5 stratégies pour booster la productivité de vos équipes en télétravail

Vous gérez une équipe décentralisée ou certains de vos collaborateurs sont en télétravail ? Découvrez 5 astuces pour booster leur productivité.

Le coronavirus et le confinement ont complètement transformé notre façon de travailler. Aujourd’hui plus que jamais, le télétravail s’est imposé et les salariés sont de plus en plus nombreux à travailler depuis chez eux tous les jours plutôt qu’à se rendre dans les locaux de leur entreprise.

Désormais, il devient commun de travailler avec des équipes décentralisées. Cependant, ce mode de travail peut susciter   plusieurs questions : comment maintenir votre équipe performante et productive malgré la distance qui vous sépare ? Comment vous assurer qu’une fois livrés à eux-mêmes, vos collaborateurs restent motivés et ne passent pas leur journée à procrastiner ?

Pour s’assurer que le télétravail n’affectait pas la productivité, Nicholas Bloom, un professeur à l’université de Stanford aux Etats-Unis à réaliser une étude pendant deux ans sur 500 employés divisés en deux groupes. Les télétravailleurs ont non seulement augmenté leur productivité, mais ils travaillaient plus que leurs collègues au bureau, prenaient des pauses plus courtes, posaient moins de congés maladie et prenaient moins de vacances.

Cependant, être un bon télétravailleur demande de la discipline. Découvrez 5 astuces pour favoriser la productivité de vos équipes en télétravail.

1. Fixez des objectifs clairs et précis

Qu’elle soit décentralisée ou non, pour qu’une équipe soit productive, elle doit avoir des objectifs clairs et précis à suivre. Il est plus facile et satisfaisant de se concentrer et de mettre toute son énergie et sa motivation dans l’accomplissement d’une tâche qui permet d’atteindre un objectif plutôt que de travailler sur une tâche secondaire dont on ignore l’aboutissement.

En tant que manager, vous devez fixer à la fois des objectifs collectifs pour créer une cohésion au sein de votre équipe, et des objectifs individuels pour favoriser l’implication personnelle de chaque collaborateur. Ainsi, chaque membre de votre équipe aura une vision précise de ce que l'on attend de lui ainsi que de l’ensemble de l’équipe.

Utilisez la méthode SMART pour définir des objectifs clairs et compréhensibles de tous. Faites régulièrement un point avec vos équipes à distance sur leurs activités et fixez à chacun de vos collaborateurs des objectifs clairs par jour, voire par semaine.

2. Ne négligez pas la communication

Lorsque l’on travaille avec une équipe à distance, la communication a tendance à se raréfier, chacun travaillant dans son coin. Pourtant elle est essentielle. Chaque membre de l’équipe doit savoir qui travaille sur quoi à chaque instant. L’information doit être partagée en temps réel afin de faciliter la collaboration, et surtout chacun doit être en mesure de demander de l’aide ou des conseils si besoin.

Certes, aujourd’hui, grâce aux nouvelles technologies, on peut communiquer facilement par email ou par messagerie instantanée. Mais avec les équipes décentralisées, il est indispensable de privilégier la communication en face-à-face ou de vive voix. Non seulement cela fait du bien de voir un visage de temps en temps, mais en plus, les problèmes se résolvent bien plus vite de vive voix que par email. Alors décrochez votre téléphone, ou mieux, utilisez la visioconférence pour échanger avec vos collaborateurs en télétravail.

N’hésitez pas à mettre en place une politique de communication qui impose par exemple à chacun de se dire bonjour tous les matins et au revoir tous les soirs, de communiquer au moins une fois par jour en visio, etc.

3. Organisez des réunions d'équipe

Contrairement à ce que certains peuvent penser, la réunion est un outil de communication et de coordination indispensable, notamment pour le suivi et la réalisation d’un projet. Cependant, pour être efficace, elle doit être correctement préparée, organisée et animée (découvrez quel est l’impact économique des mauvaises réunions).

Chaque jour, commencez la journée en rassemblant toute votre équipe lors d’une visioconférence pour faire un point rapide sur l’avancement du projet, les tâches réalisées la veille et les tâches à accomplir dans la journée, et c’est tout ! En fonction de la taille de l’équipe, ce point quotidien peut ne durer que quelques minutes.

Une fois par semaine, organisez une réunion un peu plus longue durant laquelle l’équipe échange sur les problèmes rencontrés et cherche ensemble des solutions.

4. Travaillez avec des outils adaptés

La clé de la réussite pour booster la productivité de votre équipe à distance, c’est de travailler avec des outils adéquats. Un logiciel de gestion de projet tel que Planzone est parfaitement adapté car il permet à vos collaborateurs de suivre l’évolution du projet en temps réel, de centraliser toutes les informations de travail sur une plateforme unique, de gérer facilement leurs tâches et de rester connectés avec l’ensemble de l’équipe quel que soit le lieu où ils se trouvent.

En tant que chef de projet, cet outil vous permet de planifier les grandes phases de vos
projets, de suivre la charge et le temps de travail de vos collaborateurs, et d’avoir une visibilité globale sur l’avancement du projet.

Ne perdez plus de temps à chercher un document et à contacter les membres de votre équipe par email. Planifiez des tâches, attachez-y les documents nécessaires et créez des discussions directement liées au projet ou à une tâche en particulier grâce à un outil efficace.

5. Demandez des retours

Pour améliorer la productivité de vos télétravailleurs, pourquoi ne pas leur demander directement ce qui les empêche d’être performants. Pour certaines entreprises, le télétravail est une nouveauté. Un temps d’adaptation et quelques ajustements seront donc nécessaires pour que chacun puisse trouver ses marques, d’où l’importance de recueillir les feedback de vos collaborateurs afin de perfectionner le système en place.

Encouragez-les à vous parler ouvertement des soucis qu’ils rencontrent, des outils dont ils ont besoin et des éléments qui pourraient être améliorés. Plusieurs fois par an, vous pouvez également réaliser une enquête ou un sondage avec la possibilité de répondre de façon anonyme, pour récolter des informations et de nouvelles idées.

Conclusion

Pour être productive, une équipe décentralisée doit avoir des objectifs clairs et précis, communiquer régulièrement, travailler avec des outils parfaitement adaptés et pouvoir faire des suggestions d’amélioration.

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