualité est donc essentielle pour garantir l’efficacité de vos réunions à distance. Et pour être sûr que tout le monde soit à l’heure, pensez à envoyer à tous les participants une notification ou un email de rappel avec l’heure de la réunion.

 

4. Organiser son temps de parole

Lors des réunions à distance, il est indispensable de bien organiser le temps de parole, d’une part pour éviter les problèmes de saturation du son, et d’autre part pour entendre clairement et distinctement les idées et les avis de chacun des participants.

De plus, pour qu’une réunion soit productive, elle doit être chronométrée et ne pas dépasser le temps prévu. L’organisateur de la téléconférence ou un animateur désigné en amont est chargé d’orchestrer la prise de parole et de faire respecter le temps imparti à chaque participant. Ainsi, vous favorisez l’écoute et vous évitez que les participants ne se coupent la parole, ce qui rendrait la réunion chronophage et beaucoup moins efficace.

 

5. Réussir à capter l'attention

Avec les conférences téléphoniques, le seul moyen de captiver votre audience, c’est avec votre voix. Evitez d’avoir un ton trop mou car vous risquez de démotiver, d’ennuyer voire d’endormir tous les participants. A l’inverse, si vous parlez trop vite, personne n’arrivera à vous suivre. Il faut donc trouver le bon équilibre.

Pour capter l’attention de vos interlocuteurs, vous devez être concis, aller à l’essentiel et transmettre un message clair avec des mots percutants et l’illustrer par des exemples concrets. Impliquez les participants en leur posant des questions et en sollicitant leur avis. Cela les encouragera à être attentifs.

Animer une conf-call peut être plus difficile qu’il n’y paraît et nécessite de la pratique. Pour vous améliorer, n’hésitez pas à vous enregistrer et à vous réécouter. Ce n’est jamais très agréable d’entendre sa voix, mais c’est très efficace pour s’améliorer.

 

6. Favoriser la convivialité

Certains salariés ne vivent pas très bien le télétravail et le fait d’être seuls, éloignés de leurs collègues. Une conf-call, juste avec la voix, est souvent plus froide qu’une réunion en présentiel ou qu’une visioconférence où l’on peut se voir.

Pour rendre vos téléconférences conviviales, vous pouvez prendre quelques minutes au début pour demander des nouvelles de tout le monde, partager quelques anecdotes personnelles ou professionnelles drôles pour détendre l’atmosphère et installer une ambiance chaleureuse, même à distance.

De cette façon, vous boostez la motivation de vos collaborateurs, ce qui contribue à rendre la réunion plus efficace.

 

7. Terminer avec une synthèse

Une réunion efficace, qu’il s’agisse d’une conf-call, d’une visioconférence ou d’une réunion présentielle, se termine toujours par un rapide résumé des différents points abordés, des décisions prises et des actions à réaliser. De cette manière, chaque participant sait ce qu’il doit faire et ce, dès la fin de la réunion.

Enfin, rédigez un compte-rendu de la réunion avec la liste des décisions importantes qui ont été prises pour en garder une trace écrite. Envoyez-le à tous les participants ainsi qu’aux absents le plus tôt possible (dans la journée ou le lendemain).

 

En conclusion

Des objectifs clairement formulés sont nécessaires pour rendre votre projet compréhensible et réalisable. Les objectifs donne un sens au travail de vos collaborateurs, et leur permettent de savoir ce qu’ils doivent faire, dans quels délais et avec quel budget.

Enfin, retenez qu’un objectif est un résultat à atteindre. Plus il sera clair et précis, plus il sera facile à accomplir.

En suivant ces sept conseils, vous réussirez à rendre vos audioconférences et vos visioconférences plus efficaces et productives.

Enfin, si c’est possible, essayez d’alterner réunions en face-à-face et réunions virtuelles pour maintenir un lien fort entre vos collaborateurs.

 

Bonus : découvrez quel est l’impact économique des mauvaises réunions.

 

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