Il est indispensable de pouvoir travailler efficacement avec des personnes qui sont à distance : c’est ce qu’on appelle le travail collaboratif en ligne.
On peut définir le travail collaboratif comme la volonté des membres d’une équipe à accomplir des tâches individuelles et collectives qui répondent à un objectif commun. Le travail collaboratif n’est pas nouveau : on le pratique tous les jours avec nos collègues et nos supérieurs. Cependant, il est indispensable de pouvoir travailler tout aussi efficacement avec des personnes qui sont à distance : c’est ce qu’on appelle le travail collaboratif en ligne. Mais en quoi cela consiste concrètement ? Quelques exemples ci-dessous.
De plus en plus souvent, les collaborateurs d’un même projet sont séparés par plusieurs centaines, voire milliers de kilomètres. Il devient dès lors techniquement compliqué et coûteux d’organiser des réunions permettant de gérer efficacement le projet. Vient se greffer l’essor du télétravail faisant que l’on peut de nos jours travailler plusieurs années avec une personne sans jamais la rencontrer physiquement. Se doter d’un outil de travail collaboratif en ligne devient donc une nécessité permettant de faire face à ce défi de compétences n’étant plus systématiquement concentrées dans un même lieu.
Si l’email est la plus simple et la plus économique des solutions, il présente de nombreuses lacunes en matière d’efficacité pour le travail collaboratif à distance. Mener à bien un projet où interviennent plusieurs collaborateurs demande une ligne de conduite et sous certains aspects de pensée, l’email n’est plus d’actualité dans le cas d’un travail collaboratif en ligne. En effet, il est difficile d’imposer cette vision dans le contexte de l’email où la rédaction est conçue pour être libre. Il y a certes la possibilité de joindre des formulaires en PDF ou autres, mais ils risquent d’être oubliés ou de ne pas être reçus.
Il est de plus difficile de connaître au travers d’échange d’emails l’exactitude de l’avancement des tâches confiées aux collaborateurs ou salariés. Un outil dédié comme Planzone offre la possibilité d’être informé au fur et à mesure de l’avancement des éléments d’un projet avec des informations synthétisées et mises à jour en temps réel. Le travail collaboratif en ligne gagne ainsi en efficacité avec une meilleure actualisation et répartition des tâches.
La motivation et la participation des utilisateurs est aussi indispensable dans le cadre d’un travail collaboratif à distance. Faute de réunions physiques qui permettent d’insuffler une dynamique, il est donc primordial de mettre à disposition des outils conviviaux venant suppléer cette absence. Des messages réguliers, des informations ciblées font partie des éléments entretenant cette dynamique et contribuant à une puissante synergie. La simplicité d’utilisation d’un outil de travail collaboratif en ligne est également un aspect à privilégier. Trop complexe, les collaborateurs rechigneront à l’utiliser avec le risque psychologique de se sentir esseulé.
Une fois convaincu de l’utilité et de l’efficacité d’un outil de travail collaboratif à distance, vous devez en démontrer les avantages à vos collaborateurs. Cette manière différente de travailler demande en effet une certaine adaptation, le travail collaboratif à distance étant relativement nouveau. En présenter avec précision et simplicité les fonctionnalités qui seront utilisées est la meilleure manière de convaincre les futurs utilisateurs. Suivre une formation dédiée peut grandement vous aider à maîtriser tant l’outil que la façon de conduire ce nouveau véhicule plein d’avenir qu’est le travail collaboratif en ligne.
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