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Gestion de projet

5 erreurs courantes lorsque vous gérez plusieurs projets à la fois

La gestion multi-projets n'est pas chose aisée. Découvrez 5 erreurs courantes et comment les éviter.


Tous les projets sont différents, mais les problèmes rencontrés sont généralement similaires. Lorsque vous gérez un seul projet à la fois, vous pouvez concentrer toute votre attention, votre énergie et vos compétences sur l'atteinte des objectifs et la réussite de ce projet unique. Vous êtes capable de le planifier, de prioriser vos tâches, de communiquer avec votre équipe et de gérer les risques.

Cependant, les choses se compliquent lorsque vous vous retrouvez à gérer plusieurs projets en même temps. Votre responsabilité, votre leadership et vos compétences sont davantage sollicités. Vous devez être partout à la fois et il est alors facile de se disperser et de faire des erreurs. Rassurez-vous, d'autres chefs de projet sont passés par là avant vous. Apprenez de leurs erreurs et maîtrisez la gestion multi-projets.

1) Essayer de tout faire soi-même ou micromanager son équipe

Vous avez la fâcheuse tendance à ne faire confiance qu'à vous-même pour la réalisation des tâches. Lorsque vous confiez une mission à un collaborateur, aussi talentueux soit-il, vous ne pouvez vous empêcher de lui envoyer régulièrement des emails pour connaître l'état d'avancement de la mission. Résultat : vous êtes dépassé par les événements, vous n'arrivez plus à suivre votre planning, ni à accomplir vos tâches dans les délais. De plus, votre équipe est frustrée par votre manque de confiance et démotivée.

La solution : le micromanagement tue vos projets. Pour y remédier, vous devez apprendre à déléguer. Votre équipe est votre outil le plus puissant. Seul, vous ne pourrez pas terminer vos projets dans les temps.

Déléguer vous aide à réduire vos tâches quotidiennes, ce qui vous permet d'avoir plus de temps pour réfléchir à des stratégies et organiser vos priorités à travers vos différents projets. Enfin, en déléguant, votre équipe sentira que vous lui faites confiance. Elle retrouvera alors sa motivation et travaillera davantage afin de ne pas vous décevoir.

Attention, déléguer ne signifie pas lâcher prise. Vous devez guider votre équipe et coordonner ses actions. Il s'agit d'une stratégie gagnant-gagnant.

2) Négliger la planification de projet

En gestion de projet, la majorité des erreurs provient d'un manque de planification. Si vous ne planifiez pas correctement vos différents projets ou si vous ne mettez pas à jour régulièrement les plannings, il vous est impossible de suivre et de contrôler la progression de vos projets. Vous courez alors le risque de perdre du temps à rattraper les erreurs, de prendre du retard sur l'avancée des tâches et de dépasser votre budget. Au final, tout cela va affecter directement la date de livraison de vos projets. Négliger la planification mènera inévitablement vos projets à l'échec.

La solution : évitez d'attaquer directement vos projets sans les planifier au préalable. Il est essentiel de savoir où vous allez avant de vous lancer.

Suivez ces trois conseils indispensables :

  • Pour assurer le respect du budget et des délais, vous devez suivre quotidiennement la progression de chacun de vos projets et mettre à jour vos plannings aussi souvent que nécessaire, sinon ils sont inutiles.
  • Vos plannings doivent être flexibles et prévoir une marge de manœuvre en cas d'imprévus. Cela vous permet de réagir rapidement et d'éviter des coûts supplémentaires ou des retards trop importants.
  • Toutes les informations concernant vos projets doivent être à portée de main et facilement accessibles à toutes les parties prenantes du projet. Ainsi, vous êtes plus efficace dans la gestion de vos projets.

3) Séparer chaque plan de projet

Si vous utilisez différents outils et différents espaces pour gérer vos projets, vous perdez du temps à passer de l'un à l'autre, mais surtout, vous n'avez jamais une vision d'ensemble. Comment alors éviter les conflits de dates de livraison et de ressources ? En gérant chaque projet séparément, il devient très difficile d'organiser les tâches et les priorités d'un projet en fonction des autres. Vous passez alors votre temps à courir d'un projet à l'autre en cherchant des solutions aux problèmes et  aux retards qui s'accumulent.

La solution : vous devez avoir un œil sur tous les projets que vous gérez simultanément. Un logiciel de gestion de projet vous permet de regrouper tous vos projets sur une même plateforme. Toute l'information dont vous et votre équipe avez besoin pour être efficaces est disponible facilement et en un seul et même endroit. Planzone vous propose une gestion multi-projets et vous permet ainsi de suivre la progression de chaque phase de vos projets, d'ajuster leur planification et de gérer les affectations des ressources.

4) Ne pas communiquer régulièrement avec vos équipes

Comment voulez-vous que vos équipes sachent quoi faire si vous ne leur dites pas clairement ? Une mauvaise communication conduit inévitablement à des incompréhensions et à des malentendus. Cela engendre des erreurs qui font perdre du temps et de l'argent. Ce peut aussi être une source de stress car vos collaborateurs ne savent pas ce que vous attendez d'eux. Tout cela a donc un impact négatif sur vos projets.

La solution : la communication est primordiale, encore plus lorsque vous gérez plusieurs projets en même temps. Vous devez communiquer avec votre équipe et avec les différentes parties prenantes des projets. Il est indispensable de comprendre les besoins et les exigences des clients et de les transmettre avec précision à vos collaborateurs. Sans une bonne communication, vos projets sont voués à l'échec.

5) Eviter de devenir l'assistant projet

Vous envoyez des dizaines d'emails par jour, enchaînez les réunions, demandez des comptes rendus et rappelez sans cesse les échéances à vos collaborateurs. Bref, vous avez l'impression de passer votre temps à recueillir et à mettre à jour les données de vos projets. Même si les tâches administratives font partie de votre mission, elles ne doivent pas prendre le pas sur vos autres tâches. Qui dirige et motive votre équipe pendant ce temps ?

La solution : il existe de nombreux outils et logiciels fiables pour vous simplifier votre travail. Le logiciel de gestion de projet est l'outil idéal. Choisissez-le soigneusement : il doit vous faciliter la vie en automatisant les tâches routinières et ne pas vous ajouter des actions supplémentaires. Sa prise en main doit être simple et intuitive, les tâches doivent être facilement modifiables à tous moments et tous vos projets doivent être visibles sur une même plateforme (comme précisé dans l'erreur numéro 3).

Pour résumer

Gérer plusieurs projets en même temps n'est pas simple. Evitez ces 5 erreurs courantes grâce aux solutions proposées et devenez un chef de projet efficace.

 

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