Chaque projet compte plusieurs parties prenantes. Il est essentiel de prendre en considération leurs attentes et leurs impacts pour la réussite du projet.
L'aboutissement d'un projet ne dépend pas uniquement de la performance du chef de projet et de son équipe. L'équipe projet est une partie prenante importante, mais ce n'est pas la seule. D'autres personnes ou organisations peuvent avoir un impact sur le déroulement et la réussite du projet. Certaines parties prenantes sont choisies, d'autres sont imposées. Elles peuvent différer en fonction de la nature du projet, mais leurs rôles et leur influence sont généralement similaires. La réussite d'un projet passe par la satisfaction de ces parties prenantes.
Voici les 8 parties prenantes à prendre en compte pour assurer le succès de votre projet.
Une partie prenante (ou stakeholder en anglais) est une personne, un groupe de personnes ou une organisation qui impacte ou peut être impacté par le projet. Elle peut être externe ou interne à l'entreprise en charge du projet. Une partie prenante a des attentes et/ou des interactions sur le projet. Elle peut affecter ou être affectée directement ou indirectement, de façon positive ou négative, par un ou plusieurs aspects du projet. Elle a donc des intérêts dans le projet et a une influence sur la prise de décision.
Ne pas prendre en considération, écouter ou simplement respecter les parties prenantes peut compromettre les chances de réussite du projet.
Afin d'éviter de commettre des erreurs ou des maladresses et de garantir la réussite de votre projet, il est important d'identifier toutes les parties prenantes, puis de les hiérarchiser selon des catégories que vous aurez préalablement défini.
Lancer une session de brainstorming avec votre équipe est l'un des meilleurs moyens d'identifier les parties prenantes. Commencez par définir différentes catégories, par exemple : management, personnel, clients, médias, communauté... Puis remplissez ces catégories avec les noms des personnes et organisations qui, selon vous, pourraient :
Les parties prenantes clés de votre projet sont :
Il existe d'autres personnes ou organisations qui sont impliquées dans votre projet et peuvent être considérées comme des parties prenantes :
Il s'agit de la personne ou de l'organisation qui finance le projet. C'est donc à lui que revient la prise de décisions importantes. Le contenu et le niveau de qualité du projet ainsi que l'échéancier et le budget sont définis par le commanditaire.
Le client est une personne physique ou morale pour qui le projet est réalisé. Il s'agit de la personne qui achète le projet. Il peut s'agir d'un client externe ou de l'entreprise elle-même. Dans certains cas, le client est aussi le commanditaire du projet. C'est une partie prenante très importante.
Le chef de projet est responsable de tous les aspects du projet, de son lancement à sa clôture. C'est lui qui organise et pilote le projet. Il est chargé de la planification, de l'élaboration des tâches, de la gestion du budget et du respect de l'échéancier. Bref, il doit s'assurer que le projet sera livré dans les délais et dans le respect du budget alloué.
L'équipe projet est choisie par le chef de projet. C'est elle qui est chargée de la réalisation du projet. Chaque membre est sélectionné pour ses compétences et se voit attribuer un nombre de tâches qu'il doit accomplir en respectant les échéances et le budget, ainsi que la qualité exigée.
Le management de l'entreprise doit soutenir le chef de projet et son équipe, notamment en mobilisant les autres services de l'entreprise, mais aussi en facilitant la prise de décision, en fournissant un cadre de travail agréable aux employés, en offrant une rémunération attractive, des horaires flexibles et des conditions de travail favorables, etc.
Ce sont les personnes ou les organisations qui vont utiliser le projet ou les produits du projet. Leurs attentes, leurs besoins et leurs envies doivent être pris en considération pour garantir le succès du projet. Les utilisateurs doivent être fortement impliqués car si un des aspects du projet ne leur convient pas, ils ne l'utiliseront pas. Pour éviter cela, n'hésitez pas à tester le projet auprès d'utilisateurs potentiels afin de vous assurer qu'il répond à leurs exigences.
Les fournisseurs doivent fournir l'équipement, le matériel ou les logiciels nécessaires à la réalisation du projet. Ils peuvent aussi être des sous-traitants qui travaillent sous la direction du chef de projet. S'ils livrent le matériel en retard, cela aura des répercussions sur l'échéancier et le budget du projet. Il s'agit d'une partie prenante clé dans la réussite du projet. Mal choisir ses fournisseurs peut mettre en échec votre projet.
Il s'agit des autorités qui dirigent l'administration générale de l'Etat et font appliquer les lois sur le territoire nationale. Par exemple, pour la construction d'une nouvelle usine ou d'un pont, vous devez consulter les pouvoirs publics afin d'obtenir les autorisations nécessaires et connaître les différentes contraintes. Il s'agit d'une partie prenante très importante car si vous n'obtenez pas les autorisations obligatoires ou si votre projet ne respecte pas les normes imposées, il peut tout simplement être annulé.
Pour conclure
L'impact des parties prenantes peut être décisif sur la progression et la réussite d'un projet. Il est donc essentiel que le chef de projet et son équipe identifient précisément qui sont les parties prenantes dès le démarrage du projet. Il faut ensuite définir leur rôle et leurs attentes vis-à-vis du projet. Ne négligez aucune des parties prenantes afin de garantir le succès de votre projet.
En gestion de projet, avoir la bonne information au bon moment est essentiel pour prendre les décisions qui conduiront à la réussite de votre projet.
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