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Collaboration

6 cas dans lesquels vous pensez collaborer (mais en fait non)

En gestion de projet, la collaboration est essentielle. Voici six faux pas à éviter pour collaborer efficacement.


La pierre n'a point d'espoir d'être autre chose que pierre. Mais de collaborer, elle s'assemble et devient temple.” Antoine de Saint-Exupéry

Dans la vie professionnelle comme dans la vie privée, la collaboration fait des merveilles. En collaborant efficacement ensemble, votre équipe atteint ses objectifs, respecte le budget et les délais, propose de nouvelles idées et résout des problèmes délicats.

En effet, une collaboration réussie offre de nombreux avantages :

  • elle encourage la créativité et l’apprentissage,
  • elle permet de combiner les forces de chacun,
  • elle aide à construire la confiance au sein d’une équipe,
  • elle développe la capacité de résolution des conflits et le sentiment d’appartenance,
  • elle améliore la motivation et la satisfaction au travail.

Cependant, il arrive parfois que l’on croie collaborer alors qu’en fait, ce n’est qu’une illusion. Exemples.

1) L’excès de réunions

Les réunions, si elles sont peu fréquentes, bien préparées et organisées, peuvent être un bon moyen de collaborer. Néanmoins, le recours excessif aux réunions fait perdre du temps à tout le monde, organisateur comme participants et peut nuire à la productivité des équipes. Selon un sondage OpinionWay, seulement 52% des réunions sont considérées comme productives et plus d’un quart des sondés (26%) estiment leur présence inutile.

Plutôt que de convoquer une réunion dès qu’une difficulté ou une question apparaît, assurez-vous d’abord que le sujet ne peut pas être traité autrement, via un message instantané ou le logiciel de gestion de projet par exemple.

Si une réunion est inévitable, veillez à ce qu’il y ait un ordre du jour, un objectif et un contenu clair et surveillez l’horloge. Enfin, n’oubliez de rédiger un compte rendu et de le transmettre à tous les participants.

2) L’usage de l’email

Avez-vous déjà eu des difficultés à télécharger une pièce jointe ? Vous arrive-t-il de perdre un email important dans la boîte de spam ou êtes-vous parfois submergé par une suite de réponses sans intérêt à un email ? Alors vous savez parfaitement que l’email n’est pas un outil collaboratif.

88 emails reçus en moyenne chaque jour et 5,6 heures pour les lire, les trier et y répondre. Si l’on travaille entre 7 et 8 heures par jour, cela ne laisse plus beaucoup de temps pour se consacrer aux tâches importantes.

Perte de temps et source de stress, l’email est aujourd’hui considéré comme un fléau pour la productivité. Et contrairement à ce que l’on pense, ce n’est pas un outil de collaboration. Il permet seulement une communication linéaire et un envoi d’informations qui seront aussitôt perdues si elles ne sont pas immédiatement traitées et classées.

En bref, l’email pollue. Il est temps de le remplacer par un véritable outil collaboratif : le logiciel de gestion de projet.

3) Le problème de l’ego

Dans toutes les équipes, on retrouve généralement deux types de personnalité :

  • La personnalité de type A : extraverties, ces personnes sont ambitieuses, organisées, impatientes et aiment avoir le contrôle.
  • La personnalité de type B : à l’inverse, ces personnes sont plus réfléchies et complaisantes, elles sont créatives et réagissent plus lentement.

Les conflits de personnalités sont l’une des premières causes de désaccords au travail. Les conflits entre les personnalités de type A et de type B sont inévitables, tout comme ceux entre plusieurs personnalités de type A. Il s’agit principalement d’un problème d’ego, chacun voulant montrer aux autres son savoir et ses compétences. Ces conflits et ces tensions nuisent à la collaboration.

Il est donc essentiel d’organiser votre équipe et votre travail de façon à prendre en compte ces différentes personnalités. Par exemple, en réunion, transformez-vous en animateur et donnez la parole à chaque membre de l’équipe pour éviter que les types A ne dominent.

Enfin, sachez que l’ego, s’il est maîtrisé, peut être le moteur de l’équipe car il encourage la compétition entre les collaborateurs et la compétition alimente l’innovation.

4) La communication en sens unique

Ce problème peut découler du précédent : les personnalités ayant un ego trop important ont tendance à donner leur avis sans écouter celui des autres. Or, la collaboration fonctionne dans les deux sens. Il est important de partager son opinion et de dire ce que l’on pense, mais il est tout aussi essentiel d’écouter ce que les autres ont à dire. C’est cela la véritable collaboration : des échanges constructifs pour mieux avancer.

5) Trop de décisionnaires

Si vous demandez l’avis de tous vos collaborateurs sur le choix de la couleur du bâtiment que vous construisez, chacun ira de sa couleur préférée et vous ne tomberez jamais d’accord.

Plus il y a de personnes impliquées dans le processus de validation d’une tâche ou d’un projet, plus ce processus sera long et plus les risques de dépasser les délais sont importants. La collaboration ne consiste pas à demander l’opinion de tous, tout le temps.

Dès le lancement du projet, définissez un petit nombre de décisionnaires (trois est un bon chiffre) qui valideront tout ce qui doit être validé sur le projet.

6) La multiplication des outils de collaboration

Aujourd’hui, il existe des centaines d’applications et d’outils pour améliorer votre productivité, faciliter votre travail, bref pour vous aider à en faire plus tout en travaillant moins.

Cependant, l’utilisation de trop nombreux outils de collaboration risque de nuire à la bonne collaboration au sein de l’équipe. Il devient alors difficile de suivre efficacement l’évolution du projet si vous devez sans cesse jongler entre différents outils. En plus de perdre du temps, vous risquez de perdre des données en cours de route.

La solution ? Limitez le nombre d’applications à celles vraiment utiles et efficaces. Ou mieux encore : utilisez un seul et unique outil qui fait le travail de plusieurs, comme le logiciel de gestion de projet.

Conclusion

Pour collaborer efficacement, vous devez choisir le bon outil : le logiciel de gestion de projet est l’outil collaboratif par excellence. Il s’agit d’une plateforme d’échanges et de partage des informations indispensables à l’accomplissement du projet.

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