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octobre 2020

Guide du chef de projet : comment définir ses objectifs pour assurer la clarté du projet

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En tant que chef de projet, découvrez comment fixer des objectifs clairs et précis pour assurer la compréhension et la réussite de votre projet.

Tout projet est réalisé dans un but précis. Il doit permettre d’accomplir des objectifs spécifiques comme l’augmentation du chiffre d’affaires, la fidélisation d’un plus grand nombre de clients, le développement d’un nouveau produit pour répondre à un besoin particulier, etc.

En tant que chef de projet, vous devez définir et énoncer clairement les objectifs du projet afin de vous assurer qu’ils soient bien compris par tous les acteurs concernés. Ces objectifs vont guider le travail de l’équipe projet durant toute la durée du projet. Une mauvaise compréhension des objectifs pourrait avoir des conséquences négatives sur le déroulement du projet et aller jusqu’à causer son échec.  

Il est également indispensable que vos objectifs soient mesurables afin de pouvoir suivre leur progression et ce, grâce à la mise en place d’indicateurs clés de performance (ou KPI) dont les principaux sont le budget, la qualité et les délais.

Découvrez comment définir clairement les objectifs de votre projet.

 

L'importance des objectifs en gestion de projet

Un projet sans objectif est comme un navire sans destination : il va errer indéfiniment dans l’océan jusqu’à épuiser la totalité de ses ressources. Les objectifs sont donc indispensables pour orienter votre projet, le structurer et valider sa réussite. Ils vous guident à travers toutes les phases du projet, vous donnent des cibles à atteindre, définissent les tâches à réaliser pour y parvenir et permettent aux équipes de comprendre ce que l’on attend d’elles.

 

Comment définir les objectifs de votre projet

Suivez ces quatre conseils pour élaborer des objectifs clairs.

 

La méthode SMART

Pour fixer des objectifs clairs et compréhensibles, la méthode SMART est un incontournable. Cet acronyme correspond aux cinq critères qui caractérisent tout bon objectif :

  • Spécifique (specific) : en gestion de projet, vos objectifs doivent être spécifiques, c’est-à-dire qu’ils doivent être simples, clairs, précis et compréhensibles par tous. S’il est possible d’interpréter votre objectif d’une façon différente de la vôtre, cela signifie qu’il est ambigu. Un objectif spécifique n’est ni trop vague, ni complexe sinon il sèmera la confusion parmi vos collaborateurs. Il doit également décrire le résultat final attendu. Vous devez répondre aux questions : qui fait quoi ? Pourquoi ? Comment ?

 

  • Mesurable (measurable) : pour savoir si vous avez atteint votre objectif, vous devez pouvoir mesurer votre progression. D’où la nécessité de définir des objectifs que vous pouvez évaluer, c’est-à-dire qui soient chiffrables, quantifiables, mesurables. Pour cela, vous pouvez utiliser une quantité (hausse de 30% de nouveaux clients, augmentation du chiffre d’affaires de 50 000 €, etc.), une fréquence (sortir un nouveau produit une fois par mois) ou une qualité (créer un produit résistant à 50 000 utilisations). Vous devez répondre à la question : combien ?

 

  • Ambitieux et atteignable (ambitious and attainable) : veillez à définir des objectifs suffisamment ambitieux pour challenger et motiver votre équipe à se surpasser et à donner le meilleur d’elle-même. Cependant, vous devez aussi vous assurer que vous avez les moyens de réaliser vos ambitions. En d’autres termes, vos objectifs sont-ils réalisables ? Avez-vous le temps, les ressources financières et humaines nécessaires pour réussir ?

 

  • Réaliste (realistic): les termes « réaliste » et « atteignable » ont presque le même sens. Cependant, ici, il s’agit de vous assurer que vos objectifs sont pertinents et envisageables en prenant en compte votre situation. De cette façon, vous fixez la barre haute tout en gardant les pieds sur terre. Posez-vous les questions suivantes : vos objectifs sont-ils en accord avec la stratégie globale de l’entreprise ? La situation actuelle ou le marché est-il favorable ? Est-ce le bon moment ? Est-ce rentable ?

 

  • Temporellement défini (time-bound) : tous vos objectifs doivent impérativement avoir une date de début et une date de fin, sinon c’est la procrastination assurée. Définir une date butoir va créer un sentiment d’urgence et imposer une pression qui encouragera vos collaborateurs à passer à l’action et à être plus productifs et plus engagés. Le fait de connaître l’échéance de leurs objectifs leur permet de mieux planifier leurs tâches et leur charge de travail pour avancer efficacement sur leurs missions.

 

Impliquez votre équipe

Vous n’allez pas travailler seul à la réalisation de votre projet et à l’accomplissement de ces objectifs. N’hésitez donc pas à vous appuyer sur les collaborateurs compétents que vous avez recrutés pour vous aider dans cette mission. Sollicitez leur avis d’expert et leurs suggestions pour définir des objectifs atteignables.  

Pour que cela fonctionne, vous devez d’abord vous assurer que vos collaborateurs ont bien compris le but du projet ainsi que votre vision.

 

Utilisez les verbes d'actions

Lorsque vous formulez vos objectifs, il est important d’utiliser des verbes d’action car ils sont plus évocateurs et permettent de déterminer clairement ce que vous voulez accomplir. Par exemple, utilisez des verbes comme créer, développer, améliorer, augmenter, identifier, promouvoir, etc.

 

Pas plus de 3 ou 4 objectifs

Un projet doit répondre à une problématique. Le nombre d’objectifs à atteindre va donc dépendre de la taille du projet et de la complexité du problème à résoudre. Cependant, pour éviter de compliquer le projet ou de créer la confusion, il est recommandé de ne fixer que trois ou quatre objectifs à long terme maximum. Décomposez ensuite ces objectifs en objectifs intermédiaires à court terme plus rapides à atteindre. 

Les objectifs à long terme permettent de donner de la visibilité à l’équipe projet tandis que les objectifs à court terme sont indispensables pour motiver et engager vos collaborateurs.

 

Pour conclure

Des objectifs clairement formulés sont nécessaires pour rendre votre projet compréhensible et réalisable. Les objectifs donne un sens au travail de vos collaborateurs, et leur permettent de savoir ce qu’ils doivent faire, dans quels délais et avec quel budget.

Enfin, retenez qu’un objectif est un résultat à atteindre. Plus il sera clair et précis, plus il sera facile à accomplir.

 

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