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Gestion de projet

4 idées pour améliorer la précision de vos feuilles de temps

La précision des feuilles de temps de votre équipe est un facteur de réussite pour votre projet. Découvrez pourquoi et comment les rendre plus précises.


Qui ne connaît pas le diction « le temps, c'est de l'argent » ? L'un des objectifs principaux des feuilles de temps est de vous éviter d'en perdre. Plusieurs études américaines ont montré que les entreprises dans le domaine des services perdent $50 000 par an en revenus à cause de l'inexactitude des feuilles de temps de leurs employés. En effet, si les employés ne saisissent pas correctement leurs heures travaillées, il est impossible de facturer ces heures au client, et donc à l'entreprise d'être payée.

Même si vous ne facturez pas vos heures, les feuilles de temps vous permettent d'identifier le temps nécessaire à l'accomplissement des différentes tâches du projet et d'anticiper les retards potentiels. En bref, cet outil permet de suivre avec précision l'avancement de votre projet et la performance de votre équipe. C'est pour cela qu'il est essentiel que cet outil soit rempli avec exactitude.

Les conséquences de l'inexactitude des feuilles de temps

En tant que chef de projet, vous savez qu'il est important de remplir précisément et assidûment votre feuille de temps. La plupart des membres de votre équipe le savent aussi, cependant, il y a toujours des collaborateurs qui ne le font pas. Cela peut avoir plusieurs conséquences sur le bon déroulement du projet, telles que :

  • une perte de revenu ;
  • l'incapacité de savoir si la réalisation des tâches prend le temps prévu ;
  • l'impossibilité de connaître la charge de travail de vos collaborateurs, et ainsi de mieux la répartir pour être plus efficace ;
  • l'impossibilité de savoir si votre projet est rentable, car les heures de travail de vos collaborateurs ne sont pas saisies correctement ;
  • un manque de données sur lesquelles s'appuyer pour établir les plannings et évaluer vos futurs projets ;

Les différentes causes de l'inexactitude

Il est vrai qu'aujourd'hui, il est difficile de saisir avec précision le temps passé sur chaque tâche au cours d'une journée de travail. D'abord, parce qu'il est rare de ne travailler que sur une seule tâche durant toute la journée. Ensuite, parce que vous êtes constamment sollicité, soit par email, soit par téléphone. Répondre à un appel ou à un email ne prend que quelques secondes à quelques minutes, mais personne ne saisit ce temps dans sa feuille de temps. Même chose avec les réunions : beaucoup de collaborateurs ne saisissent pas le temps passé en réunion. Pourtant, il s'agit d'une part importante de votre travail.

Autre raison, la feuille de temps est considérée comme une tâche supplémentaire. En effet, elle ne fait pas partie des tâches du projet et n'est pas intégrée dans le planning. Vos collaborateurs y pensent souvent après coup, généralement le vendredi soir, juste avant de partir en week-end, ou alors ils oublient complètement de la remplir. Dans ces cas-là, il est difficile de se souvenir avec précision combien de temps ils ont passé sur leurs tâches. Les informations saisies sont alors bien souvent inexactes.

Qu'en est-il des heures qui ne sont pas directement liées au projet, mais qui contribuent tout de même à sa réalisation ? Par exemple, partir déjeuner avec toute son équipe, former un nouvel arrivant, prendre sa pause café avec son responsable, ou encore organiser la prochaine soirée de Noël. Certes, ces tâches ne font pas directement avancer le projet, mais elles contribuent à garder l'équipe motivée et à faire fonctionner correctement l'entreprise, ce qui les rend essentielles. Il est cependant difficile de saisir les heures passées sur ces activités dans les feuilles de temps.

Chaque acteur du projet doit remplir sa feuille de temps

Il est essentiel que chaque personne qui travaille sur le projet remplisse sa feuille de temps, car cela peut déterminer la réussite ou l'échec du projet.

En effet, les feuilles de temps permettent notamment de :

  • gérer le budget du projet en suivant la répartition des ressources ;
  • s'assurer que les délais sont respectés ;
  • mesurer la performance de son équipe ;
  • comparer les efforts planifiés avec les efforts réalisés.

Vous devez suivre votre projet en temps réel afin de pouvoir agir au plus vite et prendre les décisions qui s'imposent lorsque des problèmes surviennent. C'est pour cela que chaque membre de votre équipe doit remplir sa feuille de temps quotidiennement et rigoureusement.

Comment avoir des feuilles de temps précises ?

1) Communiquez

Dans un premier temps, vous devez expliquer à votre équipe pourquoi il est essentiel que chacun d'entre eux remplisse sa feuille de temps avec précision. Puis, définissez ensemble le niveau de précision attendu : demi-journée, heure, quart d'heure, etc.

2) Collectez

Ensuite, utilisez des logiciels de gestion de temps en ligne ou un logiciel de gestion de projet qui intègre automatiquement les feuilles de temps dans ses fonctionnalités. Il existe une multitude de logiciels disponibles qui rendent la saisie des heures facile et intuitive. Certaines applications vous permettent même de lancer un chronomètre qui compte vos heures pendant que vous travaillez.

3) Analysez

En tant que chef de projet, il est essentiel que vous analysiez les rapports des feuilles de temps des membres de votre équipe. De cette façon, vous détectez les problèmes potentiels, anticipez les retards et repérez les collaborateurs surchargés de travail et ceux qui sont plus disponibles. Enfin, vous montrez à vos collaborateurs que les feuilles de temps sont utiles et qu'ils ne les remplissent pas pour rien.

4) Décidez

Pour plus de précision, liez directement vos feuilles de temps à l'échéancier de votre projet. Les logiciels de gestion de projet remplissent automatiquement les différentes tâches affectées à chaque collaborateur dans sa feuille de temps. À la fin de la journée, les membres de l'équipe n'ont plus qu'à saisir les heures passées sur les activités du jour. L'avantage ? Votre échéancier se met automatiquement à jour en fonction des heures saisies. Vous savez ainsi quelles tâches risquent de prendre plus de temps, et celles qui avancent plus vite que prévu. Ensuite, réglez les problèmes et faites les ajustements nécessaires pour vous assurer que le projet respecte les délais.

Pour résumer

Pour augmenter la précision des feuilles de temps de votre équipe, suivez ces 4 étapes :

  • expliquez à votre équipe l'utilité des feuilles de temps ;
  • équipez-vous d'un logiciel intuitif pour saisir facilement les heures travaillées ;
  • analysez les données recueillies ;
  • prenez des décisions suite à l'analyse des données.

L'usage d'un logiciel de gestion de projet tel que Planzone facilite grandement l'emploi des feuilles de temps et le suivi du projet.

 

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