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Management

Comment inciter vos équipes à utiliser les feuilles de temps ?

Votre équipe est réticente à l'usage des feuilles de temps ? Voici quelques conseils pour l'inciter à adopter cet outil incontournable.


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Perte de temps, peur d'être surveillé, méthode de saisie inadaptée... Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles votre équipe ne souhaite pas adopter la feuille de temps. Pourtant, aujourd'hui, la nécessité d'utiliser cet outil est évidente car bien gérer son temps est primordial en management de projet. De plus, l'usage des feuilles de temps est grandement facilité par les différents logiciels disponibles.

Voici quelques arguments et astuces pour vous aider à convaincre votre équipe d'utiliser cet outil précieux.

Expliquez l'importance des feuilles de temps

Vous souhaitez que votre équipe adopte les feuilles de temps ? Commencez par leur expliquer pourquoi vous voulez utiliser cet outil et quels sont ses différents bénéfices sur la gestion de votre projet :

  • Obtenir des informations précises sur la durée nécessaire à la réalisation de chaque tâche, ce qui vous permettra de mieux planifier vos futurs projets.
  • Suivre la progression de votre équipe sur les différentes tâches du projet.
  • Avoir une meilleure visibilité de la gestion du temps de votre projet, afin de pouvoir ajuster votre planning au besoin.
  • Connaître la charge de travail de chaque membre de l'équipe et ainsi mieux la répartir.
  • Estimer le coût du projet.

Rassurez votre équipe : les feuilles de temps ne sont pas un outil du micro-management pour les épier dans leur travail, ni un moyen de les sermonner parce qu'ils ne font pas assez d'heures. Le succès de votre projet se mesure par les résultats obtenus, et non par le nombre d'heures passées assis derrière un bureau. Vos collaborateurs resteront donc autonomes et libres de gérer leurs tâches et leur journée de travail comme ils le souhaitent. Le plus important : l'atteinte des objectifs finaux et le respect des échéances fixées.

Abordez le sujet des feuilles de temps lors d'une réunion avec l'ensemble de l'équipe, et répondez à toutes leurs questions avec précision.

Montrez la facilité du processus

Avant tout, choisissez un logiciel facile et intuitif pour la saisie de vos feuilles de temps. Inutile d'essayer de convaincre vos collaborateurs de le faire en format papier, sur un tableur Excel ou encore sur un logiciel compliqué que vous ne comprenez pas vous-même. Prouvez-leur que cela peut être une tâche simple et rapide en leur faisant une démonstration du logiciel que vous aurez choisi.

Formez et soutenez votre équipe

Une fois l'idée d'utiliser les feuilles de temps acceptée et le logiciel sélectionné, il faut maintenant former votre équipe. Si vous utilisez déjà un logiciel de gestion de projet qui intègre la fonctionnalité feuille de temps, c'est encore plus facile. Généralement, l'utilisation est intuitive et la formation n'est pratiquement pas nécessaire.

Au début, vous devrez souvent rappeler l'intérêt et les avantages de l'usage des feuilles de temps pour la réussite de votre projet. Lors de la première semaine de la mise en place de l'outil, il est essentiel que vous souteniez chaque membre de votre équipe :

  • envoyez-leur des rappels pour qu'ils pensent à remplir leur feuille de temps ;
  • dites-leur que vous êtes là pour les assister dans le processus si besoin ;
  • proposez de vérifier leur feuille de temps avant qu'ils ne la soumettent ;
  • rappelez-leur que vous n'utilisez pas cet outil pour les surveiller.

Le plus difficile est de transformer l'utilisation des feuilles de temps en habitude afin que votre équipe renseigne automatiquement ses heures à la fin de la journée.

Partagez les résultats

Rassemblez les résultats des feuilles de temps et partagez-les avec votre équipe. Aidez vos collaborateurs à comprendre l'utilité des données recueillies par cet outil : anticiper les retards, mieux répartir la charge de travail, ou encore estimer correctement le temps nécessaire à l'accomplissement d'une tâche.

Vos collaborateurs seront rassurés de voir que les feuilles de temps ont une véritable utilité et ne consistent pas à les épier ou à les forcer à travailler plus.

Nommez un gardien du temps

Chargez l'un de vos collaborateurs d'être le gardien du temps et de rappeler aux autres membres de l'équipe de remplir leur feuille de temps. Chaque semaine ou toutes les deux semaines, confiez ce rôle à un membre différent de l'équipe. En endossant cette responsabilité, les membres de l'équipe se rendront compte par eux-mêmes de l'importance de remplir quotidiennement leur feuille de temps.

Lancez un brainstorming avec votre équipe

Vos collaborateurs regorgent de bonnes idées. Récoltez ces idées en organisant un brainstorming avec votre équipe. Demandez-leur ce qui les inciterait à utiliser les feuilles de temps et comment rendre cette tâche moins pénible, voire agréable.

Transformez le temps en argent

Montrez à votre équipe que le temps, c'est de l'argent. Lors de votre réunion de suivi, prenez le volume d'heures que votre équipe a déjà passé sur le projet et transformez-le en somme d'argent en utilisant le taux horaire de chacun. Comparez le montant ainsi obtenu au budget prévisionnel du projet et vous verrez rapidement si votre projet est rentable ou si vous perdez de l'argent. Ceci est un bon moyen de montrer l'utilité des feuilles de temps à vos collaborateurs. Généralement quant il est question d'argent, les personnes sont tout de suite plus réceptive et se sentent davantage concernées.

En conclusion

La gestion du temps est essentielle en management de projet. Pour la réussite de votre projet, il est important d'inciter les membres de votre équipe à utiliser les feuilles de temps.

Pour cela, n'hésitez pas, autant que possible, à mettre en relation les différents succès du projet avec les données des feuilles de temps, comme le retard rattrapé sur une activité ou une tâche terminée en avance. Montrez à vos collaborateurs que lorsqu'ils remplissent précisément leur feuille de temps, ils contribuent au bon déroulement du projet.

 

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