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juillet 2018

5 barrières qui sabotent la collaboration de votre équipe

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Votre équipe collabore-t-elle efficacement ? Indispensable, la collaboration est un peu comme la mécanique parfaitement huilée d’une montre. Grâce à elle, les rouages s’imbriquent et s’entraînent harmonieusement, faisant fonctionner les aiguilles qui indiquent alors l’heure de façon précise et juste. Cependant, un simple petit grain de sable peut enrayer le processus et empêcher la montre de fonctionner.

Il en est de même pour la collaboration au sein d’une équipe. Sans collaboration, la réussite d’un projet peut être compromise. Si vos collaborateurs ne savent pas ou ne peuvent pas travailler efficacement ensemble, il sera difficile d’accomplir les tâches du projet correctement et en respectant les délais.

Quels sont les éléments qui tuent votre collaboration ?

Découvrez les 5 obstacles qui peuvent nuire à une bonne collaboration au sein de votre équipe et les solutions pour y remédier.

1. Des instructions qui manquent de clarté

Afin de pouvoir collaborer efficacement, il est essentiel que les membres de votre équipe sachent d’abord ce qu’ils doivent faire. S’ils n’ont reçu aucune instruction précise sur les tâches qu’ils doivent accomplir et sur ce que vous attendez d’eux, comment espérez-vous qu’ils puissent se mettre au travail et fournir les résultats souhaités ?

Des instructions floues ou confuses entraînent une perte de temps car l’équipe essaie de comprendre ce qu’elle doit faire par elle-même. Cela peut également engendrer des erreurs et des malentendus si la demande n’est pas bien comprise ou mal interprétée. Au final, vos collaborateurs auront perdu du temps à travailler sur quelque chose qu’on ne leur avait pas demandé et vous aurez également perdu de l’argent.

Pour éviter cet obstacle

Avant le démarrage de chaque projet, réunissez votre équipe et définissez clairement les rôles et les responsabilités de chacun. Assurez-vous que tous vos collaborateurs ont bien saisi les objectifs du projet et les tâches qu’ils doivent réaliser. Rappelez-leur que vous êtes disponible s’ils ont un doute ou une question.

2. Des collaborateurs au profil trop différents

Alice est perfectionniste. Elle n’apprécie pas de travailler avec Joanna qu’elle trouve trop négligente. Quant à Fred, plutôt timide et réservé, il a du mal à supporter les directives et les excès de colère de Damien.

Pour que la collaboration se mette en place au sein de votre équipe, vous devez vous assurer que les profils et les personnalités de chacun des membres la constituant sont compatibles. Sinon, vous risquez d’être confronté à une mauvaise ambiance, des tensions et des conflits qui peuvent entraîner l’échec du projet.

Pour éviter cet obstacle

Il est indispensable de créer une équipe qui fonctionne. Pour cela, sélectionnez attentivement chaque membre : leurs compétences, leurs expériences et leurs connaissances sont tout aussi importantes que leur personnalité, leur façon d’être et leur envie d’apprendre et de transmettre. Prenez également soin d’éviter les personnes toxiques qui ruineraient l’ambiance et démoraliseraient les autres collaborateurs.

3. Le manque d’objectifs communs

La définition même de la collaboration est de mettre en commun les compétences et les connaissances de vos collaborateurs afin d’atteindre un objectif commun. Sans cet objectif commun, sans une vision à long terme, votre équipe n’a aucune raison de travailler ensemble. Elle n’est qu’un groupe de personnes sans lien entre elles, excepté leur responsable. Vos collaborateurs viennent donc travailler chaque jour afin de pouvoir gagner suffisamment d’argent pour vivre et payer leurs factures. Ils ne sont pas investis dans le projet et la plupart d’entre eux n’hésiteront pas à partir s’ils trouvent une meilleure opportunité ailleurs.

Pour éviter cet obstacle

Construire un nouveau bâtiment en un an ; lancer une nouvelle voiture d’ici la fin de l’année ; convertir 5000 prospects en deux mois, etc. Soyez clair sur l’objectif à atteindre et présentez-le comme un challenge à relever par toute l’équipe. Grâce à cet objectif commun, vos collaborateurs comprennent l’intérêt de réaliser leurs tâches quotidiennes et pourquoi il est important de travailler tous ensemble. Ils sont alors plus impliqués dans le projet. Leur motivation est boostée, ils deviennent plus productifs et la collaboration au sein de l’équipe se développe davantage.

4. Un trop grand nombre d’outils

Aujourd’hui, il existe une multitude d’outils et d’applications qui permettent de faciliter le travail, la communication et la collaboration au sein des équipes et d’améliorer la productivité de chacun. Cependant, l’utilisation d’un trop grand nombre d’outils peut être nocif à une bonne collaboration. Une application pour communiquer, un logiciel pour créer et modifier les fichiers, un autre pour suivre l’évolution de vos projets, etc. Votre équipe s’emmêlent les pinceaux et perd du temps à jongler entre les différentes applications.

Pour éviter cet obstacle

Favorisez l’utilisation d’un seul outil collaboratif qui combine plusieurs fonctionnalités, comme le logiciel de gestion de projet ou les différentes applications disponibles. Par exemple, un logiciel de gestion de projet tel que Planzone offre de multiples avantages :

  • une meilleure communication au sein de l’équipe ;
  • une plateforme unique de stockage et de partage de tous vos documents ;
  • un outil qui facilite le travail à distance ;
  • le suivi de l’échéancier de vos tâches et de la progression de vos projets ;

De plus, la plupart des fournisseurs de logiciel proposent un essai gratuit afin d’être certain de choisir le logiciel le mieux adapté à votre équipe et à vos projets.

5. Une équipe qui ne se connaît pas

Votre équipe est fraîchement constituée suite à l’obtention récente d’un nouveau projet. La majorité des membres ne se connaissent pas du tout et n’ont jamais travaillé ensemble. Très accaparé par le démarrage fulgurant du projet, ils ne prennent pas le temps d’apprendre à se connaître. Résultat : l’ambiance au travail est timide, voire presque froide et l’esprit d’équipe manque cruellement. Difficile dans ces conditions de mettre en place une collaboration efficace.

Pour éviter cet obstacle

En tant que chef de projet, c’est à vous de créer une cohésion d’équipe. Incitez les membres de votre équipe à mieux se connaître en les réunissant régulièrement en dehors du contexte du travail. Par exemple, organisez au minimum un déjeuner à l’extérieur une fois par semaine. Ensuite, les idées et les occasions ne manquent pas pour réunir vos collaborateurs : cours de cuisine ou cours de sport, escape games, dégustation de vins, afterwork dans des bars à thème, etc. Un bon moyen d’apprendre à se connaître et à se faire confiance dans une ambiance décontractée.

Vous avez réussi à éliminer tous les obstacles à une bonne collaboration ? Bien joué ! Cependant, restez attentif car parfois, vous pensez collaborer alors qu’en fait, ce n’est pas le cas !

 

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