Structurer un projet : gestion des Activités et des Tâches

Suite aux requêtes de plusieurs de nos utilisateurs, nous nous sommes rendus compte qu’établir une distinction nette entre Activités et Tâches dans Planzone se révélait être quelque peu complexe pour certains.

Il est capital de structurer un projet, mais il n’est pas toujours évident de savoir :

• comment commencer ?
• comment organiser les grands axes du projet (Activités) ?
• quel niveau de détails mettre en place (Tâches) ?

Nous vous proposons aujourd’hui d'éclaircir les choses pour vous sur la structure de projet.

Gestion des Activités : qu'est-ce qu'une "Activité" dans Planzone ?

Une Activité peut s'apparenter aux étapes-clés du projet : il s’agit du squelette de votre projet qui organise les phases principales d'un projet.

Découvrez ci-dessous les caractéristiques des Activités dans Planzone : 

• Les "activités" dans Planzone ont une date de début et une date de fin ;
• Elles dépendent des phases de planification du projet ; 
• Ces activités servent à organiser les "jalons" et les "tâches" du projet ; 
• Vous pouvez affecter les "activités" à une ou plusieurs ressources ; 
• les activités se hiérachisent et se divisent en sous-catégories ; 
• vous pouvez les listez dans la page Planning du projet. 

Prenons un exemple : dans le cadre de notre communication, nous avons créé un projet dans Planzone nommé "Sales & Marketing 2013".

Au sein de ce projet, nous avons défini plusieurs Activités dont l'une se nomme "Communication".

Cette dernière comprend plusieurs sous-activités et ont été affectées à Gayle Moran, l'une de nos collaboratrices.

Par exemple, nous lui avons alloué 8 heures pour la sous-activité "Janvier" de l'Activité Blog.

Ces sous-activités nous permettent d'organiser les Tâches de l'Activité "Communication" et plus largement de notre projet :

• Blogs
• Newsletters
• Etc.

Gestion des tâches : qu'est-ce qu'une Tâche dans Planzone ?

Dans Planzone, les tâches : 

• Peuvent avoir un début et une date butoir ; 
• Constituent des buts à accomplir pour réaliser l'"activité" ;
• Peuvent être assignées à un ou plusieurs membres projets ;
• se listent dans l'onglet Tâches du projet.

Elles peuvent s'assigner à un ou plusieurs membres de l’équipe projet.

En résumé :

Nous espérons que la distinction entre Activités et Tâches dans Planzone est désormais plus claire pour vous.

Planzone et la structure de vos projets 

La structure du projet fait référence à l’organisation des éléments qui le composent. Parmi ces éléments, on compte les ressources, les tâches, les livrables, les jalons, les échéances, les rôles et responsabilités. Autrement dit, les “Activités” Planzone occupent le coeur de la structure du projet. 

La structure d’un projet dépend en outre d’organisations à la fois parallèles et transversales. Cette transversalité justifie les outils Planzone. Ceux-ci vous permettent de croiser les schémas d’organisation suivants : 

• Hiérarchie : votre projet se structure selon différents niveaux de taille, selon des phases et des sous-phases ;
• Attribution des tâches ;
• Planification de l’échéancier ;
• Répartition des ressources ;
• Méthodes de gestion de projet choisie : Agile, cycle V, Scrum… ;
• Documentation systématique via les reportings. 

Faire face aux difficultés de structuration d’un projet

Certains projets s’avèrent particulièrement complexes vu leur envergure, leur technicité, leurs objectifs ou la diversité des parties prenantes. Planzone sert aussi à décomposer cette complexité en une structure claire.

Avec notre logiciel, vous visualisez les interdépendants entre éléments. Vous anticipez la totalité des répercussions qu’ont les changements que vous opérez. 

Planzone vous aide aussi à faire évoluer la structure d' un projet en fonction des imprévus, des changements de contexte, des priorités ou des besoins des parties prenantes. Notre logiciel vous permet de faire bouger la structure projet pour s’adapter aux évolutions. Le tout sans toucher pour autant aux objectifs du projets. 

Les structures de projet permises par le logiciel Planzone s'adaptent en outre à différentes méthodologies projets. Méthode en cascade ou Agile, vous structurez votre projet en fonction de vos préférences. Planzone peut d'ailleurs vous aider dans le choix de l’une ou l'autre de ces théories. 

On parle de quoi quand on parle de structure de projet ?

En réalité, le terme de structure projet recouvre une diversité de notions théoriques. En voici quelques-unes : 

• Structure de projet organique. On désigne par ce concept des organisations de projet informelles et flexibles. Ce type d'organisation nourrit l’innovation. Cette structure favorise en effet la prise de décision décentralisée, ce qui encourage la créativité. 
• Structure fonctionnelle : la structure fonctionnelle d’un projet désigne un contexte où les équipes projet s’organisent selon leurs domaines d’expertises. Dans ce type d’organisation, il n’y a pas de chef de projet, mais un chef de service, ou un manager spécialisé dans un domaine. C’est le cas dans les entreprises qui organisent leurs services par département. La hiérarchie et la communication y sont assez verticales. Les départements y entretiennent des identités fortes. Il existe d’ailleurs assez régulièrement des conflits d’intérêts entre services. 
• Organisation matricielle. La structure matricielle mêle le mode projet et la structure fonctionnelle. Les collaborateurs s'organisent en départements selon leurs compétences. Ils peuvent cependant se rattacher à des équipes projets où les compétences sont diverses quand nécessaire.
• Plan projet orienté processus. Dans cette approche, le projet s’appuie sur des processus et des flux de travail plutôt que sur des tâches individuelles. Il ne s'agit cependant pas de l’approche que favorise le logiciel Planzone. La structure orientée processus s’avère très difficile à appliquer aux projets de grande envergure. Rigide, elle résiste mal aux imprévus et nuit à l’esprit d’initiative. 
• Méthode agile. Les méthodologies agiles, telles que Scrum ou Kanban, utilisent des structures de projet dites itératives et incrémentales. Cela signifie qu’elles s’organisent autour de la livraison de résultats à intervalles réguliers. Ce type de structure encourage l'adaptabilité aux changements.
• Décomposition structurée des travaux (WBS). Cette technique divise le projet en sous-projets plus gérables, qu’on appelle généralement packages de travail. Cette optique de travail doit simplifier le travail quotidien. Elle s'inscrit dans la logiqu du Adaptive Project Framework (APF), autrement dit de gestion adaptative de projet.